Заведите «привратника»
«Привратник» – это помощник руководителя, который задает множество уточняющих вопросов, не позволяет запросто проникнуть на прием, следит за выполнением рабочего плана и за тем, чтобы начальник не отвлекался. Такой сотрудник помогает сосредоточиться на приоритетных задачах и устраняет все помехи. Словом, это не просто личный секретарь, а защитник вашего времени и внимания.
Когда я работала в крупной компании, сотрудники отдела знали, что ассистент имеет право говорить от моего лица и даже начинать совещания, если я опаздываю. В его обязанности входила охрана моего ценнейшего ресурса – времени. Когда же я начала независимую предпринимательскую карьеру, то первым делом наняла себе помощницу, несмотря на то что только переехала из Сиднея в США и у меня еще не было клиентов и заказов, а денег не хватало даже на новые туфли. «Привратник» – это не роскошь, а необходимый человек, без которого просто невозможно работать успешно и продуктивно.
На первых порах можно воспользоваться услугами онлайн-ассистента. Например, моя прекрасная и незаменимая Мария начинала в качестве виртуального помощника: она работала удаленно всего несколько часов в месяц. Теперь, десять лет спустя, жизнь нашей команды уже невозможно представить без нее. Марию обожают клиенты и коллеги, которые ласково прозвали ее Королевой офиса. Своим успехом мы во многом обязаны именно ей.
Если хотите улучшить результаты работы, наймите «привратника» – может быть, одного на двоих с другим руководителем компании. Или заведите онлайн-ассистента. Если и это невозможно, станьте таким помощником себе сами:
• Составьте рабочее расписание и строго его придерживайтесь. Отличная организация распорядка – ценнейший инструмент «привратника». Перечитайте мои советы по планированию рабочей недели и примените их на практике.
• Чтобы не тратить время на разъезды, вместо личных встреч назначайте видеоконференции.
• Просматривайте почту в отведенное для этого время и отвечайте кратко, пользуясь шаблонами.
• Отправляясь в другой город, выбирайте самые удобные прямые рейсы и останавливайтесь в ближайшей к аэропорту гостинице.
• Отпишитесь от всех журналов, блогов и бюллетеней, которые не читаете.
• Пользуйтесь цветовыми обозначениями, чтобы быстро находить нужные папки и бумаги.
• Разработайте собственный каталог для важных документов, бумажных и электронных.
В интернете также доступны многочисленные сервисы и платформы для поиска внештатных сотрудников и фрилансеров в любой сфере, от научной деятельности до графического дизайна.
