Book: Склад. Стандарты управления. Практическое пособие



Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Владислав Васильевич Волгин Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Об авторе

Волгин В.В. – экономист-международник, инженер – механик, член Международной Академии наук информации, информационных процессов и технологий (МАН ИПТ), автор книг для предпринимателей и автомобилистов. www.volginw.ru

Зачем нужны стандарты

Книга стандартов предприятия

Общие проблемы всех предприятий:

При перемене места работы никто не может передать другому человеку свой опыт за короткий срок «передачи дел». Но именно коллективный опыт является основой успешной безубыточной деятельности предприятия.

Есть много должностей, для которых вообще не готовят специалистов и процессов, для которых не издают инструкции, потому, что в каждом предприятии есть свои особенности работы. Поэтому во всем мире существует практика разработки корпоративных стандартов: инструкций, регламентов, технологий для обучения новых и перемещаемых сотрудников, описаний бизнес-процессов.

Эти документы сводят в корпоративную «Книгу стандартов».

Именно «know-how» – «ноу-хау» – «знаю как» – «комплект описаний бизнес-процессов, книга стандартов» является главным инструментом для адаптации новых сотрудников.

Технология описания бизнес процессов разработана давно системными аналитиками программистских фирм – только на основании подробнейших описаний они могли составлять программы, обучающие компьютеры выполнять нужные операции.

Технология описания процессов: описывающий садится рядом с исполнителем и расспрашивает исполнителя обо всех нюансах его операций, о каждой клеточке составляемого документа. Потом описывает операции по установленной форме. Каждый сотрудник, операции которого описывались, должен проверить ту часть, которая его касается, и дополнить нюансами, составляющими соль его опыта. Руководители всех уровней должны дополнить, скорректировать, уточнить описания процессов. Высшие руководители должны лично дополнить, скорректировать, уточнить материалы книги стандартов.

В настоящее время большинство операций складов уже описано и разработаны программы для автоматизации документооборота по этим операциям.

Однако операции управления персоналом и процессами не автоматизируются в принципе – человеческий фактор и человеческий опыт не укладывается в программы. Поэтому и нужны различные правила, регламенты, описания, инструкции.

Бизнес-процесс– это поток работы, переходящий от одного человека к другому, от одного отдела к другому. Процессы можно описать на разных уровнях, но они всегда имеют начало, определенное количество шагов посередине и четко очерченный конец. Описание бизнес-процессов даже на макроуровне часто позволяет глубже проникнуть внутрь явлений. Связи и взаимоотношения, которые игнорировались или не осознавались, неожиданно оказываются ключевыми для эффективного функционирования всего предприятия. На макроуровне типичные процессы включают в себя, например, материально-техническое снабжение и оплату. Похоже на функции, но это не функции. Например, процесс снабжения начинается с заполнения формы заказа сотрудником отдела закупок, продолжается заключением контракта на поставку, планированием продаж или производства, уведомлением о поставке от поставщика, получением, разгрузкой и приемкой товаров, проверкой счета-фактуры в бухгалтерии, контролем взятого товарного кредита, оплатой счета поставщика и передачей информации в управленческую базу данных. Очевидно, что здесь вовлечено множество функций, и это является ключевой характеристикой в определении работы процессов. Каждый процесс можно разбить на субпроцессы, например, на получение заказа, доставку продукции, контроль за оплатой счетов, которые можно описать более детально, но принцип будет один: мы описываем поток работы от одного человека к другому. Важно, чтобы описанные процессы и субпроцессы представляли собой полные и цельные потоки работы и никакие этапы не были пропущены.

Хозяин процесса

Для реального осуществления процесса необходимо назначить кого-либо хозяином логистического процесса. Хозяин процесса отвечает за ход и результат всего процесса в целом, а поскольку процессы пронизывают всю организацию насквозь, такая формулировка предполагает ответственность за работу различных функциональных подразделений. Хозяин процесса занимается совершенствованием эффективности всего процесса. Его роль не в том, чтобы управлять повседневной рутиной, а в том, чтобы делать все необходимое для обеспечения производительности, эффективности и адаптируемости всего процесса и каждой его части.

Эффективность на макроуровне включает в себя четкое представление о потребностях конечного потребителя и об их обоснованности, и о том, можно ли удовлетворить эти потребности при помощи других людей или процессов. На микроуровне понятие эффективности затрагивает точки соприкосновения промежуточных потребителей, обеспечивая всесторонний анализ их потребностей с учетом возможностей их удовлетворения лучшим способом.

Производительность – хозяин процесса заинтересован в ней и отвечает за производительность работы на стыке между разными подразделениями, где часто возникает проблемы и важно использовать правильные критерии оценки работы.

Адаптируемость – бизнес-процессы не могут быть застывшими, изменения неизбежны и они должны периодически адаптироваться.

Большой процесс разбивают на субпроцессы, которыми легче управлять, и назначают ответственных за них, подчиняющихся хозяину процесса. Руководство процессом не подменяет собой существующую организационную структуру, она теперь работает не по иерархическому принципу, а по принципу матричной структуры. Субпроцессы не обязательно выделяются по принципу соответствия обязанностям того или иного подразделения: скорее всего, они тоже по природе своей будут многофункциональными. Определения прав и обязанностей всех участников должны быть сформулированы четко и ясно, полезно также иметь четкую процедуру апелляции на случай возможных острых разногласий. Роль хозяина процесса в большинстве случаев необходимо и прояснить, и узаконить. Иначе, скорее всего, возобладает власть функциональной иерархии. Хозяин процесса должен глубоко понимать процесс, чаще им назначают человека, который руководит одним из ключевых участков процесса. Хозяином процесса должен быть тот, кто пользуется уважением руководителей различных этапов процесса. У него должны быть коммуникативные способности – они необходимы, чтобы вызвать у занятых в процессе желание, даже жажду, любыми способами работать над совершенствованием процесса. Он должен с энтузиазмом относиться к новым обязанностям. Ответственность за процесс всегда необходимо включать в должностную инструкцию, и ее необходимо учитывать при разработке системы премирования сотрудников.

Карты процессов

У процессов есть начало и конец. Для любого процесса эти границы установлены начальным входом, с которого он начинается.

Этот вход открывается первичным хозяином процесса. Процесс заканчивается выходом, который выдает результат первичным клиентам процесса. Например, первичным входом в процессе приемки может быть получение уведомления об отгрузке товаров поставщиком. Первичным выходом процесса может быть распоряжение о формировании разгрузочной бригады и приемной комиссии. После начала процесса у него может появиться значительное количество вторичных входов. Например, информация о наличии оборудования, персонала, занятости разгрузочных площадок и т. п. Точно так же существуют вторичные выходы, не являющиеся его главной целью. Например, отчет о количестве сверхурочного времени, проработанного персоналом. Вторичные выходы обычно инициируют другие процессы, например, сверхурочное время станет началом процесса начисления дополнительной заработной платы. Карта процесса позволяет увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами. Карта процесса также позволяет разрабатывать и выбирать различные альтернативы существующему процессу.

Структурный анализ процессов основан на принципе иерархии процессов, отражает эту иерархию и работает как набор географических карт, отличающихся своим масштабом и детализацией. Структурный анализ процесса начинается с самого высокого уровня, со схемы внешней среды процесса, затем последовательно спускается вниз на большие уровни детализации и заканчивается на самом низком уровне в виде схемы алгоритма. Схемы информационных потоков высшего уровня позволяют увидеть процесс как бы сверху, хотя при этом нет возможности рассмотреть детали основных субпроцессов. Схемы информационных потоков второго уровня получаются, если взять каждый значок из схемы информационных потоков высшего уровня и расписать его основные элементы. В результате получается набор схем, число которых равно числу схем на графике первого уровня. Каждая схема представляет основные элементы субпроцесса, который она детализирует, и также рисуется в виде схемы информационных потоков. С помощью описанного способа можно построить трехмерную карту, изображающую процесс, его субпроцессы и т. д.

Весь процесс можно разбить с помощью выделения различных уровней процесса на все более мелкие составляющие процесса. Там, где основные шаги представляют собой набор отдельных действий и решений, лучше вместо схемы информационных потоков использовать алгоритмическую схему. Каждый процесс, субпроцесс следует обозначить определенной цифрой, которая позволит легко отличать его уровень и место в процессе. Система нумерации похожа на нумерацию разделов и подразделов в обычных документах.

Необходимо создать справочник процесса , в котором каждый вход и выход будет точно определен. Согласно нашей иерархии уровней процесса вход и выход также можно описать с помощью элементов, являющихся входами и выходами субпроцессов. Необходимо поддерживать соответствие входов/выходов между различными уровнями детализации. Это означает, что число входов и выходов процесса на разных уровнях должно быть одним и тем же. Поддержка соответствия входов/выходов обеспечивает внутреннюю целостность схем информационных потоков. Разбивая процесс на низкие уровни детализации, можно пропустить некоторые входы и выходы, выявленные на высоком уровне. И наоборот, иногда люди выявляют на этом детальном уровне входы и выходы, пропущенные на схеме высокого уровня.

Весь технологический процесс с момента поступления грузов до момента доставки в зону хранения необходимо разделить на бизнес-процессы. Могут существовать процессы, не связанные с другими. Каждый бизнес-процесс состоит из отдельных операций. Административный процесс – все, что происходит с момента подготовки заказа на товары до получения уведомления об их отгрузке. Производственный – с момента получения уведомления об отгрузке до завершения приемки и передачи товаров на хранение.

При описании бизнес-процессов и подготовке регламентирующих документов осуществляются следующие операции:

• описание всех бизнес-процессов, имеющихся в службе приемки;

• подготовка технологических карт и инструкций для сотрудников службы;

• подготовка инструкций по технике безопасности и пожарной безопасности;

• подготовка должностных инструкций для сотрудников службы.

Результатом этого этапа является создание пакета документов, регламентирующих деятельность сотрудников каждой службы, определяющих порядок и последовательность выполнения операций с товарами и документами и устанавливающих нормы и правила для их выполнения.

Принципы реинжиниринга

При оптимизации процессов руководствуются шестью основными принципами реинжиниринга:

Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс. Заменяйте узких специалистов людьми, способными выполнить больший круг задач.

Клиент процесса должен выполнять этот процесс. Там, где возможно, клиентов необходимо вовлекать в выполнение процессов. От поставщиков (в данном случае клиентов процесса размещения заказов на закупку) можно потребовать высылки электронных отгрузочных спецификаций и упаковочных листов. Тогда получателю не потребуются операторы для ввода в базу с клавиатуры данных спецификаций поступающих товаров.

Обращайтесь с поставщиками, как будто они являются частью вашего предприятия. Всюду, где это возможно, следует искать пути привлечения внешних поставщиков для выполнения отдельных частей процесса которые раньше выполнялись внутри предприятия-покупателя. Некоторым производителям автомобилей удалось убрать большую часть процесса закупок, когда они потребовали от поставщиков самим следить за уровнем запасов комплектующих на складах сборочных заводов. Технологическим фактором организации нового процесса стала EDI-связь между производственным департаментом сборочного завода и поставщиком, предоставляя последнему возможность принимать решения о поставках, которые раньше принимались автозаводом. За принятие на себя дополнительной ответственности поставщики получили привилегированный статус, т. е. выиграли обе стороны. Разумеется, для таких отношений требуется доверие к внешним поставщикам.

Создавайте несколько версий процессов. Создавая различные версии процессов, легко обнаружить и выбросить ненужные операции.

Уменьшайте количество входов в процессы. Процессы, которые содержат в себе подпроцессы и задачи, включающие различные сверки данных, чаще всего оказываются медленными и запутанными, требуют участия большого количества людей. Уменьшение количества входов в процесс – способ ускорения процесса и сокращения задействованного персонала. Например, внедрение безфактурного процесса снабжения позволяет во много раз сократить размер отдела по работе с кредиторами. Внедрение штриховых кодов позволяет устранить потребность в ряде документов, регистрирующих движение товаров.

Сохраняйте децентрализованные подразделения, централизуя обмен информацией. Использование новых технологий, таких, единые базы данных, электронная почта, виртуальный офис означает, что люди и подразделения могут оставаться децентрализованными, будучи в то же время способными обмениваться информацией друг с другом и с клиентами, как если бы они были централизованными.

Методы совершенствования бизнес-процессов

Анализ методом пяти вопросов заключается в ответах на пять вопросов для каждого этапа процесса, представленного на схеме информационных потоков:

В чем состоит задача? Где она выполняется? Когда она выполняется? Кто ее выполняет? Как ее выполняют?

Цель в том, чтобы дать несколько разных ответов на каждый вопрос.

Анализ добавленной стоимости предполагает, что все этапы разбиваются на три категории: добавляющие реальную стоимость, добавляющие организационную стоимость, не добавляющие никакой стоимости. Анализ позволяет увидеть, какие этапы процесса не являются необходимыми, поскольку не добавляют никакой стоимости.

Этапы, которые добавляют стоимость, – те, которые сказываются на окончательном результате процесса и напрямую связаны с удовлетворением потребностей клиента. Это производство продукции или предоставление информации клиенту, или оказание услуги. Добавляющие организационную стоимость этапы нужны организации, но не добавляют реальной стоимости с точки зрения клиента. Среди них, например, хранение информации, которая может потребоваться другим отделам, заказ материалов, подготовка отчетов. Иногда кажется, будто те или иные действия добавляют организационную стоимость, потому что их результатами пользуется другой отдел, но анализ часто показывает, что никакой цели у них нет.

Работы, которые не нужны ни клиенту, ни предприятию, относят к категории "не добавляющих никакой стоимости". Среди них – переделки, хранение бумаг, материалов или оборудования в ожидании, что оно когда-нибудь кому-нибудь может потребоваться, сбор информации, которая никому не нужна, наблюдение за ходом работ, исправление ошибок, утверждение заявок и др. После анализа стоит подумать, можно ли оптимизировать какие-либо из добавляющих стоимость процессов – возможно, путем уменьшения времени или затрат. Можно ли устранить некоторые из этапов, добавляющих организационную стоимость? Можно ли устранить не добавляющие стоимость этапы и улучшить процесс, устраняя причины некоторых проблем и предоставляя людям полномочия принимать решения там, где раньше им нужна была чья-то подпись?

Устранение бюрократии – бюрократические этапы процесса: проверки, разрешения, хранение, ведение реестров, копирование, утверждения. Они существуют во многом из-за чисто психологических факторов, таких, как недоверие к людям, страх перед ошибками, потребность оправдать важность собственной роли в организации, низкая самооценка или удовольствие находить ошибки других.



Анализ длительности цикла использует алгоритмические схемы, но цель в том, чтобы показать, за какое время процесс пройдет полный цикл. Начиная с первого этапа процесса и до последнего на схеме показывается, сколько времени прошло с момента начала процесса. Нужно также зафиксировать время выполнения каждого этапа и сравнить суммарное время выполнения всех этапов с длительностью всего процесса. Чаще всего только около 10 % времени выполнения процесса действительно занято какой-то работой. Остальное время уходит на всевозможные задержки, пока документы лежат на чьем-то столе или пока товары куда-то везут. Алгоритмическая схема покажет лишние перевозки документов или товара из одной секции в другую, возможность объединить выполнение двух этапов в одном месте в одно время, уменьшив тем самым задержки, связанные с транспортировкой. Координацией действий можно сократить время лежания документов на чьем-то столе. Некоторые работы можно выполнять параллельно с другими, вместо последовательного исполнения.

Пять принципов организации рабочего места (Тойота) оптимизируют рабочее место с целью повышения производительности труда:

• сортировка – определите, что вам действительно нужно, сомневаетесь – уберите лишнее;

• порядок – храните нужное в строгом порядке, чтобы любую вещь можно было легко достать;

• уборка – не допускайте грязи на оборудовании, полу, стенах, устраняйте источники загрязнения;

• стандартизация – установите стандарты, на их фоне будут ясно видны отклонения от нормы;

• самодисциплина – поддерживайте то, чего достигли, чтобы не вернуться на прежний уровень.

Стандартизация процессов

Если операции выполняются по стандарту, то процесс будет стабильным. Нестабильность процесса в этом случае показывает на неисполнение стандарта. Корректируя стандарты, можно видеть, как изменяются выходные параметры, адекватно оценивать и анализировать результаты, выявлять тенденции, бороться с вариативностью и реально управлять качеством. Стандарты изменяют по мере улучшения качества продукции и по мере избавления от потерь (постоянное совершенствование).

Необходимо ранжирование стандартов по уровням:

организация управления;

работа оборудования;

комплектующие;

технологические процессы.

Основные задачи стандартизации следующие:

• создание эталонного способа выполнения работы, соблюдение которого приведет к наилучшим результатам;

• сохранение «ноу-хау» компании, создание основы для обучения новых сотрудников;

• установка параметров измерения процессов для проведения регулярных аналитических процедур, внутреннего или внешнего аудита;

• фиксация достигнутых результатов для дальнейшего совершенствования.

Задачи реализуются двумя типами стандартов:

Стандарт процесса (карта процесса).

Стандарт процедуры или операции (операционная инструкция).

Структура карты процесса:

• субъекты;

• функции;

• взаимосвязи;

• регламент взаимодействия;

• показатели процесса.

Структура операционной инструкции:

• статус, код (принадлежность к процессу, порядковый но-мер);

• последовательность действий (схемы, поясняющие рисунки, диаграммы);

• техника безопасности;

• норматив времени;

• норматив расхода товаров;

• необходимый инструмент, оборудование, управляющая система;

• отметка о согласовании и ознакомлении.

Стандарты должны быть максимально наглядными, понятными и, в то же время, сжатыми. Стандарты должны не навязываться сверху, а устанавливаться самими рабочими. Чувствуя причастность к установке правил на рабочем месте, человек относится к стандарту работы не как к ограничениям, а как к наилучшему способу выполнения операции. В настоящей книге приведены описания большинства складских процессов, процедур и операций. Однако «Книгу стандартов» предприятия следует каждый год дополнять описаниями вновь внедренных методов работы, чтобы фиксировать инновации.

Цели стандартов, описаний, регламентов, правил, инструкций:

• определение правил и стандартизация процедур взаимодействия сотрудников предприятия между собой и с клиентами;

• описание перемещений товаров и сотрудников в рамках бизнес-процессов;

• описание оборота документов, оформляемых при исполнении операций, процедур и процессов.

• формирование документальной базы параметров для контроля деятельности сотрудников и аудита исполнения процессов.

Применение описаний, регламентов, правил, инструкций:

• обучение новых сотрудников;

• параметры и критерии для ежедневного контроля деятельности сотрудников и для периодического аудита исполнения процессов.

Стандарты помогают предприятию:

• унифицировать процедуры внутри предприятия;

• упорядочить бизнес-процессы, ускорять их выполнение;

• обеспечивать единый уровень качества работы;

• создать прозрачную систему контроля качества работы;

• способствовать снижению рисков ошибок и повышению качества;

• работать на имидж предприятия и способствовать узнаваемости предприятия;

• сформировать мнение клиентов об уникальности, предсказуемости, качества и надежности уровня работы предприятия;

• повысить конкурентоспособность;

• устранять конфликты;

• оттачивать мастерство и профессионализм каждого сотрудника;

• обеспечить предсказуемость и единый высокий уровень качества результатов работы всех сотрудников;

• упрощать ротацию кадров;

• экономить время и ресурсы на обучение новых сотрудников и их эффективное введение в работу;

• оценивать сильные и слабые стороны в работе каждого сотрудника в целях дальнейшего обучения;

• обеспечить объективность оценки работы сотрудников и справедливость вознаграждения.

Стандарты обеспечивают сотрудникам:

• ускорение адаптации;

• повышение уровня компетенций;

• возможность повысить свой профессиональный уровень, стать более эффективным;

• настрой на соблюдение интересов клиентов;

• четкий план действий в стандартных ситуациях на работе;

• умение справляться с нестандартными ситуациями;

• готовность к выполнению особых запросов клиентов;

• понимание требований предприятия к сотрудникам;

• знание, в каком направлении развиваться;

• знание чего ожидать от предприятия и возможность контролировать свои действия.

Для внедрения стандартов необходимо:

• обеспечение стандартами руководителей служб и сотрудников;

• ознакомление со стандартами каждого нового сотрудника, информирование о важности соблюдения корпоративных стандартов;

• обучение руководителей служб: активное участие в мастер-классах и тренингах, изучение тематической литературы с целью внедрения стандартов в рабочий процесс, индивидуальная работа по стандартам на рабочем месте;

• наблюдение со стороны руководителей служб за работой сотрудников;

• дисциплинарные замечания за несоблюдение стандартов;

• материальные взыскания за несоблюдение стандартов;

• поощрения в случае 100 % соблюдения стандартов.

Термины

В книге принята следующая терминология:

Правила – правила выполнения операций, процедур и бизнес процессов, а также правила поведения, правила исполнения, правила расчетов и т. д.

Порядок – требования к выполнению операций.

Процедура – часть бизнес процесса, состоит из нескольких операций.

Операция – элемент процедуры и процесса.

Процесс – комплекс операций, направленных на выполнение какой-либо управленческой, финансовой, кадровой, и т. п. задачи.

Стандарты – нормы исполнения.

Компетенции – профессиональные знания и полномочия.

Аутсорсинг процессов

Поговорка «время-деньги» устарела. Время дороже. Предприятиям, даже крупным, невыгодно содержать специалистов всех необходимых для управления специальностей, владеющих методами и приемами, необходимыми для решения возникающих периодически задач. Для разработки и реализации маркетинговых мероприятий, которые должны привести к значительному росту объемов продаж, необходима информация, но содержать инфраструктуру сбора первичной информации исключительно для решения проблем одной фирмы, как правило, экономически нецелесообразно. Не каждая компания может позволить себе иметь штатного психолога, дизайнера, маркетолога, менеджера по рекламе и т. д. Нередко рыночная ситуация, характеризуемая формированием мощной конкурентной среды и, соответственно, борьбой за клиентов, требует привлечения таких специалистов. Или все идет хорошо, но необходима разработка и внедрение нового проекта.

Специализированные фирмы качественнее, быстрее и, в конечном итоге, дешевле выполнят периодически нужные работы: шлифовку коленвалов, хонингование цилиндров двигателей, перевозку грузов, сопровождение компьютерных систем, обучение персонала, маркетинговые исследования, реинжиниринг бизнес-процессов и др. Привлечение специализированных фирм для выполнения части функций предприятия называют аутсорсингом (outsource – внешний источник, outsourcing – использование внешнего источника).

В России аутсорсинг становится все более популярным, поскольку компании начинают уделять больше внимания структуризации бизнес-процессов и их более четкому разделению на основные – приносящие наибольшую отдачу, прибыль компании и вспомогательные , которые обеспечивают поддержку основного бизнеса. Западные компании уже давно используют эту стратегию как способ повышения эффективности работы организации и снижения операционных затрат. По некоторым оценкам экспертов, в ряде случаев, аутсорсинг, применяемый в крупных компаниях, позволяет добиться гарантированного снижения расходов до 20 % по сравнению с текущим уровнем. При этом некоторые процессы бывают настолько размыты по компании (и потому плохо управляемы), что организации идут по пути применения аутсорсинга в том числе и для получения более четкой информации о структуре и себестоимости этих процессов.

Наиболее часто на аутсорсинг передают:

• обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений;

• кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая, кофе, молока, сахара и т. д., салфетками, одноразовой посудой), организация фуршетов, сопровождение длительных деловых встреч и совещаний;

• работу флористов – компании, занимающиеся живыми цветами, поставляющие как букеты срезанных цветов для приемной так и, к примеру, занимающиеся уходом за живыми растениями в офисе;

• транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, нежели заниматься вопросами содержания транспортного парка компании самостоятельно;

• организация поездок – билеты (выписка и доставка), бронирование гостиниц, визовые вопросы могут быть поручены агентству, но, как правило, сама координация остается в ведении сотрудника компании;

• расчет заработной платы;

• погрузочно-разгрузочные работы, перестановка оборудования и мебели и т. д., проведение переезда;

• службы IT частично;

• вопросы логистики;

• юридические услуги;

• вопросы охраны и организации пропускного режима;

• курьерские услуги;

• уничтожение конфиденциальных документов.

Передача телекоммуникационных служб в субподряд – эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не вкладывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с одной компанией, которая строит и развивает телекоммуникационную инфраструктуру, взаимодействует со всеми операторами связи и курирует процесс получения арендаторами услуг, позволяет гарантировать высокий уровень сервиса при минимальных издержках.

Встречается аутсорсинг документооборота компании.

Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином виде. Например, вывоз большого объема мусора после доставки мебели, оборудования или уничтожение большого объема документов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора.

Существуют компании, оказывающие услуги по уничтожению конфиденциальных документов – документы накапливаются в опечатанных бумажных коробах-контейнерах и после их заполнения представители такой компании вывозят и сжигают данные короба без их вскрытия.

• Клининг (cleaning) – это известный давно на Западе, но новый для России вид бизнеса: уборкой помещений теперь занимаются не уборщицы, оформленные на работу непосредственно в компанию, а современные клининговые фирмы (субподрядчики). Большинство клининговых компаний предоставляет следующий набор услуг:

• ежедневная уборка внутренних помещений;

• уборка территорий;

• химическая чистка ковров;

• химическая чистка текстильной обивки мебели;

• мойка окон и фасадов здания;

• обработка полов (мрамор, гранит, линолеум, ламинат и т. п.);

• уборка помещений после проведения строительных работ.

В понятие «комплексной» уборки входит ежедневная уборка – утренняя или вечерняя, поддержание чистоты в течение рабочего дня. Ежедневная уборка включает в себя:

• уборку коврового покрытия пылесосом (сухая);

• протирку поверхностей рабочих столов без перемещения документов, удаление пыли и загрязнений с других поверхностей мебели высотой до 2 м (не включая труднодоступные места);

• мойку и дезинфекцию мусорных корзин, смену пакетов для мусора в корзинах и вынос мусора в отведенные для этого места;

• заправку дозаторов жидкого мыла и установку туалетной бумаги (в местах общего пользования);

• удаление пыли со всех типов мебели, подоконников, оконных рам;

• машинную и ручную мойку полов с твердым покрытием

коридоров и проходов;

• удаление пыли и загрязнений со светильников и решеток вентиляции;

• влажную протирку подоконников, оконных рам, отопительных приборов;

• влажную уборку сантехоборудования и полов в местах общего пользования;

• мытье зеркальных и стеклянных поверхностей (исключая оконные);

• протирку или мытье дверей, стекол дверей;

• полировку металлических поверхностей;

• влажную уборку плинтусов;

• замену ковриков на входе.

Покупайте время консультантов – это в конечном итоге выйдет гораздо дешевле. Консультант не только предоставит необходимое время, но и уйдет по завершению проекта, хотя, при необходимости, может осуществлять дальнейшее сопровождение. Консультант может обучать сотрудников в ходе работы, с учетом специфики фирмы, подготовленности и восприимчивости обучаемых, объединяя самые разные темы, решая вместе с обучаемыми конкретные задачи. Образовательный эффект является самым важным в процессе консультирования. Консультант очень часто – настоящая находка для предприятия, которому нужен свежий, «не замыленный» взгляд на себя, новые идеи, концепции, подходы, не ангажированность консультантов во внутреннем раскладе сил и войнах различных кланов внутри предприятия. Немалую роль играет и относительная экономическая выгода использования консультанта. Отношения предприятий с консультантами, могут быть самыми разнообразными. В одних случаях их даже приглашают работать на постоянной основе, но с теми же функциями – консультировать. В других создают «проектно-исследовательские группы», когда для решения той или иной задачи привлекают внутренних работников и консультантов со стороны, которые этими работниками концептуально руководят и следят, чтобы те не растворились «в текучке», которая характерна для деятельности любого коммерческого предприятия. Даже если руководители не склонны вообще прислушиваться к кому-либо, мнение квалифицированного консультанта поколеблет их уверенность в полноте своих знаний и безошибочности действий. Консультанты в любых случаях играют роль катализатора, изменяющего течение процессов внутри предприятия. Основная проблема многих предприятий в том, что все люди «варятся в собственном соку», специалисты, даже высшей квалификации, не могут взглянуть на ситуацию в своей фирме со стороны – влияние формальных и неформальных взаимоотношений, сложившихся между сотрудниками, психологические и целевые установки в работе и в отношениях с потребителями мешают выявить причины проблем и правильно поставить задачи – поэтому даже простые решения порой ускользают от них. Консультант же в силу своей независимости и не связанности ситуацией может посмотреть на проблему с другой стороны.

Организация склада

Виды и назначение складов

Склады – это аккумуляторы резервов материальных ресурсов, необходимых для демпфирования колебаний объемов поставок и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах продвижения от изготовителей к потребителям или потоков материалов в технологических производственных системах [1] .

В экономической деятельности используется множество разновидностей складов. По назначению можно выделить следующие виды:

• производственные – склады сырья, комплектующих, материалов, цеховые склады готовых изделий, заводские склады готовой продукции;

• транзитно-перевалочные – склады при железнодорожных станциях, портах, речных пристанях, аэропортах, автогрузовых терминалах служат для кратковременного хранения грузов в период перегрузки их с одного вида транспорта на другой;



• таможенные – склады для хранения товаров в ожидании таможенной очистки;

• досрочного завоза – склады в районах, доставка товаров в которые возможна лишь в определенные периоды года;

• сезонного хранения – склады для товаров сезонного характера;

• резервные – для хранения запасов на случай чрезвычайных обстоятельств;

• оптовые распределительные – склады, снабжающие товаропроводящие сети.

• коммерческие общего пользования – склады, обслуживающие любых владельцев товаров;

• розничные – склады торговых предприятий.

Склады различаются условиями хранения – общего назначения, резервуары, сейфы для опасных веществ, специализированные склады-хранилища (овощехранилища, фруктохранилища, склады-холодильники с машинным охлаждением, ледники для хранения продуктов и др.). На складах создают необходимые условия для хранения с учетом физико-химических свойств товаров. В ряде случаев на складах имеются мощности по расфасовке, упаковке, тестированию и другим операциям.

Склады общего пользования

Склад публичный, склад общего пользования, склад-отель – склад, специально предназначенный для хранения товаров разных клиентов. Использование таких складов выгодно: высокое качество обслуживания, снижение издержек хранения, возможность хранения лишь сезонных запасов, возможность хранения товаров на складе со специальными условиями хранения, возможность осваивать новые рынки без капитальных вложений на развитие собственного складского хозяйства.

Известны три направления развития этого бизнеса.

• Для сдачи частями в аренду в рамках договора на гарантированные транспортно-складские услуги. Согласно договору заказчику предоставляются услуги – складирование грузов, экспедирование, транспортировка и др.). Эффективность использования полученных в аренду складских помещений и подъемно-транспортных средств зависит от заказчика.

• Для приемки на хранение и экспедирования грузов по распоряжениям клиентов.

• Для выполнения полного цикла работ с товарами, включая комплектацию ассортиментных наборов, агентские функции – исполнение заказов клиентов от имени принципала.

Первые два направления хорошо известны, а о третьем стоит рассказать подробнее. В последние тридцать лет много крупных компаний [2] специализировались на предоставлении клиентам услуг по перемещению и хранению материалов, полуфабрикатов и готовой продукции, а также связанной с ними информации от места производства до места потребления. Они называют свои услуги “услугами по логистике".

Они обладают своими сетями транспортно-складских комплексов, центрами обработки обращений клиентов, а также системами организации доставки грузов.

Эти компании оказывают услуги:

• любые транспортные;

• обработка информации;

• таможенное оформление;

• складские: разгрузка, погрузка, приемка по количеству и качеству, хранение, инвентаризация;

• обслуживание дилеров заказчика (исполнение функций дистрибьютора): обработка заказов дилеров, подбор грузов для отправок, упаковка, страхование, доставка грузов, работа с претензиями дилеров, отгрузка товаров взамен некачественных, замена неисправных изделий с последующим их ремонтом в ремонтных центрах изготовителей.

Услуги этих компаний начинаются у порога клиентов – компании забирают согласованный товар на складах клиента и перевозят на свои склады для дальнейшей работы в качестве дистрибьютора. Центры связи и склады этих компаний работают круглосуточно и без выходных.

Услугами этих компаний пользуются такие известные производители, как Philips, 3Com, ЕМС2, Nokia, Infocus, Toshiba и др. Такие компании одновременно сертифицированы и работают как таможенные брокеры и таможенные перевозчики. Они используют собственную транспортную и складскую инфраструктуру в странах СНГ и России. С 1997 г. в Шереметьево функционирует подобный центр для обслуживания российских клиентов.

Пользование услугами таких компаний дает следующие преимущества:

• стратегические выгоды – фирмы, пользующиеся услугами по логистике, получают возможность концентрировать свои усилия на основном бизнесе;

• использование современных информационных технологий компанией, содержащей склады, позволяет более эффективно контролировать процесс движения товаров;

• сокращение сроков доставки товаров благодаря стратегически удачно расположенным складским комплексам и использованию услуг широкого круга транспортных компаний;

• возможность более быстрого внедрения на новые рынки;

• возможность получения полного спектра услуг от одной компании;

• возможность отказаться от содержания собственных складов.

Правила планировки помещений

Планировка складских помещений зависит от ориентации склада либо на хранение, либо на распределение. Складские здания с менее интенсивным товарооборотом проектируют таким образом, чтобы максимизировать использование полезного объема склада, предназначенного для хранения товаров. Складские здания, ориентированные на распределение, должны обеспечивать максимальную пропускную способность – это количество материалов или товаров, которое проходит через складское помещение за единицу времени.

При выборе варианта планировки складских помещений приходится искать компромисс между пространством, количеством рабочей силы и степенью механизации. Большая площадь не всегда преимущество, поскольку увеличиваются расстояния, которые должны преодолевать работники при перемещении товаров. Ограничение пространства также ведет к неэффективности. Прежде чем выбрать вариант планировки склада, тщательно изучают все характеристики товара, подлежащего хранению, – физические свойства, объем и регулярность перемещения, частоту отбора, скорость реализации.

Складские помещения должны обеспечивать:

• невозможность доступа посторонних лиц;

• невозможность извлечения товаров и служебной техники, хранящихся на складе, без вскрытия штатных дверей и ворот;

• поддержание соответствующего температурного режима и других условий хранения для обеспечения сохранности всех характеристик товаров и транспортных средств, кроме естественного износа.

При организации складов, предназначенных для специализированного хранения товаров (холодильные или морозильные камеры, наливные емкости, сейфовые комнаты и др.), к их обустройству и оборудованию предъявляться специфические требования.

При проектировании новых или реконструкции действующих складов обязательно специализируют помещения или зоны на выполнении основных операций складского технологического процесса.

Общетоварным складам необходимы помещения: основного назначения, вспомогательные, технические, административные, бытовые. Во вспомогательных помещениях хранят тару, упаковку, поддоны, кладовые хозяйственных материалов и инвентаря, размещают ремонтные мастерские и т. д. Техническими называют помещения машинных отделений, вентиляционные камеры, котельные, подзарядочные аккумуляторные станции и т. д. В административных помещениях располагают кабинеты служащих, компьютерный центр, офисы для приема посетителей и т. п. Помещения для работы сотрудников на складе или вблизи него из расчета не менее 12–14 кв. м на одного сотрудника, должны отвечать санитарно-техническим требованиям и быть оборудованы:

• системой и средствами связи (телефон, факсимильный аппарат);

• оргтехникой – компьютеры, принтеры, модем, копировальный аппарат и т. д.;

• мебелью – столы, стулья, шкафы, полки;

• сейфом для хранения документов.

В помещениях основного назначения выделяются следующие зоны: разгрузки, приемки товаров по количеству и качеству, хранения, комплектования заказов для отправки, упаковки, погрузки. Эти зоны обычно связаны между собой проходами и проездами. Зона разгрузки примыкает к зоне приемки товаров по количеству и качеству. Зона хранения занимает основную часть площади склада. К зоне хранения примыкают зоны комплектования и упаковки товаров. В свою очередь, зона комплектования заказов обычно находится рядом с зоной отгрузки. На крупных складах зону разгрузки делают отдельно от зоны отгрузки. На средних и мелких складах эти зоны часто объединяют, если поступление и отгрузку товаров можно разделить во времени. Склады должны быть оборудованы санитарно-бытовыми помещениями. Бытовые помещения включают места отдыха и приема пищи, раздевалки, душевые, санитарные узлы и др.

Помещения должны соответствовать требованиям действующих СНиП, СанПиН, ГОСТов и других документов.

Склады легковоспламеняющихся материалов, а также горючих жидкостей (масел, красок, растворителей и т. п.) следует размещать преимущественно в отдельно стоящих зданиях.

При использовании арендуемых зданий и помещений последние должны быть приведены в соответствие требованиям.

Все помещения должны располагаться с учетом поточности, максимального сокращения путей движения товаров от места их приемки до места выдачи, отсутствия встречных и пересекающихся потоков товаров и тары, персонала и получателей. Помещения для приема, хранения, подготовки товаров к отгрузке или выдаче должны иметь между собой технологическую связь.

Двери, соединяющие разгрузочную платформу с помещениями для приема, хранения и подготовки товаров к отгрузке или выдаче или с другими помещениями, должны быть шириной от 1,6 до 2,2 м и высотой не менее 2,3 м. Двери помещений для приема и хранения товаров и подсобных помещений должны быть двупольными шириной не менее 1,3 м и высотой не менее 2,3 м. Для приема овощей и хлеба предусматриваются отдельные двери или люки непосредственно в помещения для хранения товаров. Ширина коридоров в помещениях для хранения и подготовки товаров к выдаче или отгрузке должна быть 1,6–2,7 м – в зависимости от объемов грузопотоков и использования электрифицированного транспорта.

Выбор варианта планировки осложняется тем, что все учитываемые факторы взаимосвязаны. Некоторые факторы, учитываемые при разработке планировки, перечислены ниже [3] .

Собственный склад или арендуемый? Этот выбор влияет на весь проект, так как нужно учесть налоги, необходимость заключения соглашения с владельцем склада, решение об инвестициях в специализированное оборудование.

Переотправка (перегрузка) или перемещение через зону хранения склада? Переотправка предполагает принятие товара на приемочной разгрузочной площадке, откуда его перемещают прямо на отгрузочную платформу. Товары не попадают ни в резервную зону склада, ни в зону хранения. Отправляемые машины служат как бы продолжением распределительного центра, потому что хранение имеет место только в процессе заполнения машин товаром.

Переотправке помогает компьютеризованный контроль, позволяющий сразу же отправлять нужные товары, минуя обычные места хранения и зоны отбора заказов. В производственном помещении, проектируемом для переотправки, предусматривается больше пространства для погрузочно-разгрузочных операций и меньше – для хранения товаров. Особое значение в операциях по переотправке придается грузовым модулям.

Горизонтальное или вертикальное размещение? Выбор этажности склада осуществляют, исходя из затрат на строительство, которые уменьшаются по кубической зависимости от высоты здания, и затрат на складское оборудование, которые наоборот увеличиваются с высотой склада.

Две погрузочных платформы или одна? Удобный склад имеет приемочную погрузочную платформу на одном конце и отгрузочную платформу – на другом, а между ними перемещаются товары. В альтернативном варианте используют одну платформу, на которой утром разгружают товары, а после обеда с нее отгружают товары. Это уменьшает площадь, выделяемую для погрузочных работ, но требует, чтобы увозили и привозили товары в согласованное время.

Интенсивный или высокомеханизированный труд? При увеличении трудовых затрат целесообразно приобрести оборудование, заменяющее физический труд

Методы расчетов объема и площади склада, зон приемки, отгрузки, хранения, расчетов грузопотоков, производительности и других проектных параметров приведены в специальной литературе [4] .

Правила организации зоны приемки

Зона приемки должна включать участок для поступивших грузов, участок для приемки, участок для хранения спорных партий в случае несоответствия фактически поступившего товара документам, проезды для механизмов.

В зоне приемки выполняют следующие операции:

• разгрузка транспортных средств;

• идентификация товара и маркировка для внутренних целей;

• временное размещение поступивших товаров;

• проверка товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);

• проверка качества товаров;

• проверка комплектности товаров;

• сортировка товаров;

• разупаковка товаров при необходимости;

• отбор образцов или проб при необходимости;

• перекладка товаров на паллеты, если товары прибыли навалом;

• наклейка этикеток со штрих-кодами на упаковки товаров, если штрих-коды используются на складе;

• приведение товара к стандарту складского хранения;

• размещение товара в карантинной зоне или зоне брака;

• размещение товара в зоне основного хранения, с запретом отгрузки;

• распечатка документов для приходования.

На определение параметров зоны приемки влияют:

• вес и объем поступающих в зону товаров за период (за час, смену, сутки);

• расположение ворот, расстояние между ними;

• способ разгрузки транспортных средств (ручной или механизированный);

• виды операций, производимых с поступающими товарами;

• наличие части зоны приемки вне помещения (на рампе, во дворе) для разгрузки и временного хранения товаров.

Правила проектирования и использования зоны хранения

При проектировании зоны хранения выполняют:

• моделирование структуры склада, зон и мест хранения;

• создание карты склада и размещение на ней зон склада, стеллажей, проходов с помощью графического интерфейса;

• использование информации топологического модуля в оптимизационных алгоритмах системы (размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора);

• использование информации топологического модуля для графического отображения состояния склада;

• выбор типов и моделей оборудования для хранения на основе расчетов необходимой емкости склада, количества ячеек и т. д.;

• выбор типов и моделей оборудования для перемещения грузов на основе расчетов грузооборота, маршрутов, высоты и т. д.;

• выбор типов и моделей оборудования для создания необходимых условий труда и сохранности товаров.

Зона хранения занимает основную часть площади склада. К зоне хранения примыкает зона комплектации и упаковки товаров. Стеллажи и участки хранения должны располагаться с учетом поточности, максимального сокращения путей движения товаров от места их отбора до зоны комплектации, отсутствия встречных и пересекающихся потоков товаров и тары, персонала. Помещения для приема, хранения, подготовки товаров к отгрузке должны иметь между собой технологическую связь.

Некоторые факторы, учитываемые при планировке, перечислены ниже. [5]

Постоянное или переменное место размещения товара? Должно ли у каждого наименования товара быть свое постоянное место хранения? Как расположить запас сезонного товара, чтобы он занимал минимальное пространство? Вариант использования пространства должен предусматривать свободное место, предназначенное для пополнения запаса и выдачи товара. Этот вариант требует совершенной информационной системы, так как следует точно знать размещение каждого товара.

Чему отдать приоритет – комплектации заказа или пополнению запасов? Должны ли рабочие, которые комплектуют заказы, и рабочие, которые пополняют запасы, работать одновременно? Должны ли они использовать одни и те же проходы? Какой объем пространства необходим активным запасам, т. е. запасам, из которых комплектовщик заказов непрерывно отбирает товары для выполнения заказов? Какой объем пространства следует оставить для резервных запасов, т. е. тех, которые ожидают перевода в область активного хранения? Если предоставить слишком большой объем пространства активным запасам, то необходимы большие бункеры для хранения и время перехода комплектовщика заказов от бункера к бункеру возрастет. Если бункеры небольшие, то активные запасы должны будут чаще пополняться из резервных запасов.

Пространство для проходов или пространство для стеллажей? С увеличением пространства для проходов снижается вместимость склада. Более широкие проходы облегчают действия механизированного оборудования, но они увеличивают необходимую общую площадь склада и протяженность маршрутов комплектовщиков. Типичный комплектовщик заказов 60 % своего времени на складе тратит на перемещение из одного места в другое.

Какая система: "комплектовщик к товару " или "товары к комплектовщику"? Есть сложные системы, подающие товары к месту нахождения комплектовщика, но они выгодны лишь для работы с грузовыми модулями на автоматизированном складе.

Безбумажные или традиционно документированные на бумаге складские операции? Безбумажный склад использует мало или не используют совсем документы на бумаге. Комплектовщики заказов имеют мониторы и сканеры. На мониторе высвечиваются перечни отбираемых товаров. Когда данное наименование товара отобрано и положено в тележку, рабочий сканирует его, подтверждая, что отбор выполнен. Кроме того, он указывает место, из которого взят товар. Иногда между рабочим на складе и служащим в офисе существует радиосвязь. Радиостанция рабочего представляет собой или шлемофон, или миниатюрный ручной терминал, или терминал, прикрепленный к тележке. Все эти средства связаны с системой электронного обмена данными, через которую поступают заказы и выставляется счет за заказ. Кроме того, программное обеспечение для безбумажных складов управляет операциями получения и хранения товаров, может составить их опись и даже измерить производительность рабочего. Планировка складских помещений зависит от поставленных целей, что иллюстрируют следующие примеры.

Чтобы минимизировать время выполнения заказа для комплектовщиков заказа, на складе товары располагают таким образом, что большинство самых «ходовых» товаров находятся в самом легкодоступном месте для комплектовщиков заказа. Менее популярные товары располагают на менее доступных полках.

Иные подходы используются в распределительном складе торговой сети по продаже автомобильных аксессуаров. Руководство сети требует, чтобы все розничные торговые точки сети располагали товары на стеллажах и витринах в одном и том же порядке. В таком же порядке расположены товары на складе, т. е. одинаковая нумерация адресов для одних и тех же товаров во всех предприятиях. Тот же порядок соблюдается в перечнях запасов и в заявках на пополнение запасов в розничной торговле. Он же сохраняется в ведомости комплектования заказов комплектовщика, работающего на складе. Складские комплектовщики, используя металлические тележки и корзины, отбирают товары в той же последовательности, в какой они разложены на полках розничного магазина. Затем корзины с товарами, уложенные в принятой последовательности, доставляют в магазины розничной торговли, что позволяет продавцам быстро выложить товары из корзин на полки.

Еще пример. Склад разбивают на три зоны: для единичных товаров, для больших партий товаров и для партий грузовых модулей (коробок, поддонов и т. п.). Когда комплектуют заказ для розничного магазина, компьютер делит все заказы на три категории. Задания выдаются комплектовщикам заказов, имеющим различное оборудование, приспособленное для работы в определенной зоне склада. Заказы принимаются соответственно только в единичных количествах, в количествах, включенных в грузовой модуль или кратных им.

Правила организации зоны комплектации и отгрузки

Зона комплектации и отгрузки должна включать участок для комплектации и контроля отобранных товаров, участок упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, участок ожидания погрузки, участок погрузки, проезды для механизмов.

В зоне комплектации и отгрузки выполняют следующие операции:

• контроль комплектации товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);

• проверка комплектности сложных товаров;

• упаковка товаров;

• формирование грузовых модулей;

• укладка товаров на паллеты, в ящики и т. п. грузовые места;

• маркировка грузовых мест;

• временное размещение партии для погрузки;

• распечатка товаросопроводительных документов;

• погрузка транспортных средств.

• На определение необходимых параметров зоны комплектации и отгрузки влияют:

• вес и объем поступающих в зону товаров за период (за час, смену, сутки);

• виды операций, производимых с отгружаемыми товарами;

• расположение ворот, расстояние между ними;

• способ погрузки транспортных средств (ручной или механизированный);

• наличие части зоны вне помещения (на рампе, во дворе) для погрузки и временного хранения товаров.

Правила выбора оборудования

Главное требование – необходимо применять оборудование, предназначенное для данного вида товаров. На складах применяется оборудование для хранения товаров, для перемещения грузов, для переработки, сортировки, упаковки товаров. Оборудование для хранения товаров подразделяют на следующие виды: для укладки и хранения товаров в таре и штучных товаров, для хранения навалочных и насыпных товаров, для хранения наливных товаров.

Для укладки и хранения тарных и штучных грузов широко применяются поддоны. Если груз приходит в отдельных ящиках, коробках, пачках, его крепят на поддоны и хранят вместе с ними на стеллажах. Чаще всего деревянные поддоны имеют размер 1200x800 мм, реже – 1200x1000 или 1200x1100 мм. Основная задача поддонов – обеспечивать возможность их поднятия вилами погрузчиков без повреждения груза или тары, для чего в них предусмотрены специальные пазы. Вторая задача – обеспечивать возможность формирования удобных для погрузо-разгрузочных работ и перевозки грузовых модулей (пакетов). Третья задача – иметь стандартные размеры, чтобы обеспечивать возможность планирования объемов перевозок, хранения, погрузо-разгрузочных работ, а также возможность применения стандартных средств механизации обработки грузов. Плоские поддоны используют для пакетирования товаров в ящиках, мешках, коробках, а также для крепления на них крупногабаритных товаров без тары – например, двигателей, редукторов и т. п. Стоечные поддоны имеют четыре стойки, позволяющие производить их укладку один на другой в несколько ярусов. Ящичные поддоны имеют днище, жесткий объемный каркас, съемные или несъемные стенки. В них перевозят и хранят легкоповреждаемые товары. Металлические поддоны специальной формы – для перевозки бочек и емкостей другой формы, для перевозки тяжелых агрегатов.

Для хранения тарных и штучных грузов чаще всего применяются стеллажи. Сборно – разборные стеллажи собирают из унифицированных деталей и узлов, допускающих различные варианты компоновки. Каркасные стеллажи используют для хранения товаров на поддонах или длинномерных товаров без поддонов. Каркасные стеллажи состоят из металлической обрешетки, вертикальных стоек и горизонтальных балок. Перфорация в стойках позволяет переставлять горизонтальные балки и изменять высоту ячейки стеллажа. "Проходные", "набивные" каркасные стеллажи или стеллажи "глубокого складирования", применяются для хранения груза на поддонах в тех случаях, когда номенклатура груза небольшая и по каждому наименованию груза большое количество поддонов. Грузовые полки выполнены из специального профиля с ловителем, позволяющим точно устанавливать поддоны с грузом. Грузовые полки крепятся к рамам и стойкам с помощью кронштейнов. Вверху рамы и стойки связываются с помощью связей и талрепов. Ширина секции или загрузочной ячейки определяется расстоянием между рамами (стойками) и бывает обычно 1480 мм или 1380 мм. Самыми распространенными из универсальных стеллажей являются полочные, называемые так из-за сплошных полок, укрепленных на рамах и балках.

При хранении мелких штучных товаров в высоких складах невыгодно применять подъемные механизмы. Вместо этого балки стеллажей на высоте 2–2,5 м соединяются между собой площадками обслуживания, фактически являющимися полом 2-го яруса. При необходимости таким же образом устраивают и третий ярус. Площадки обслуживания между балками имеют сборно-разборную конструкцию и настил из рифленой стали. По настилу могут передвигаться тележки с грузом до 1 тонны. Эти площадки комплектуются лестницами и ограждениями. Для подачи груза вместе с тележкой или без нее на необходимый ярус применяют подъемные платформы или обычный погрузчик или штабелер.

В клеточных стеллажах полки разделены вертикальными перегородками. Их используют для хранения мелких товаров в индивидуальной упаковке, в коробках или в лотках. В ящичных стеллажах ячейками служат ящики для хранения очень мелких товаров – крепеж, радиодетали, лекарства и т. п. В гравитационных стеллажах на крупных складах в качестве опор для поддонов используются роликовые дорожки, по которым поддоны двигаются под действием собственного веса. Загрузка всегда осуществляется с одной стороны. Проходы между стеллажами должны быть шириной не менее 1 м. Специальные стеллажи применяют для хранения определенных видов товаров. Стоечные стеллажи состоят из горизонтальной рамы и укрепленных на ней стоек. В консольных стеллажах грузонесущими элементами являются консоли. На стоечных и консольных стеллажах размещают для хранения длинномерные грузы (трубы, сортовой металл, рулонные материалы и т. п.). Для укладки (снятия) груза на стеллажах следует применять приставные лестницы или стремянки с плоскими ступенями. Приставные лестницы должны иметь вверху крючья для крепления за стеллаж. Ширина проходов между стеллажами зависит от применяемой техники. Ввиду необходимости проходов между стеллажами, занятая стеллажами (полезно используемая) площадь общетоварного склада при высоте 3,5 м составляет 36 %, при высоте 5 м – 48 %, при высоте 7 м – 60 %. Для максимального использования площади склада применяют передвижные стеллажи, располагаемые без проходов между ними – лишь один проход или проезд на все помещение склада. Механические вешала используют для хранения верхней одежды на плечиках.

Бункерные устройства – емкости прямоугольной, круглой или конической формы для хранения навалочных и сыпучих грузов. Сверху у них имеются загрузочные устройства, снизу – высыпные люки с затворами. Применяются деревянные, железобетонные и металлические бункеры емкостью до 100 м3 и более.

Закрома – сформированные вертикальными перегородками открытые емкости для насыпки навалочных грузов. Обычно устраивают деревянные и железобетонные закрома в закрытых или открытых складах.

Резервуары (цистерны, баки, бочки) используют для хранения наливных грузов. Резервуары изготавливают из стали и железобетона. Их оборудуют люками для выполнения замеров, чистки и ремонта, а также приспособлениями для слива и налива и для выпуска воздуха. Удобны для хранения, погрузки, разгрузки и перевозки наливных грузов специализированные контейнеры массой брутто 30, 20, 10, 5 и 1,25 т.

На складе используют большие верстаки для распаковки, проверки, а также комплектования и упаковки товаров.

При приемке и отправке товаров на складах используют весы: вагонные, автомобильные, крановые, товарные (платформенные), настольные (гиревые, шкальные, шкально-гиревые, циферблатные, электронные).

Для удобства отбора мелких товаров со стеллажей используют разнообразные тележки, столики на колесах, наподобие сервировочных. На такие тележки или столики рабочие выкладывают товары из стеллажей при отборе и везут к месту упаковки. Таким же образом развозят по местам хранения прибывающий мелкий груз. Если работа связана с отгрузками мелкими партиями, применяют весы для взвешивания отправляемых мелкими партиями коробок и указания веса в накладных для расчета стоимости перевозок.

На складах применяют различные инструменты для распаковки ящиков: гвоздодеры, кусачки, ножи. Для упаковки требуются машинки для обтягивания ящиков металлической лентой, машинки для обтягивания коробок клейкой лентой, молотки. Расходные материалы: наполнитель пенопластовый, лента металлическая, лента клейкая, гвозди.

Порядок и этапы создания склада

При создании склада выполняют работы нижеперечисленных этапов.

Просчет и анализ трафика, определение состава целевой аудитории (получателей), конкурентной среды.

Согласование заключения договора аренды или покупки объекта недвижимости

Заключение договора аренды или покупки объекта недвижимости.

Присвоение статуса проекта, назначение руководителей проекта, формирование проектной группы, бюджета проекта, принятие устава проекта, утверждение штатного расписания.

Определение основных этапов проекта, распределение ресурсов проекта.

Тренинг и аттестация ответственных исполнителей проекта «замена в команде».

Утверждение списка компетентности и ответственных исполнителей этапов.

Согласование и утверждение проекта реконструкции (ремонта) и обустройства объекта недвижимости в соответствии с форматом бизнеса и его стандартами.

Заключение договора на установку охранно-пожарной сигнализации, видеонаблюдения и системы контроля кассовых операций.

Заключение договора с подрядной организацией на проведение ремонтно-строительных работ на объекте недвижимости.

Заключение договора на поставку оборудования.

Заключение договора с транспортной компанией.

Заключение договора на покупку ПО (программного обеспечения).

Заключение договора на внедрение ПО.

Заключение договора на поддержку ПО.

Закупка компьютеров, серверов сетевого оборудования, АТС, ККМ. Закупка ОС и серверного ПО. Проводка компьютерной сети. Проверка телефонной сети. Подключение интернета. Настройка сервера: – домен; – шлюз; – пользователь; – почта.

Регистрация ККМ.

Открытие канала связи по телефону, интернету, и горячей линии поддержки, согласно утвержденного списка компетентности.

Постановка бухучета.

Заключение договора на покупку и сопровождение правовой системы «Гарант»

Заключение договора банковского счета. Заключение договор об организации безналичного расчета. Заключение договора предоставления услуг с использованием системы «Клиент – Банк». Заключение договора на инкассацию, доставку наличных денег и ценностей. Заключение договора на прием денежной наличности. Заключение договора предоставления банком «услуг потребительского кредитования». Заключение договора на проведение расчетов на электронном терминале с использованием банковских карт.

Заключение агентского договора со страховыми компаниями.

Ревизия коммунальных услуг и сетей (электроснабжения, канализации и водопровода). Заключение договоров на коммунальные услуги.

Оформление разрешительной документации на объект (СЭС, пожнадзор, управление потребительского рынка и услуг).

Согласование и утверждение проекта наружной рекламы и рекламной поддержки.

Заключение договора на изготовление наружной и внутренней рекламы и средств индивидуализации.

Набор и обучение ключевого персонала, тренинг.

Анализ местных поставщиков товаров на предмет соответствия требованиям и критериям (если имеются).

Заключение договоров поставки товаров с местными поставщиками.

Заключение договоров поставки с рекомендованными поставщиками.

Проработка логистики и организация поставки товаров.

Организация бизнес процессов и процедур их реализации.

Набор и обучение персонала, организация кадрового делопроизводства.

Заказ спецодежды, визиток, баннеров.

Загрузка товарной матрицы и формирование ассортимента.

Закупка товара у поставщиков или обеспечение товаром с центрального склада.

Заключение договора страхования имущества.

Приемка товара и его оприходование.

Оформление зала образцов, выкладка товара и ценников, проверка кассового оборудования, подготовка к открытию.

Подведение итогов.

Согласование и утверждение плана мероприятий по открытию склада.

Проведение приемной комиссии на объекте. Открытие склада.

Просчет и анализ трафика, определение состава целевой аудитории (получателей) по факту.

Опрос получателей, промоакции.

Оптимизация товарной матрицы.

Оптимизация товарно-финансовых потоков и бюджетов.

Отладка форм отчетности и взаимодействия.

Анализ хозяйственной деятельности на первоначальном этапе.

Внесение коррективов в бизнес-процессы.

Закрытие проекта постановки склада «под ключ».

Согласование и утверждение плана сопровождения бизнес – процессов.

Положения

Положение о складе

Склад – отдельная структура, исполняющая только стандартные операции – разгрузка, приемка, размещение, хранение, учет, комплектация партий для отгрузок по заказам, подготовка к отгрузке, погрузка, экспедирование, а также вспомогательные операции по обеспечению жизнедеятельности склада – уборка, ремонт оборудования и помещения и т. д. В крупных складах существует транспортный отдел или экспедиция, организующие отгрузки. На складах имеются учетнорасчетный отдел, сторожевая и пожарная охрана.

Задачи. Прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции. Обеспечение условий для сохранности продукции, находящейся на хранении. Учет продукции, находящейся на хранении.

Основные функции склада.

Функции. Приемка поступающих товаров с проверкой по количеству и качеству. Подготовка претензий на поврежденные и некачественные товары, на недостачу их в получаемых париях. Рассортировка, комплектация, размещение товаров для хранения… Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям. Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции потребителям. Согласование условий поставок продукции по договорам со сторонними организациями. Контроль режимов и способов хранения готовой продукции. Ведение учета продукции на складе. Обеспечение сохранности продукции. Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе. Организация приемки продукции сторонними организациями. Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции. Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции. Учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции. Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда. Координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей. Составление отчетов о загрузке складских площадей. Разработка в установленном порядке расценок на хранение продукции сторонних организаций. Участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий покупателей. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Соблюдение системы хранения и организации запасов во избежание пересортицы, размещение товаров наиболее экономичным способом. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения деталей. Подбор, упаковка и отгрузка товаров по заказам клиентов. Ведение оперативного и финансового учета движения товаров. Контроль изменений номенклатуры поставщиками. Предотвращение накопления неликвидов. Инвентаризация запасов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета. Экспедирование получаемых и отгружаемых партий товаров. Обеспечение жизнедеятельности склада (ремонт помещений, тепло-водо-энергоснабжение и т. д.) Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Анализ результатов деятельности склада по установленным критериям. Эффективное использование объема склада, оптимизация оборудования склада, минимизация расходов, сокращение непродуктивных затрат времени. Подготовка аналитических материалов и прогнозов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.

Права. Склад готовой продукции имеет право: – требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на склад задач; – не принимать на хранение брак, некомплектную продукцию; – давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию склада; – вносить предложения руководству предприятия о привлечении в соответствии с законодательством к материальной и дисциплинарной ответственности работников склада по результатам проверок; – проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции. Заведующий складом вправе знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся складского хозяйства предприятия, а также вносить предложения о поощрении отличившихся работников и наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

Взаимоотношения. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, склад готовой продукции самостоятельно взаимодействует с производственными подразделениями по вопросам получения: – готовой продукции по утвержденной номенклатуре; – документации о сдаче продукции; – данных о запасах продукции на производственных складах; – предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции. С производственно-диспетчерским отделом по вопросам получения: – планов производства или закупок продукции; – норма-тивно-плановых расчетов по определению норм запасов; – сведений о принятии и отгрузке продукции. С бухгалтерией по вопросам получения: – данных о движении продукции; – норм запасов продукции на складе; – норм естественной убыли; – итогов инвентаризации продукции; – документации складского учета; – отчетов об отгруженной контрагентам продукции; – сведений о состоянии запасов продукции на складе; – информации о затратах, произведенных на разгрузку и отгрузку продукции; – сведений о порче, повреждении, гибели продукции; – актов о списании продукции.

Положение об отделе логистики

Служба логистики понимается как организатор исполнения логистических процессов на предприятии, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов предприятия.

Формой организации логистического управления является матричная система управления. Преимущество такой организационной структуры заключается в интеграции двух или нескольких функций в рамках ответственности отдельного менеджера. Например, менеджер отвечает и за логистику, и за маркетинг товаров и подотчетен двум функциональным руководителям. Такие менеджеры могут иметь неограниченные полномочия и нести полную ответственность за удовлетворение нужд потребителей.

Предприятие в повседневной деятельности управляется на основе функциональной структуры управления. Однако для решения конкретных разовых проблем под руководством службы логистики на короткий срок создают матричные команды из служащих, выполняющих разные функции. Например, разработка многих логистических процессов и инструкций требует участия специалистов разных служб.

Цели. Организация деятельности предприятия в области логистики для достижения конкурентных преимуществ на рынке.

Задачи. Сбор, обработка и анализ организационной, технической и финансовой информации о деятельности российских и зарубежных организаций, работающих в сфере интересов предприятия. Планирование, организация, контроль и управление материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья, материалов и готовой продукции до потребителей в соответствии с их интересами и требованиями, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации. Обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции в соответствии с заключенными договорами. Разработка рекомендаций и предложений по организации деятельности соответствующих служб предприятия с целью оптимизации затрат при доведении материальных и информационных потоков от продавцов к покупателям. Осуществление контроля за товарными и информационными потоками с учетом комплексного подхода по схеме: «нужный товар – в необходимом количестве – необходимого качества – в нужное время – в нужное место с минимальными затратами». Осуществление организации, планирования и контроля внешнеэкономической деятельности организации на стадиях: – заключения договоров; – поставки продукции в соответствии с заключенными договорами; – таможенного оформления товаров; – ведения учета и отчетности на складах. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется начальником отдела.

Функции. Проведение необходимых мероприятий по заключению договоров с иностранными и российскими партнерами (сбор информации, установление деловых контактов, разработка планов совместной работы). Разработка совместно с техническими и экономическими службами организации планов сотрудничества с отечественными и зарубежными предприятиями; контроль исполнения этих планов. Участие в подготовке материалов к заключению договоров с поставщиками и потребителями. Разработка мероприятий по реализации соглашений, достигнутых во время переговоров с российскими и зарубежными фирмами. Сбор, накопление и анализ информации по международному опыту в решении отдельных проблем в области логистической деятельности. Контроль выполнения поставщиками обязательств по заключенным договорам (сроки поставок, цены, количество, качество, номенклатура и т. п.). Организация, планирование и контроль в обеспечении деятельности складского хозяйства. Предъявление через юридический отдел претензий, штрафных санкций к заказчикам за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов.

Функции службы:

Участие в разработке стратегии развития предприятия. Разработка мер по развитию организационно – технических возможностей предприятия по организации, управлению и исполнению логистических операций. Постановка задач для развития информационной системы. Разработка и внедрение совместно с другими службами рациональных форм организации и методов выполнения бизнес-процессов, по совершенствованию документооборота, обработки информации, контроля прохождения документов, по применению технических средств управления. Участие в составлении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций исполнителей и их корректировке по мере необходимости.

Оказание методической помощи структурным подразделениям в оптимизации бизнес-процессов и повышении их эффективности на отдельных рабочих местах, участках, в подразделениях, на предприятии. Изучение передового опыта в области логистики, разработка предложений по его использованию, содействие их внедрению. Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов. Участие в выборе базисных условий поставки и разработка транспортных условий контрактов.

Участие в выборе специализированных фирм – транспортных, экспедиторских, страховых и др. и заключение соответствующих соглашений. Организация выполнения вспомогательных операций по контрактам (упаковка, маркировка, таможенные операции, страхование и т. д.). Участие в выборе оптимальных маршрутов и способов доставки. Организация обеспечения координации и взаимодействия перевозчиков с другими субъектами логистической цепи (экспедирование, хранение, таможенные операции и т. д.). Организация страхования от рисков гибели или повреждения товара. Участие в составлении претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики. Организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации. Организация расчета и учета расходов, связанных с доставкой товара. Организация контроля движения товаров. Организация обеспечения удовлетворения требований заказчиков по качеству логистических операций. Организация осуществления страховых и таможенных операций. Обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью операций.

Операции:

• координирует технологический процесс (поступление товаров на склад, отгрузку товаров со склада, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу товаров на склад, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складе), оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия.

• управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта, транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки.

• определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок;

• организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ);

• обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса;

• анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов.

• организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов;

• обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне);

• разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание;

• осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания;

• обеспечивает уплату таможенных платежей.

• обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков;

• организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении.

Разрабатывает и контролирует процессы приемки:

• повышение эффективности управления приемкой с помощью информационных технологий;

• расчет необходимого количества разгрузочных постов;

• расчет количества дней от момента заказа до поступления товаров;

• процесс приемки продукции по количеству;

• процесс приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

• документы, заполняемые при приемке продукции на склад;

• сроки приемки продукции по количеству;

• процесс приемки продукции по качеству;

• процесс приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

• нормативные документы, регламентирующие приемку товаров на склад;

• нормативные сроки приемки товаров по качеству.

Разрабатывает и контролирует процессы хранения:

• размещение;

• укладка;

• поддержание условий хранения;

• отбраковка по срокам хранения;

• отбраковка при случайном повреждении;

• отбраковка при ухудшении качества;

• естественная убыль;

• потери при повреждении тары (емкостей);

• хищения;

• списание;

• учет;

• инвентаризация.

Разрабатывает и контролирует процессы отгрузки:

• процесс отбора товаров с мест хранения;

• процесс комплектации партий в зоне комплектации и контроля;

• процесс контроля правильности отбора товаров для партий по количеству и качеству;

• процесс пополнения партий в случае недостачи или необходимости замены некачественных товаров;

• документы, заполняемые при отгрузке товаров;

• сроки отбора, комплектации, контроля и упаковки товаров для отгружаемых партий;

• процесс проверки товаров по качеству;

• нормативные документы, регламентирующие отгрузку;

• повышение эффективности управления снабжением с помощью информационных технологий;

• расчет необходимого количества погрузочных постов;

• расчет количества дней от момента заказа до погрузки.

К обязанностям службы также относится:

• выработка критериев для принятия решений о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL);

• расчет, учет и анализ затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение;

• постановка задач для компьютеризации процессов подготовки товаросопроводительной и расчетной документации, контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации.

• определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.;

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования.

Служба контролирует и пополняет базу данных и библиотеку следующей информации:

• порядок взаимодействия систем страхования грузов и ответственность перевозчиков;

• правила транспортного страхования грузов;

• порядок организации и осуществления многоступенчатых грузовых перевозок под таможенным контролем с использованием различных видов транспорта;

• порядок упрощения формальностей при таможенном оформлении и сопровождении международных грузовых перевозок в рамках деятельности международного экспедитора;

• порядок организации и осуществления международных автомобильных перевозок;

• порядок работы с бездокументными и невостребованными грузами;

• концепция единого информационного пространства участников международной грузовой перевозки;

• классификация опасных грузов;

• маркировка упаковки и транспортных средств;

• основные требования к хранению, транспортировке, погрузке и разгрузке опасных грузов;

• особенности перевозки опасных грузов;

• меры защиты при перевозке опасных грузов;

• международные нормативы и коды, регламентирующие перевозки опасных грузов;

• правила приемки товаров по количеству и качеству;

• правила отгрузки товаров;

• правила претензионной работы.

Права. Требовать от соответствующих служб предприятия предложения, рекомендации, материалы, отчеты, техническую и экономическую документацию о работе, связанной с иностранными и российскими фирмами, организациями и отдельными специалистами. Требовать от подразделений предприятия представления материалов (заявок, норм расхода и т. п.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела. В рамках, определяемых руководством и должностными инструкциями, представлять предприятие в контактах с российскими и иностранными организациями и фирмами, вести соответствующую переписку. Контролировать правильность организации хранения товаров (сырья, материалов) подразделениями организации, представлять руководству организации предложения о наложении взысканий на работников, допустивших нарушение установленных требований. Представлять в юридический отдел предприятия материалы с целью предъявления претензий к поставщикам, при нарушении обязательств по договорам. Требовать исполнения подразделениями предприятия предложений отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением.

Положение о службе закупок и управления запасами

Основные функции службы.

Закупки и управление запасами. Размещение заявок у поставщиков, работа с поставщиками по коммерческим вопросам. Организация приемки товаров по качеству. Подготовка претензий поставщикам по полученным партиям. Анализ движения запасов, контроль остатков и страхового запаса. Управление запасами на собственных складах с учетом анализа движения запасов, истории и тенденции развития продаж, объемов и номенклатуры крупных заказов, сроков поставок, колебаний спроса, сезона, мер по продвижению товаров, и т. д. Расчеты с поставщиками. Расследование причин неудовлетворения заказов поставщиками, аннуляции или задержки поставок. Формирование базы данных о поставщиках. Формирование базы данных о закупленных товарах. Распределение запасов по заявкам дилеров, субдилеров и агентов. Контроль удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности. Контроль рентабельности по каждому товару. Контроль неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Подготовка аналитических материалов для выработки решений по управлению деятельностью. Повышение квалификации персонала.

Положение о службе реализации

Основные функции службы.

Реализация товаров подразделениям своего Предприятия и корпоративным клиентам. Формирование базы данных о потребителях – оптовых клиентах. Регистрация упущенных продаж и анализ причин. Консультирование заказчиков. Оформление счетов и товаросопроводительных документов. Контроль поступления платежей. Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Контроль сроков рассмотрения претензий, контроль исполнения результатов рассмотрения. Контроль соотношения затрат и доходов. Развитие деятельности. Статистика продаж по каналам сбыта Статистика результатов деятельности по установленным критериям. Прогноз возможностей на предстоящий период. Разработка предложений по повышению конкурентоспособности предприятия. Подготовка аналитических материалов для выработки решений по управлению деятельностью. Повышение квалификации персонала.

Положение о службе хранения

Служба хранения выполняет:

• в части, завершающей приемку – размещение и укладку принятых товаров по местам хранения, их приходование;

• в части, обеспечивающей хранение – учет товаров, инвентаризацию, поддержание условий хранения, технологические операции (например, перелопачивание, проветривание, замену поврежденной упаковки и т. д.), контроль качества;

• в части, обеспечивающей отгрузку – отбор товаров по заказам на основании комплектовочных ведомостей, передачу отобранных товаров в зону отгрузки.

Если раскладка и отбор товаров происходит ежедневно, то операции раскладки и отбора поручают разным сотрудникам. Раскладкой занимаются кладовщики участков и их сотрудники, отбором – комплектовщики.

Положение о приемной комиссии

Если поступление товаров на склад предприятия является постоянным процессом – грузы поступают ежедневно небольшими объемами или еженедельными крупными партиями или ежемесячными количествами, требующими длительной приемки, то приказом по предприятию назначается постоянно действующая комиссия по приемке поступающих товаров и службы, обеспечивающие приемку – грузовая служба, лаборатория по проверке качества, служба оформления претензий и определяется порядок распределения техники и трудовых ресурсов. Если поступление товаров происходит периодически и постоянная приемная комиссия не требуется, то приказом по предприятию постоянные обязанности председателя приемной комиссии возлагаются на одного из руководителей, которому предоставляются полномочия назначать приемную комиссию по мере необходимости, привлекать обеспечивающие службы. В обоих случаях председателю приемной комиссии предоставляется право подписи документов, связанных с приемкой товаров, право привлекать сторонних специалистов или лаборатории для контроля качества, независимых экспертов и общественные организации. В обоих случаях назначение и состав приемной комиссии оформляются письменным приказом. В приказе отдельным пунктом указываются сотрудники, которым предоставлено право подписи приемных актов, протоколов проверки (анализа, тестирования) качества и претензий, для того, чтобы подписи этих членов комиссии имели законную силу для оприходования товаров или для предъявления претензий поставщикам и возможных арбитражных разбирательств.

Примерный состав приемной комиссии:

• председатель комиссии;

• товароведы;

• эксперты по качеству;

• работники для распаковки, перемещения, пересчета, взвешивания и т. д.;

• обработчики документации.

Председатель приемной комиссии организует выполнение следующих подготовительных работ:

• заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных), а также независимых экспертов в сложных и спорных случаях;

• подготовка оборудования для вскрытия тары, распаковки, анализов, тестирования или диагностики поступающих товаров;

• определение технологии и исполнителей приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу, соответствия сопроводительной документации договору закупки, подготовки претензий перевозчикам;

• определение технологии и сроков приемки товаров, подготовки материалов для претензий поставщикам;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

• определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для приемки по количеству и качеству;

• определение порядка передачи принятых товаров для размещения и хранения;

• планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки.

При организации приемки по количеству предприятие-получатель обязано:

• создать для правильной и своевременной приемки продукции условия, при которых обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений продукции;

• обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции, хорошо знали Инструкцию П-6, а также правила приемки продукции по количеству, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими нормативными актами и договором поставки данной продукции;

• обеспечить точное определение количества поступившей продукции (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.);

• систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена приемка продукции по количеству, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

При организации приемки по качеству и комплектности предприятие-получатель обязано:

• создать условия для правильной и своевременной приемки продукции, при которых обеспечивалась бы ее сохранность и предотвращалась порча продукции, а также смешение с другой однородной продукцией;

• следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

• обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, хорошо знали и строго соблюдали Инструкцию П-7, а также правила приемки продукции по качеству и комплектности, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

• систематически осуществлять контроль работы лиц, на которых возложена приемка продукции по качеству и комплектности, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

Полномочия для приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу обычно предоставляются экспедиторам, приемщикам груза, входящим в состав приемной комиссии, утвержденной приказом по предприятию и работающим совместно с грузовой службой.

Полномочия для приемки товаров от поставщиков по количеству предоставляются экспедиторам, товароведам, кладовщикам, включенным в состав приемной комиссии. В одних случаях приемкой целесообразнее заниматься представителям службы хранения (мелкий товар, дорогой товар, специфичный товар и т. п.), в других – экспедиторам (приемка товара на складе поставщика, лесоматериалы, металлопрокат, насыпные и наливные грузы и т. п.). Приемкой товаров от поставщиков по качеству всегда целесообразнее заниматься уполномоченным специалистам (товароведы, эксперты, специалисты по анализам и т. д.).

Положение о службе подготовки отправок

Если отправка товаров со склада предприятия является постоянным процессом – грузы отправляются ежедневно большими объемами, или еженедельными крупными партиями, или ежемесячными количествами, требующими длительной комплектации, то приказом по предприятию назначается постоянно действующие бригады или службы отборщиков, комплектовщиков, контролеров, упаковщиков обеспечивающие подготовку партий к отгрузке. В выполнении отгрузок участвуют следующие специалисты, группы специалистов и службы:

• кладовщики;

• начальники смен;

• диспетчеры;

• отборщики (комплектовщики);

• группа контролеров: товароведы, контролеры, лаборатория, служба испытаний, служба образцов и стандартов;

• группа оформления товаросопроводительной документации.

Эти бригады или службы передают полностью подготовленные партии грузов экспедиции, которая совместно с грузовой службой осуществляет отправку партий перевозчикам.

Положение о службе контроля

Контролеры по количеству проверяют количества товаров, поступившие от поставщиков, а также отобранные комплектовщиками для отправки. Контролеры по количеству – обычно сотрудники склада.

Контролеры по качеству проверяют качество поступивших или отобранных товаров по установленным правилам. Контролеры по качеству – чаще сотрудники отдела (лаборатории) качества.

После проверки партий контролерами дается разрешение на раскладку в зоне хранения или на комплектацию партий и упаковку.

Положение о службе упаковки

Служба упаковки может быть крупным цехом упаковки, если склад принадлежит производственному предприятию. На складах посредников собственно упаковка производится только при повреждении оригинальной упаковки или при переупаковке, если она предусмотрена. Основной работой является формирование и упаковка грузовых модулей и партий. В составе службы работают упаковщики, грузчики, технологи.

Служба упаковки решает следующие задачи:

• определение технических требований к упаковке и маркировке, обеспечивающих сохранность груза при транспортировке, погрузочно-разгрузочных работах и складировании; [6]

• определение номенклатуры товаров, требующих упаковки, выбор и заказ соответствующих видов упаковки, закупка автоматизированных линий или станков для упаковки, материалов и инструментов для упаковки;

• определение грузовых модулей, выбор средств для формирования грузовых модулей: коробка, ящик, контейнер, мешок, поддон с обтягивающей лентой и защитной пленкой, и т. д. обеспечение бесперебойного снабжения материалами для формирования грузовых модулей;

• выбор вида тары, упаковки и маркировки при подготовке к отгрузке товара;

• обеспечение безопасности и сохранности товаров на складе и в пути;

• оценка влияния каждого элемента (тара, упаковка, маркировка) на общие издержки логистической системы;

• постановка задач для компьютеризации процессов контроля наличия упаковочных материалов и средств, учета и анализа изменений.

Положение об экспедиторской службе

Экспедиторская служба – посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна при хороших контактах с сотрудниками служб логистики, закупок, продаж и склада, с поставщиками, заказчиками, с перевозчиками. Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости – своих экспедиторов на складах поставщиков. Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Среди операций экспедиторской службы:

• составление графиков поступления грузов;

• заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств для доставки грузов из порта, с желдорстации, аэропорта;

• подготовка распоряжений о выделении места для разгрузки, бригад и техники для разгрузки;

• извещение приемной комиссии о дате готовности груза к приемке;

• проверка соответствия тары, упаковки и маркировки поступающих грузов.

Функции службы:

Организует выполнение доставки грузов с гарантией сохранности на условиях и в сроки, обусловленные договором транспортной экспедиции, договором перевозки грузов и другими договорными обязательствами с грузовладельцем. Координирует взаимодействие всех участников обработки грузов. Составляет технологические и экономические обоснования транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов. Организует выполнение разгрузки и погрузки товаров, их перевозки. Организует фрахтование транспортных средств (автомобилей, вагонов, морских и речных судов, авиатранспорта), производит контроль за экспедиторской (отправительской) маркировкой грузов и пломбированием перевозочных средств, контейнеров, хладо-камер, бункеров и других помещений хранения. Обеспечивает отслеживание хода выполнения погрузочно-разгрузочных, перегрузочных, перевалочных, складских и упаковочных работ, соблюдения сроков и условий хранения, накопления и выдачи грузов. Оформляет товарнотранспортные и другие сопроводительные документы на всех этапах реализации транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов, грузовые таможенные декларации и другие документы, необходимые для таможенной очистки грузов, в соответствии с установленными требованиями. Оформляет документы, связанные со страхованием грузов, коммерческие и другие акты в соответствии с установленными формами в случаях прибытия грузов и перевозочных средств в поврежденном состоянии (порча и (или) недостача грузов и грузовых мест, поврежденные пломбы, пломбозапорные устройства или их отсутствие). Рассчитывает провозные платежи и сборы. Информирует склад о движении грузов. Производит в установленном порядке переадресовку грузов, организует реализацию невостребованных грузов, а также, при необходимости, работу по розыску грузов, транспортных средств.

Сотрудники должны знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, относящиеся к транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности; международные соглашения и конвенции по транспорту; подвижной состав видов транспорта; технологию и организацию транспортно-экспедиционного обслуживания; эксплуатационные возможности транспортных путей и терминальных систем; методы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов с использованием логистических систем; организацию транспортной инфраструктуры (пропускные и провозные возможности дорог, морских, речных портов и пристаней, аэропортов, транспортных узлов); действующие системы тарифов, налогов, скидок и льгот на перевозки, таможенных и страховых платежей; методы определения стоимости доставки грузов; порядок заключения договоров, оформления товарно-сопроводительных, транспортноэкспедиционных платежных, страховых и претензионных документов; основы товароведения; правила перевозок на всех видах транспорта; правила и нормы экологии и безопасности движения на транспорте; основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации в части, необходимой для организации транспортноэкспедиционной деятельности.

Положение о претензионной службе

Претензионная служба решает следующие задачи:

• определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

• определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;

• организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;

• определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;

• определение порядка работы с арбитражем в случае предъявления исков;

• определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража;

• определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения для оценки качества товаров и работы склада или поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров;

• постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий;

• операции по учету удовлетворения претензий.

Положение о диспетчерской службе

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

• определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Функции службы:

Осуществляет оперативное регулирование деятельности подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений необходимыми материалами, оборудованием и погрузочно-разгрузочными средствами. Собирает и обрабатывает информацию на грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки о наличии грузов. Распределяет исполнителей по объектам работ. Осуществляет оперативный контроль за ходом складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства.

Положение о грузовой службе

Грузовые службы существуют у всех крупных предприятий, получающих и отправляющих грузы – промышленных, транспортных, заготовительных, добывающих, торговых и т. д.

Структура грузовой службы

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Современные требования совершенствования логистики грузопотоков в целях сокращения сроков выполнения грузовых операций и расходов на них повысили значимость качества управления грузовыми службами, подготовки кадров для них, обеспечения их техническими средствами и оргтехникой. Грузовая служба предприятия может быть структурно отдельной, может входить в структуру транспортного отдела. Большие грузовые потоки требуют специализации подразделений, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы и перевозки внутри своего предприятия.

Грузовая служба выполняет следующие основные функции.

• контакты с отправителями и перевозчиками, определение даты поступления груза, необходимости дополнительных перевозок (например, от желдорстанции до склада и т. п.);

• определение необходимого состава бригад и машин для разгрузки и размещения груза;

• определение технологии разгрузки, приемки и размещения груза (обычная или новая при новом виде груза);

• оформление документов по приемке груза от перевозчиков, претензий к перевозчикам;

• контакты со складом и цехами, получение указаний на отправку грузов и партий для отгрузки;

• определение необходимого состава бригад и машин для погрузки;

• определение технологии погрузки (обычная или новая при новом виде груза);

• оформление документов и сдача грузов перевозчикам;

• составление графика работ;

• инструктаж исполнителей;

• производство работ;

• размещение товаров по местам хранения (для крупногабаритных и специальных грузов).

Обязанности груз-менеджера

Руководитель грузовой службы должен знать:

• технические условия погрузки и крепления, открепления и разгрузки грузов;

• правила транспортирования, упаковки и маркировки грузов;

• порядок и технологию взвешивания грузов, содержания и технического обслуживания весовых приборов;

• правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах;

• грузовую перевозочную и коммерческую документацию, правила ее хранения и оформления;

• правила перевозок грузов;

• основы планирования перевозок, организации труда и управления производством;

• правила охраны грузов в пути;

• инструкцию о порядке расследования и учета несчастных случаев, связанных с производством;

• основы трудового законодательства; положение о рабочем времени и времени отдыха работников предприятия.

Руководитель грузовой службы:

• определяет потребность в транспортных средствах под погрузку и заказывает их;

• контролирует соблюдение технических условий погрузки и крепления грузов, выполнение норм простоя транспортных средств под грузовыми операциями, правильность оформления грузовых перевозочных документов и учета погрузочно-разгрузочных работ, ведение претензионной работы;

• привлекает специалистов других структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено технологией операций);

• обеспечивает эффективное использование производственных площадей и погрузочно-разгрузочных средств;

• осуществляет руководство и оперативное планирование работы грузовой службы;

• обеспечивает выполнение планов погрузки, выгрузки грузов, сортировки, сохранность грузов и их своевременный вывоз;

• анализирует выполнение оперативного плана и основных показателей работы;

• разрабатывает в соответствии с сетевым планом формирования графики приема к перевозке контейнеров и мелких отправок по направлениям;

• участвует в разработке, пересмотре и контролирует выполнение технологического процесса;

• разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению простоя транспортных средств и обеспечению своевременного вывоза грузов;

• проводит необходимые мероприятия по предупреждению несохранности грузов при перевозке, погрузке, выгрузке;

• обеспечивает исправное содержание погрузочно-разгрузочных площадок и весовых приборов;

• принимает участие в контрольных перевесках, погрузках и выгрузках грузов;

• участвует в расследовании случаев травматизма, связанных с выполнением погрузочно-разгрузочных работ;

• организует и проводит работу по повышению уровня технических и экономических знаний работников грузовой службы;

• контролирует соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

Положение о компьютеризации

Основные задачи :

– обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований;

– использование современных компьютерных технологий;

– обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.).

– привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

– постановка задач для адаптации и развития купленной системы;

– внедрение программных продуктов;

– обучение персонала работе с программным обеспечением;

– обеспечение целостности баз данных;

– обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;

– защита информации от несанкционированного доступа;

– обеспечение технической исправности оборудования.

Организационным и технологическим основанием для автоматизации являются корпоративные, отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, Предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает серьезные конкурентные преимущества.

Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность Предприятия при работе с большим потоком разнообразных грузов. Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации логистических процессов.

Задачи развития компьютерной системы:

• автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

• построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

• объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

• повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

• улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

• создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

• гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями.

Необходимы возможности системы:

• идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матчкоду;

• поддержка серийных номеров;

• поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

• поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);

• многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

• мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

• мониторинг оплаты;

• поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;

• автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

• резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

• автоматическое формирование рекламаций;

• автоматический импорт данных из прайслистов поставщиков в различных форматах;

• поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

• инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

• контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

• поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

• учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

• контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;

• планирование платежей;

• сквозной просмотр данных.

Управленческая подсистема должна включать:

• внешние инструменты построения отчетности:

• возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

• табличные и моделирующие программные продукты.

• графические системы создания отчетности:

• интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

• графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля "финансовые отчеты".

Система должна управлять потоком снабжения сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками Предприятия:

• формирование процесса снабжения сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

• управление сквозным планированием снабжения сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

• автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

• автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

• поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

• автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

• поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

• поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

• возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее", “скользящее среднее", “FIFO", “MinCost" и “MaxCost";

• распределение товара по партиям вручную;

• учет неотфактурованных поставок.

• возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

• истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

• наступление точки заказа;

• истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

• отсутствие товара на складе;

• продажа отсутствующего товара;

• изменение статуса заказа;

• и другие.

Для эффективного управления необходима быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом. Параметры контроля для управленческих решений руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По операциям:

• тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

Возможности для управления приемкой

В компьютерной системе должна быть функция «подготовка склада к приемке и размещению товара». Информация о планируемой приемке в виде спецификаций товаров или их штрих-кодов вводится в систему и позволяет рассчитать и выполнить:

• распечатать этикетки на товар или паллеты;

• подготовить паллеты;

• привлечь дополнительные ресурсы (сотрудники, оборудование) для приемки товара;

• подготовить складские площади к размещению товара как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения (например, компрессия склада или подпитка активной зоны).

В системе должны учитываться следующие основные операции, связанные с приемкой:

• спецификация товара, ожидаемого по договору;

• ввод уведомления об отгрузке;

• фиксирование информации о выставлении счета поставщиком;

• отслеживание этапов транспортировки груза,

• учет таможенных, транспортных и прочих затрат;

• приемка товара на склад, автоматический контроль соответствий с заказом на поставку и выставленным счетом;

• приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования или без нее;

• внутренняя либо стандартная маркировка товара этикетками со штрих-кодом;

• оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;

• внутрискладские перемещения;

• отслеживание возвратов и рекламаций.

Для управления процессами контроля качества товаров компьютерная система должна обеспечивать:

• возможность автоматической отправки на контроль качества заданного процента от количества товара при приеме его на склад;

• создание заданий на отправку товара на контроль качества;

• подтверждение отправки товара на контроль качества;

• возможность отбраковки поврежденного товара при приеме для списания или возврата;

• возможность приостановить размещение всей партии пришедшего товара (задержать в зоне приема) до окончания контроля качества ее части;

• списание товара, возврат поставщику, размещение проверенного товара на складе;

• отчеты о контроле качества товаров: об отправке на контроль, размещении на складе проверенного товара, возврате и списании товара.

Разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.

Система должна поддерживать любые документальные процедуры складского оприходования товаров.

Модуль системы «Приход» позволяет:

• составлять приходные накладные от поставщиков;

• импортировать приходные накладные от внутренних поставщиков;

• составлять возвратные накладные от клиентов;

• производить расчет приходных цен;

• составлять акты приемки товаров на склады;

• составлять накладные списания;

• составлять передаточные накладные.

• Модуль «Приход» ведет следующие журналы:

• журнал приходных накладных;

• журнал актов приемки товаров на склад;

• журнал накладных списания;

• журнал передаточных накладных.

Размещение

Формирование задания на размещение товара выполняется таким образом, чтобы его дальнейший отбор происходил наиболее оптимально. Обычно склад делится на области, в которых товар размещается в соответствии с ABC – классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.).

Для каждого товара задаются индивидуальные приоритеты размещения:

• размещение товара в свободные ячейки;

• размещение товара в занятые ячейки к такому же товару;

• размещение товара в занятые ячейки к любому другому товару;

• закрепление определенной ячейки за конкретным товаром;

• другие приоритеты.

При размещении производится автоматический расчет заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.). Исходя из этой информации, компьютерная система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Должна быть предусмотрена возможность формирования технологических маршрутов и технологических карт на выполнение размещения, возможность разработки вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения размещения.

Для размещения система выполняет:

• поиск оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек);

• возможность указания пользователем предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара;

• генерация задания на размещение товаров на складе для хранения;

• формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;

Подтверждение размещения товара:

• прямое размещение товара в заданную ячейку;

• отчет о принятых товарах.

Топология склада представляется в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение зон и мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе). Каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар). Оптимизационные алгоритмы системы рассчитывают размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора. Оптимизация размещения выполняется с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе и контроль степени заполнения мест хранения для уплотнения. Выполняется контроль сроков хранения товарных позиций, партионный учет, учет стоимости хранения и обработки груза. Должна контролироваться совместимость товаров на складе.

Например, нужно исключать возможность нахождения одного и того же товара с разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения вероятности ошибки при его отборе.

При графическом отображении состояния склада на монитор выводится:

• наглядное отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

• отчет о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

• отчет о загруженности области склада по владельцам товара;

• отчет о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

• автоматическое обновление и печать графических отчетов.

Для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей необходимы следующие базы данных.

База данных ожидаемых поставок закупленных товаров. Записи должны поддерживаться для каждого товара, отображая законтрактованные количества, товары в пути, контрактные условия и записи о поставках в соответствии со сроками, оговоренными с поставщиками. Эта информация используется для прогнозирования потребности в рабочей силе и механизмах для разгрузки и приемки товаров.

База данных состояния производственных процессов разгрузки и приемки. Она содержит информацию о сроках выполнения, завершенных и оставшихся операциях.

Необходимость использования этих баз данных обеспечивает большую эффективность и большую точность в выполнении всей совокупности логистических функций, поскольку персонал, использующий специальные данные, будет лучше обучен и получит большие возможности для оптимального управления логистической системой в целом.

Использование этих баз данных необходимо для обеспечения интеграции:

• планирования логистических операций приемки с планированием деятельности всего предприятия;

• операций по логистике приемки с другими операциями, осуществляемыми предприятием;

• информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;

• информационных технологий с компаниями-партнерами.

Для обработки возвратов товаров и тары поставщикам необходимо:

• полное отслеживание возвратов по поставщикам и товарам;

• деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;

• возможность установки обязательной авторизации возврата товаров;

• отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным поставщиком;

• возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату".

Возможности для управления хранением

Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать:

• контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;

• систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;

• поддержку стандартов автоматизации документооборота это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;

• наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

• подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

• подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);

• подготовку отчета о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

• сопровождение единиц измерения;

• сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);

• возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;

• сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);

• подготовку отчета о наличии товара на складе;

• подготовку отчета о перемещении товара по складу;

• подготовку отчета о приеме товара на склад;

• подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;

• подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах.

• подготовку отчета о выявленнной пересортице, недостаче;

• выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);

• возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

• партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;

• неограниченное число участков хранения;

• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.

Базы данных, необходимые для управления хранением

БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.

Возможности для управления обработкой заказов

Обработка полученных заказов должна включать следующие операции:

• проверка кредитоспособности заказчика;

• проверка доступности запасов;

• подтверждение приема заказов;

• модификация заказов;

• обсчет заказов;

• оповещение клиентов о состоянии заказов;

• детализация цен и ценовых скидок;

• оформление договоров (спецификаций) на продажу; • выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке

Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

• код заказчика;

• код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

• код группы товаров;

• код (номер, артикул) товара;

• количество товара;

• код пункта назначения;

• код вида транспорта;

• код упаковки;

• и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

• коды заказчиков;

• коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

• коды группы товаров;

• коды (номер, артикул) товара;

• коды пунктов назначения;

• коды видов транспорта;

• коды упаковки;

• коды условий сделок;

• коды условий поставок;

• коды приоритетов;

• коды особенностей обработки и др.;

• коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

• и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

• инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

• техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: «Клиент процесса должен выполнять этот процесс». Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen" ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Дифференциация заказов

Концепция Lean Manufacturing [7] рассматривает предприятие как открытую систему , важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно настраивать их на необходимость предварительных заказов.

Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.

Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения:

Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки – авиа или авто.

Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые не должны быть крупными , поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 часов до 18 часов дня, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей.

Код (03) Обычные заказы. Обычными заказами считаются заказы, которые не должны быть мелкими , поступающие поставщику в течение рабочего дня, комплектация выполняется в течение 1–2 дней, а отгрузка осуществляется не позднее 3-го дня с даты поступления заказа. Иногда оговаривается, что отгружаются еженедельные партии по четвергам. Для регулярного пополнения запасов у клиентов. Рекомендуется размещать заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж\д или авто.

Код (04) Месячные заказы. Месячными заказами считаются заказы, которые содержат заранее согласованный перечень товаров на длительный срок; они не должны быть мелкими и срочными. Месячные заказы имеют согласованный график поставок (ежемесячные партии в 1-ю неделю месяца и т. п.). Для ежемесячного пополнения запасов у клиентов. Рекомендуется размещать месячные заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж\д.

Код (05) Пробные заказы на новые товары. Такими заказами считаются заказы, которые:

• допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

• являются предварительными и требуют подтверждения поставщика;

• являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика.

• Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж\д или авто.

Код (Об) Первичные заказы новых клиентов. Такими заказами считаются заказы, которые являются твердыми, но:

• отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какойлибо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.)

• разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика;

• отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.).

Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж\д или авто, по указанию заказчика.

Код (07) Заказы на впервые продвигаемые поставщиком на рынок товары. Это проекты спецификаций товаров к возможным договорам. Они составляются коммерческой службой и обрабатываются как заказы с соответствующими признаками. Товары резервируются на сроки действия предложений. После того, как коммерческое предложение станет реальным договором, его спецификация корректируется в соответствии с изменениями при заключении договора и обрабатывается как реальный заказ соответствующего типа. Контролируются начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в модуль "формирование коммерческих предложений" с функциями ввода и корректировки. Принципы размещения и выполнения сообщаются дилерам, когда поставщик объявляет продвижение товаров.

Код (08) Коммерческие предложения без обязательств. Это спецификации свободных предложений «на перспективу». Обработка ведется без резервирования количеств и сроков. Если такое предложение будет принято заказчиком, оно обрабатывается как новая заявка.

Код (08) Заказы, вид которых определяет приемщик. Это заказы, не подпадающие под вышеперечисленные категории. Приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр. Это могут быть внутренние заказы, заказы с нестандартными условиями и т. п.

Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды.

Типовые заказы:

• заранее согласованный перечень товаров;

• запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж.

Будущие заказы:

• вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

• планируемые заказы;

• предварительные заказы, требующие подтверждения.

Отложенные заказы:

• разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;

• полное стоимостное отслеживание и отчетность;

• возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования.

Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить:

• обработку заказов потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для приоритетных клиентов;

• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, официальные дилеры – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин дистрибьютора (если есть)– 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Необходимо обеспечить возможность настройки заказов и строк заказов при обработке на:

• неоднократные отгрузки;

• несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

• разные методы отгрузки;

• разные исходные склады хранения товаров.

Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели -3%, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые.

Возможности для управления отгрузками

Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:

• возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;

• расстановка заказов по приоритетам заказчиков; • приоритеты на уровне отложенных заказов;

• приоритеты товаров;

• подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

• подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

• просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

• подтверждение, основанное на доступности по дате;

• возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

• подтверждение запасов по будущим заказам;

• установка разного времени резервирования на разных складах.

Файл заказов обрабатывается в несколько этапов: Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых неизвестны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, не хранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет “ненормальные" заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных" количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное" количество, превышающее спрос в 3 и более раз. В случае заказа “ненормальных" количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.

Распределение запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.

Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета , такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.

Последовательность обработки заказа:

новый заказ +невыполненный заказ – слияние – решение о приоритете распределения – решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов – распределение запаса – перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам)

Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть “переброшены" в другой.

Резервирование запасов

Система должна обеспечивать:

• подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

• подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

• просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

• подтверждение, основанное на доступности по дате;

• возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

• подтверждение запасов по будущим заказам;

• установка разного времени резервирования на разных складах;

• гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.

Управление позициями заказов

В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам – ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа – до отбора, до упаковки или до отгрузки.

Поэтому необходимы:

• разные категории задержки отгрузки и их отслеживание; • возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;

• возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;

• возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;

• поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;

• контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;

• поддержка сообщений о кредитоспособности; • возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;

• возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;

• отслеживание аннулированных заказов.

Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов на:

• неоднократные отгрузки;

• несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

• разные методы отгрузки;

• разные исходные склады хранения товаров.

Увязка со складскими операциями

Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:

• гибкий выбор момента печати;

• возможности по сортировке строк;

• возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;

• разделение между различными складами;

• инструкции для опасных или хрупких товаров.

Управление заданиями персоналу Необходимо обеспечение возможностей:

• поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);

• распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;

• возможность пропустить задание и получить следующее; • возможность подтверждение задания путем сканирования штрих кодов товара и ячеек;

• получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;

• просмотр операций, выполненных данным рабочим. Сортировка и упаковка товара Система должна обеспечивать:

• управление зонами сортировки и упаковки;

• возможность осуществления консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке;

• поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер); • возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам;

• создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку;

• печать упаковочных листов, маркировка штрих кодами коробок/контейнеров;

• возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров;

• отгрузка коробок и контейнеров со склада;

• отчет об упакованных товарах.

Обработка возвратов

• полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам; • деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;

• возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;

• отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;

• возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита;

• возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату".

Дополнительные возможности

• отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе; • возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;

• мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;

• возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;

• определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.

Необходимость аналитических программ для управления.

Опыта руководителей недостаточно, необходимо отслеживание тенденций во всех процессах, чтобы принимать своевременные решения.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства:

• тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения доли срочных поставок (это негативный показатель) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• и другие.

БД знаний для логистического управления

БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.

БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса. Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.

Положение об адаптации работников предприятия

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регламентирует адаптацию руководителей, специалистов и рабочих, вновь трудоустроившихся в Предприятие, а также работников, переведенных внутри Предприятия на другую должность (место работы).

1.2. Адаптация к рабочему месту – это комплексный процесс профессиональной и социальной ориентации работника по отношению к должности (рабочему месту), профессии, коллективу, организации.

1.3. Адаптация работников Предприятия имеет целью взаимное приспособление работника и Предприятия, основанное на планомерном изучении работником профессиональных знаний и навыков, понимании социальных и организационно-экономических условий труда, приобщении к корпоративным ценностям Предприятия.

1.4. Продолжительность адаптационного периода по времени совпадает со сроком испытания, если таковой при заключении трудового договора соглашением сторон устанавливается работнику (ст. 70 ТК РФ).

1.5. Функция управления адаптацией работников Предприятия возлагается на отдел профессионального развития персонала.

2. Виды адаптации

2.1. Различают два вида адаптации: первичную и вторичную.

2.2. Первичная адаптация – для лиц, вновь принятых на работу в Предприятие. Адаптационный период для данной категории работников предусматривается в течение всего испытательного срока.

2.3. Вторичная адаптация – для работников Предприятия, перемещенных внутри организационной структуры из одного структурного подразделения в другое. В этом случае адаптация проводится в течение одного месяца.

3. Порядок проведения адаптации

3.1. Для надлежащей организации процесса адаптации вновь принятому работнику из числа персонала структурного подразделения по представлению руководителя этого подразделения, согласованному с отделом профессионального развития персонала, приказом по Предприятию назначается наставник. В задачи наставника входит профессиональное обучение, содействующее социальной адаптации вновь принятого работника.

3.2. Наставникам, осуществляющим руководство адаптацией вновь принятых работников, устанавливается доплата за наставничество в соответствии с Положением об оплате и стимулировании труда.

3.3. Наставником, отделом профессионального развития персонала и адаптируемым составляется индивидуальная программа адаптационного периода, которая утверждается заместителем генерального директора по персоналу.

3.4. Индивидуальная программа формируется из конкретных мероприятий и содержит два направления: профессиональную и социально-организационную адаптацию.

3.5. Профессиональная адаптация включает освоение профессиональных навыков, а также формирование профессионально необходимых качеств личности.

3.6. Социально-организационная адаптация включает усвоение роли и статуса занимаемой должности (рабочего места) и места подразделения в общей организационной структуре Предприятия, приспособление к ближайшему социальному окружению в коллективе, к стилю работы руководителей и сотрудников, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе.

Социально-психологическая адаптация работников, переведенных на нижестоящие должности внутри Предприятия, требует особого внимания и курирования со стороны руководителя подразделения, куда переведен работник, и специалистов отдела профессионального развития персонала. Решение о сохранении работника в Предприятии ставит задачу обеспечения удовлетворенности и подразделения, и работника состоявшимся назначением.

3.7. Адаптация различных категорий работников характеризуется определенной спецификой.

Особенности адаптации рабочих:

– для вновь принятых рабочих, не имеющих специальности, необходимых знаний, умений и навыков, проводится производственное обучение на рабочем месте в соответствии со стандартом управления качеством серии ИСО-9000 «Персонал. Подготовка и повышение квалификации», которое заканчивается квалификационным экзаменом с присвоением работнику соответствующего квалификационного разряда по определенной профессии (специальности); с такими работниками заключается ученический договор на профессиональное обучение; период ученичества является для них частью адаптационного периода;

– для производственного персонала, принятого на работу исходя из имеющейся квалификации по специальности (профессии), период адаптации проходит на рабочем месте под руководством наставника.

Рабочие в течение адаптационного срока должны быть ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка организации, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, коллективным договором, основными положениями устава, Положения об оплате и стимулировании труда, с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну и относящихся к иной конфиденциальной информации Предприятия, с краткой историей, основными положениями корпоративной культуры Предприятия. Рабочим вручается список руководителей (с указаниями служебных телефонов), с которыми рабочий будет контактировать в своей профессиональной деятельности (отдела кадров, отдела профессионального развития персонала, отдела учета расчетов с персоналом и пр.).

Особенности адаптации руководителей и специалистов:

– руководители и специалисты обязательно знакомятся с организационной структурой, кадровым наполнением и деятельностью не только структурного подразделения, куда они непосредственно приняты на работу, но и другими подразделениями Предприятия;

– для вновь принятых специалистов отделов и служб управления согласно Положению об организации производственных стажировок во время адаптационного периода проводится стажировка непосредственно в производстве по определяющему профилю.

Руководители и специалисты обеспечиваются письменными материалами, изучение которых способствует их эффективной адаптации. К числу таких материалов, в частности, относятся:

– краткое описание истории Предприятия;

– организационная структура Предприятия;

– список руководителей структурных подразделений с указанием их служебных телефонов;

– сформулированная философия фирмы или миссия компании;

– политика качества Предприятия в текущем году;

– коллективный договор;

– правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты, имеющие отношение к трудовым функциям руководителя (специалиста);

– основные положения устава и локальных нормативных актов Предприятия, которые необходимы для понимания принципов работы организации, взаимоотношений с персоналом;

– перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и относящихся к конфиденциальной информации Предприятия.

Конкретный пакет материалов, представляемых адаптируемому для ознакомления, зависит от занимаемой им должности.

4. Завершение адаптации

4.1. В целях подведения итогов адаптации руководитель подразделения может сделать заявку отделу профессионального развития персонала на организацию опроса работников Предприятия об успешности адаптируемого.

4.2. По окончании адаптационного периода для подведения итогов адаптации и выяснения удовлетворенности работника и руководителя структурного подразделения ее результатами заместитель генерального директора по персоналу проводит собеседование.

4.3. С целью создания у работников мотивации к труду и знакомства генерального директора с кадровым пополнением организуются ежеквартальные личные встречи генерального директора с работниками, прошедшими испытательный срок и успешно адаптировавшимися в Предприятии.

4.4. Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил базовые профессиональные знания, умения и навыки, принят коллективом, овладевает корпоративными ценностями Предприятия.

4.5. Если работник, проходящий первичную адаптацию, не справляется со своими обязанностями во время срока испытания и соответственно адаптационного периода (пункт 2.2), то по ходатайству руководителя структурного подразделения он может быть уволен по ст. 71 ТК РФ (как не выдержавший испытания) или с согласия работника переведен на другую работу внутри Предприятия.

Примечания

Отсутствие возможности установления в трудовом договоре испытательного срока, например, при приеме на работу по конкурсу, в порядке перевода из другой организации, а также молодых рабочих по окончании ПТУ или молодых специалистов по окончании ВУЗов и техникумов и пр., не исключает целесообразности применения к этим лицам адаптационных мер, предусмотренных настоящим Положением. Другое дело, что в этом случае работник не может быть уволен как не выдержавший испытания, так как такой срок ему установлен не был.

Перевод работника внутри организации не исключает целесообразности применения адаптационных мер, так как работник в этом случае меняет трудовой коллектив, должность (место работы), непосредственного руководителя, изменяются существенные условия его труда. В этом случае работник не может быть уволен как не выдержавший испытания, поскольку при переводе внутри организации срок испытания не устанавливается.

Перевод на другую работу осуществляется с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 72 ТК РФ).

Положение о производственных совещаниях

Цели совещаний:

• информирование о ситуации, сложившейся на предприятии, и о планируемых мерах по закреплению достигнутых результатов;

• решение проблем, определяющих эффективность и качество работы;

• оперативное информирование о технических новшествах;

• обмен мнениями, идеями и новостями.

При этом общая цель – постоянно повышать уровень квалификации, удовлетворённости работой и старательности всех исполнителей. Для достижения поставленной цели совещания нужно хорошо готовить. Соответствующие рекомендации излагаются ниже.

Оптимальные сроки и периодичность совещаний.

Лучше всего зарекомендовали себя ежемесячные совещания, проводимые сразу после подведения итогов предыдущего месяца. При этом можно охарактеризовать фактическую ситуацию и обсудить выявленные недоработки. Кроме того, неплохо проводить совещания в один и тот же день недели, который по опыту считается более спокойным. Если новая техническая информация поступает задолго до очередного совещания, то её следует довести до сведения подчинённых иным подходящим способом, а совещание использовать затем для повторения и закрепления эффекта.

Регламент совещаний.

Общая продолжительность совещаний зависит от количества участников, значимости и сложности обсуждаемых тем. Поэтому проводящий совещание руководитель может на стадии подготовки отобрать такие темы, для нормального обсуждения которых хватило бы 45–60 минут. Время дня для проведения совещания выбирается по условиям работы предприятия и должно по возможности быть постоянным. На практике оправдывает себя проведение совещаний:

• перед обеденным перерывом,

• сразу после обеденного перерыва,

в последний час рабочего дня.

Рекомендуемые темы для обсуждения на совещаниях.

В соответствии с постановкой задач рекомендуется следующая классификация тем для обсуждения на совещаниях. Новая техническая информация по автомобилям, их обслуживанию и ремонту. Проблемы эффективности и качества работы. Ситуация на предприятии и планируемые мероприятия. Мнения, идеи и прочие новости.

Новая техническая информация:

• изменения в программе выпуска моделей;

• изменения в конструкции изделий и технологии ремонта;

• изменения в регламенте и в содержании отдельных операций техобслуживания;

• изменения в информационных материалах;

• новые инструменты, аппаратура и оборудование;

• новые возможности обучения внутри и (или) вне предприятия.

Проблемы эффективности и качества работы:

• новые акценты, обусловленные содержанием справочников по ремонту;

• актуальные проблемы собственного предприятия (упущения в работе, рекламации от клиентов, повторные ремонты);

• конкретные меры по устранению недоработок;

• результаты проверки сервисного цеха, анализа имиджа предприятия, телефонного опроса и т. п.;

Ситуация на предприятии и планируемые мероприятия:

• важнейшие показатели работы предприятия в предыдущем месяце: фактическая занятость, коэффициент эффективности, коэффициент присутствия, среднесменное количество выполняемых заказов и т. п.;

• планируемые организационные, кадровые или строительно-технические изменения;

• планируемые учебные мероприятия, подготовка подчинённых к предстоящему посещению курсов и семинаров.

Мнения, идеи и прочие новости:

• новые законодательные и нормативные акты;

• действия конкурентов;

• освоение рынка;

• количество проданных товаров;

• интересные сообщения из специальной и общей периодики;

• предложения и идеи, поступившие от исполнителей;

• результаты посещения курсов и семинаров;

• поздравления и поощрительные выступления по особым поводам.

Это перечисление возможных тем для обсуждения вовсе не означает, что все они должны затрагиваться на каждом совещании. Лучше основательно рассмотреть немногие важные вопросы, нежели вскользь пройтись по всем сразу.

Состав участников совещаний.

На регулярно проводимые совещания обязательно должны приглашаться все работники сервисного подразделения, в т. ч. ученики. Если количество занятых превышает определённую величину (например, 15 человек), то целесообразно или даже необходимо проводить по нескольку совещаний – с разными группами исполнителей.

Руководство проведением совещаний.

Подготовка и проведение совещаний – сложные задачи, как правило, требующие личного участия сервис-менеджера. Это не означает, однако, что в конкретном случае соответствующие полномочия не могут быть делегированы другим руководителям сервисного подразделения, например, начальнику сервисного цеха или мастеру технического обучения.

Подготовка совещания.

На стадии подготовки совещания надлежит учитывать следующее. Подборку вопросов для обсуждения нужно делать заранее. Их совокупность должна быть отражена в тезисах предстоящего доклада. Не исключено, что потребуется приготовить и диапозитивы для демонстрации через проектор. Путём опроса исполнителей надо выяснить, нет ли с их стороны тем для обсуждения, и если есть, то какие. Узнайте, что хотели бы люди от данного собрания и от каждого обсуждаемого вопроса. Структурируйте план собрания так, чтобы он отвечал следующим требованиям: легкое начало, сложные проблемы относятся на середину собрания, легкое завершение. Заранее обсудите проблемы или конфликты с теми, кто намерен выставить их на рассмотрение, снизив тем самым агрессивность заинтересованных сторон. Своевременно проинформируйте о предстоящем совещании коммерческого директора. Своевременно сообщите участникам совещания точное время его проведения, напомнив при этом о необходимости сформулировать позицию или предложения по определённым вопросам. Подготовьте зал совещаний, а также вспомогательные материалы и наглядные пособия.

Порядок ведения совещания.

Во вступительном слове нужно по возможности сослаться на вопросы, решения и цели предыдущего совещания. После изложения основных тем нужно предоставить слушателям возможность задавать вопросы либо собственными наводящими вопросами инициировать дискуссию нужной направленности. (Тот, кто говорит только сам, ничего нового не узнает). Обсуждение ни в коем случае нельзя начинать или завершать критикой. Следует безусловно избегать публичной критики в чей-либо личный адрес. Когда есть разногласия, не применяйте силового воздействия, попытайтесь найти творческое решение, добейтесь консенсуса, результата, при котором не будет проигравших. Дайте каждому присутствующему возможность активно участвовать в собрании, убедитесь, что никто не чувствует себя за бортом процесса. Договоритесь о том, что нельзя перебивать выступающего, вести разговор с соседями во время выступления, говорить, не получив право голоса. Попросите кого-нибудь вести протокол собрания, где будут указаны основные идеи выступлений, чтобы можно было еще раз обратиться к ним, обобщив основные приоритеты, прежде чем принимать решение. Не позволяйте председателю единолично контролировать течение собрания. Дайте возможность группе самой решить, что именно обсуждать. Если собрание заходит в тупик, передайте вопрос на рассмотрение в подкомиссию, которая должна выработать компромиссное решение, оговорив дату повторного собрания. Можно также воспользоваться выборочным опросом, показывающим общее мнение, с последующим рассмотрением этого вопроса до момента окончательного голосования. Заканчивая совещание, нужно подвести итоги обсуждения и сформулировать проистекающие из него первоочередные задачи. При этом в вопросах о том, кто, что, когда и в какой форме должен сделать, следует быть предельно конкретным. Установите, кто, за что, в какой момент будет отвечать, какие при этом понадобятся ресурсы. Определите дату, время, место проведения следующего собрания, оговорите примерную повестку дня. Оцените состоявшееся совещание. Попытайтесь определить моменты, которые могли бы улучшить этот процесс. Периодически занимайте позицию стороннего наблюдателя, чтобы увидеть, насколько повысилось качество процесса и улучшились отношения в группе, отмечайте тех, кто открыто выражает недовольство тогда, когда процесс не работает. После собрания лидеры могут переговорить с ключевыми фигурами, узнать их мнение, обсудить, как следует распределить зону ответственности, подумать, как сделать проведение следующего собрания более успешным, окончательно убедиться в том, что обязанности выполняются.

Заключительное замечание.

Совещания не оправдывают затрат времени, если проводятся полуформально, не оставляя уверенности в сопричастности руководства предприятия. Поэтому имеют смысл личное участие «самого главного лица» и его выступление по соответствующему вопросу. В последующей повседневной работе участники совещания должны убеждаться в том, что оно не было говорильней, а дало ощутимые результаты.

Правила документирования

Правила самоконтроля для руководителей

Рекомендуется регулярно просматривать листок самоконтроля и самокритично оценивать соответствие своей работы нормативным требованиям. Неудовлетворительные оценки потребуют улучшить положение. Намечаемые меры следует вписывать в личный план.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Правила подготовки и подписания договоров

Приказ по предприятию

Для обеспечения экономической безопасности предприятия право подготовки и подписи договоров с юридическими и физическими лицами от имени предприятия предоставляется уполномоченным сотрудникам приказом по предприятию.

Сотрудники, не уполномоченные приказом по предприятию готовить и заключать договоры, не имеют права вести переговоры с возможными контрагентами и подписывать любые документы, налагающие обязательства на предприятие.

В соответствии с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Подготовку текстов договоров и переговоры по согласованию условий договоров с другими юридическими лицами ведет служба, в сферу деятельности которой входит исполнение договора, а также договорно-правовая служба (эксперт Иванов Т.Р., юрист Петрова М.Б.).

2. Тексты всех договоров до их заключения должны визировать службы, которые будут ответственны за исполнение договоров: коммерческая, логистическая , транспортная служба, бухгалтерия, склад, договорно-правовая служба.

3. Трудовые договоры (контракты) соглашения, договоры подряда с физическими лицами готовит кадровая служба.

4. Запрещается без тщательного анализа и переработки в интересах предприятия применять тексты типовых и других договоров, опубликованных в различных, в том числе юридических изданиях.

5. В случае представления текста договора контрагентами, тщательно анализировать их, корректировать для соответствия интересам предприятия и визировать в соответствующих службах.

6. Договоры от имени предприятия имеют право подписывать сотрудники, которым настоящим приказом предоставлено такое право.

7. Оригиналы подписанных договоров и визовые экземпляры с визами только руководителей соответствующих служб хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. Визовые экземпляры служат источником информации в случае расследования причин убытков по тому или иному договору. Копии договоров хранятся в договорно-правовой службе и службе, ответственной за исполнение договора.

8. Право подписи договоров настоящим приказом предоставляется: Генеральному директору Дюжеву П.Р., Зам. Генерального директора Ромашову Т.С. Указанные сотрудники имеют право подписывать договоры только при наличии всех виз соответствующих подразделений. Нарушение этого указания преследуется в административном и уголовном порядке.

9. Учитывая полномочия и квалификацию, генеральному директору предоставляется право при нахождении в командировках готовить или изменять подготовленные службами условия договоров и подписывать их без предварительного получения виз соответствующих служб. Однако после подписания такого договора соответствующие службы должны завизировать договор, изложив в докладной свои замечания, если они есть.

10. Право подписи договоров может быть представлено отдельным приказом другим сотрудникам при необходимости заключения ими договоров с выездом в другие города. При этом сотрудникам выдается доверенность на право заключения сделок на определенный период. Указанные сотрудники не имеют права изменять условия договоров, подготовленных соответствующими службами без получения письменного согласия и нового текста условий от ответственной службы.

11. Право подписи доверенностей предоставляется Генеральному директору, его заместителю, главному бухгалтеру и его заместителю.

12. Право подписи документов на оплату предприятием товаров и услуг, предоставляется Генеральному директору, его заместителю, главному бухгалтеру и его заместителю.

13. Право подписи документов на оплату услуг и товаров сторонних предприятий, связанных с обеспечением жизнедеятельности предприятия предоставляется, кроме лиц, указанных в п. 11, также заведующему хозяйством, начальнику транспортной службы (…..и др.)

14. Право подписи выставляемых предприятием счетов предоставляется руководителям служб, выставляющих счета.

15. Печатью предприятия заверяются только подписи уполномоченных настоящим приказом сотрудников. Печать хранится у (…..) и применяется им строго в соответствии с установленным порядком.

16. В случае если сотрудники, не уполномоченные действующим приказом по предприятию и доверенностью готовить и заключать договоры, подпишут любые документы или дадут устные обещания, налагающие обязательства на предприятие, их подписи не будут заверяться печатью предприятия, а сотрудники подлежат наказанию вплоть до увольнения, даже если они ранее периодически получали право подписи. Если их действия нанесли материальный ущерб предприятию, возмещение ущерба может быть востребовано через суд.

Правила контроля условий сделок, определяющих логистику

Логистические службы поставщика и покупателя должны участвовать вместе со службами продаж и закупок в согласовании условий контрактов, влияющих на эффективность организации приемки и отгрузки.

Форма представления заказов. Если по одному контракту предполагается поставка широкого ассортимента товаров по неоднократным заказам покупателя (запасные части, лекарства, продукты и т. п.), покупатель и поставщик заинтересован в согласовании типовой формы представления товарной спецификации заказов для того, чтобы заказ мог быть введен в компьютер без предварительной обработки поставщиком. Такие формы позволяют избегать ошибок в параметрах товаров, которые неизбежны при ручной обработке заказов у покупателя и поставщика.

Вид тары и упаковки. От них зависят методы и затраты времени и средств для изготовления и использования тары и упаковки. Заказчик может включить свои условия для изготовления тары и упаковки, если его не устраивает предложенная поставщиком.

Маркировка. Правильная маркировка исключает засылку груза по неверному адресу или неверному получателю, обеспечивает быстрый поиск грузовых мест в морском, речном или аэропорту, на железнодорожной станции или в автогрузовом терминале.

Грузовые модули. Желательно распределять груз на стандартные грузовые модули (паллеты, бочки, связки и т. д.) с постоянным количеством товарных единиц в одном грузовом модуле. Определение грузовых модулей обеспечит подготовку оборудования для погрузки (техники, строп, спецоснастки) и разработку стандартов выполнения грузовых операций при погрузке, контроле количества и качества, перемещениях товаров.

Отгрузочные инструкции. Для своевременной отгрузки товара поставщиком существенное значение имеет заблаговременное получение им от покупателя отгрузочных инструкций. Несоблюдение покупателем этого обязательства при поставке товаров по железной дороге дает поставщику право по истечении установленного срока поставки передать товар на хранение за счет и риск покупателя, при этом дата складского свидетельства или сохранной расписки о приеме товара на хранение считается датой поставки. На покупателя в подобных случаях возлагаются также все дополнительные расходы, связанные с доставкой товара на склад и со склада в вагоны. Складское свидетельство или сохранная расписка служат основанием для расчета за товар. Отгрузочные инструкции могут быть односторонние, данные покупателем или двусторонние, согласованные в контракте. К отгрузочным инструкциям относятся: маркировка, манипуляционные знаки, реквизиты пункта назначения и получателя, вид транспорта, исполнитель погрузки, исполнитель разгрузки.

Вид транспорта. Выбор вида транспорта диктуется стоимостью перевозки, оптимальным размером партий, необходимым сроком доставки, возможностью погрузки в пункте отправки и выгрузки в пункте назначения оптимальным способом, без повреждения или потерь груза. Вид транспорта может быть выбран по требованию покупателя.

Выбор перевозчика. До заключения договора о поставке каких-либо товаров, необходимо изучить все вопросы, связанные с перевозками, для того, чтобы доставка стоила как можно дешевле, была надежной по срокам и безопасной с точки зрения сохранности груза от повреждений.

Грузоотправитель и грузополучатель должны разработать заранее и использовать при заключении сделок:

• критерии для принятия решения о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL;

• методы оптимизация условий перевозки и расходов за счет использования технико-эксплуатационных характеристик видов транспорта при выборе транспорта для перевозки конкретных грузов;

• способы согласования сторонами вида транспорта (в заказе, в договоре, специальным сообщением);

• методы выбора оптимальных перевозчиков, условия договоров с экспедиторской компанией, с перевозчиками;

• функции, которые целесообразно выполнять своими силами и тех, которые целесообразнее поручить специализированным фирмам;

• виды манипуляционных знаков и маркировки, наносимых на грузовые места;

• методы обеспечения контроля сохранности грузов в пути, при перевалках, погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений;

• методы контроля соблюдения перевозчиками транспортного и гражданского законодательства;

• методы быстрого и точного оформления транспортной и товаросопроводительной документации;

• методы эффективной эксплуатации своих транспортных средств;

• методы организации контроля соблюдения графиков движения транспорта;

• методы контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации;

• методы расчета, учета и анализа затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение.

Предпочтительно пользование услугами экспедиторских фирм, предоставляющих полный набор услуг разнопрофильных транспортных предприятий и услуги по смешанным перевозкам, которые объединяют в себе только преимущества отдельных видов транспортировки.

Выбирать оптимального перевозчика, экспедитора или оператора следует после изучения следующих характеристик:

• виды и комплексность предоставляемых услуг (пакет услуг);

• качество услуг (время доставки, мобильность, срочность и пр.);

• конкурентоспособность тарифов и условий перевозок;

• опыт работы на рынке;

• финансовое положение компании, ее кредитоспособность;

• надежность исполнения договоров;

• поведение в претензионных делах;

• наличие страхования ответственности перед клиентом;

• характеристики имеющегося подвижного состава;

• использование инноваций в обслуживании клиентов;

• степень развития сети представительств в своей стране и за рубежом;

• налаженная система информирования клиентов о прохождении грузов.

Кроме перечисленных параметров, могут рассматриваться также требования, связанные со спецификой товара или исполнения торговой сделки.

Исполнитель погрузки. Сторона, заказывающая и оплачивающая погрузку, определяется в договоре в зависимости от выбора способа приемки товара, его отгрузки и структуры цен: если приемка товара осуществляется на складе поставщика, то погрузка может оплачиваться покупателем, особенно если он сам фрахтовал транспорт с услугами по погрузке-выгрузке.

Исполнитель разгрузки. Сторона, оплачивающая разгрузку, определяется в договоре в зависимости от согласованных условий поставки. Например, поставка морем на условиях CIF предусматривает, что выгрузку с судна заказывает и оплачивает поставщик. Конечно, ее стоимость в конце концов ложится на заказчика, но здесь речь идет об обязанностях сторон по выполнению и оплате логистических операций в установленные договором сроки. Выгрузку контейнеров с железнодорожных платформ на железнодорожных станциях выполняет железная дорога и ее стоимость включена в стоимость перевозки. Если же получатель имеет собственную железнодорожную ветку, как крупные предприятия, то платформы с контейнерами доставляются на его территорию и разгрузка выполняется его силами.

Извещение об отгрузке. Логистическое обеспечение приемки товаров начинается с включения в договоры о закупке товаров следующих условий:

«Поставщик обязан письменно информировать получателя товаров факсом, электронной почтой, по телеграфу или телетайпу об отгрузке товаров с указанием номера транспортной накладной, ожидаемого срока прибытия груза получателю, количества мест, веса, объема, видов тары и упаковки, спецификации товаров с указанием количеств в виде копий упаковочных листов каждого грузового места. Поставщик обязан направить такое извещение в такие сроки и таким способом, чтобы оно поступило к покупателю до прибытия товара на границу его страны при экспорте или в пункт назначения при поставках внутри страны. За не извещение или несвоевременное извещение о произведенной отгрузке поставщик должен уплачивать покупателю штраф в размере 0,1 % стоимости отгруженного товара. Если вследствие несвоевременного извещения возникает простой судна в порту разгрузки, то расходы по простою несет поставщик».

Срок поставки. Сроки поставки каждой партии товара должны быть оговорены как можно подробнее, чтобы поставщик имел возможность планировать мероприятия по погрузке и сдаче товаров перевозчикам.

Методы контроля количества и качества товаров при приемке. Разные товары требуют разных способов приемки и единых правил приемки не существует. Если товар специфический, поставщик и покупатель должны включить в контракт разработанные ими правила приемки по количеству и качеству товаров. Однако для массовых товаров разработаны инструкции и правила приемки. Эти инструкции имеют рекомендательный характер и обязательны для применения, только если на них есть ссылка в контракте. Инструкции, если на них есть ссылки в договорах, применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами не установлен другой порядок приемки продукции производственнотехнического назначения и товаров народного потребления по количеству, по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров.

Приемка по количеству массовых товаров регламентируется условиями договоров или «Инструкцией П-6» [8] , если стороны сослались на нее в договоре. Приемка по качеству и комплектности массовых товаров регламентируется условиями договоров или «Инструкцией П-7» [9] , если стороны сослались на нее в договоре. При этом крайне важно обе инструкции присоединять к договорам в виде приложений. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании, регулируется «Инструкцией об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании» [10] . Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов». [11] Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт [12] составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Порядок проверки качества товара устанавливается законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов или договором. Если порядок проверки каких-либо товаров установлен правовыми актами или требованиями государственных стандартов, то порядок проверки качества товаров, определяемый контрактом, должен соответствовать этим требованиям [13] . Если законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов или договором купли-продажи предусмотрена обязанность продавца проверить качество товара, передаваемого покупателю (испытание, анализ, осмотр и т. п.), продавец должен предоставить покупателю доказательства осуществления проверки качества товара. Порядок, а также иные условия проверки качества товара, производимой как продавцом, так и покупателем, должны быть одними и теми же. При нарушении правил и сроков приемки, регламентированных договорами или документами, на которые имеются ссылки в договорах, получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров.

Правила контроля управления логистикой

Осуществление логистических процессов и операций нуждается в централизованном управлении, а управление нуждается в периодической оптимизации при изменившихся условиях деятельности предприятия или внешней среды.

Для оптимизации управления логистикой следует предусматривать интеграцию:

• планирования логистических операций с планированием деятельности всего предприятия;

• операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием;

• информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;

• информационных технологий с компаниями-партнерами.

Необходим контроль процесса управления логистическими

операциями:

• оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;

• оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;

• оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.

Обязателен контроль качества обслуживания потребителей:

• оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;

• оценка соответствия уровня исполнения операций по логистике ожиданиям потребителей;

• оценка характера и типичности ошибок в работе;

• оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т. д.

Вместо управления отдельными службами современные рекомендации инжиниринга предлагают управлять сквозным бизнес-процессом, а управление суммарными издержками компании считается более эффективным, чем сокращение расходов по подразделениям. Управление общими расходами предприятия не может быть должным образом организовано без координации действий всех подразделений.

При сокращении затрат предприятия часто совершают следующие ошибки:

• внимание к очевидным затратам и потеря из виду существенных затрат, скрытых в статье "прочие расходы";

• экономия на подборе и профессиональной подготовке персонала подрывает престиж фирмы и приводит к потере клиентов;

• ухудшение отношений с партнерами и сотрудниками из-за “выжимания соков";

• чрезмерное снижение затрат на важных участках – урезая затраты на оплату труда, компания может потерять ключевых сотрудников;

• непонимание механизма взаимозависимости затрат компании – иногда общего снижения затрат можно добиться, увеличив их на какой-то отдельный вид деятельности.

Взаимозависимость затрат порой незаметна и требует тщательного анализа. Например, если начнут снижать расходы на обтирочные материалы, то наверняка быстрее будут пачкаться спецовки – а это скажется на сроках замены спецовок. Сокращение транспортных издержек часто приводит к увеличению затрат в другой части системы распределения.

Взаимосвязь между расходами часто не прослеживается из-за особенностей организационных структур предприятий и распыления ответственности за контроль затрат.

Значительная часть оборотных средств предприятий, включенных в системы продвижения товаров, вложена в запасы товаров.

Расчетные объемы таких средств = стоимость необходимого среднегодового объема запасов  × планируемый процент дохода от инвестиций.

Процент ожидаемого дохода обычно принимают в размере не менее 20–25 % до отчисления налогов – такой размер дохода предприятие могло бы наверняка получить, вложив средства в другие операции. Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.

Правила оптимизации обработки информации

Информационные потоки – это нервная система бизнеса. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и координированно, информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.

Информационные потоки при движении товаров включают:

• заказы, подтверждения заказов, контракты, претензии, переписка;

• складские и экспедиторские документы;

• товаросопроводительные документы (отгрузочные спецификации, упаковочные листы, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров и др.);

• транспортные документы;

• страховые документы;

• таможенные документы;

• транзитные документы;

• санитарные и др. разрешительные документы;

• портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;

• расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;

• извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т. д.

При оптимизации обработки информации выдвигаются следующие основные требования к обработке информационных потоков:

• достоверность и точность информации, как основа верности принимаемых решений;

• гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желательное время и место;

• техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);

• обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;

• обеспечение возможности работы в системе ЭДИФАКТ, если это практикуется партнерами.

Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В «точках перехода» участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.

В любом случае следует избегать многократного введения информации в компьютер и избыточности данных, так как при этом увеличиваются расходы и появляется опасность несовпадения информации, что потребует дополнительных расходов на ее уточнение.

Правила логистического аудита

В процессе проведения логистического аудита используется модель оценки неопределенностей в цепи поставок товаров. Анализ трех источников неопределенности позволяет точно определить направления оптимизации логистики:

Неопределенности в системе снабжения. Проблемы в этой сфере обычно возникают из-за неритмичной работы поставщиков или из-за неспособности компании эффективно планировать заказы товаров. Анализ включает в себя проверку всех этапов поставки – от оформления заявок на запасные части поставщикам до размещения товаров на складе.

Неопределенности в системе обеспечения продаж. В системе обеспечения продаж проводится анализ того, насколько качественно выполняются требования клиентов: быстрота исполнения заказа на товары, наличие необходимого запаса товаров для выполнения заявок клиентов, своевременность доставки товаров с основного склада и пр.

Неопределенности в системе управления логистикой. Производится диагностика способности предприятия управлять запасами, модифицировать планы поставок в соответствии с заявками и эффективно работать с поставщиками. Анализируется время, затрачиваемое на исполнение заказов клиентов и доставки товаров в точку продажи.

Типичные проблемы, выявляемые аудитом

Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависят успех или неудача в бизнесе.

Характерные проблемы на складе, которые следует предотвращать:

• неполное использование площадей и объемов склада;

• несогласованность действий склада с другими подразделениями;

• большие затраты времени на различные технологические операции;

• неравномерность работы склада;

• длительное оформление документов;

• потери товара;

• частые выходы из строя оборудования.

Анализ издержек по хранению товаров показывает эффективность логистических операций. Издержки, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления логистикой, состоят из:

• затрат на формирование запасов;

• затрат по хранению;

• заготовительных расходов.

Затраты на формирование запасов включают:

• расходы, связанные с отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.;

• расходы, связанные с текущим обслуживанием запасов, в т. ч. налоги на имущество;

• издержки на проведение инвентаризаций,

• процентные ставки за банковский кредит и т. п.;

• издержки хранения, изменяющиеся в пределах 10–41 % стоимости запасов;

• стоимость рисков (оценка) – риск морального износа запасов, риск превышения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т. п. последствий страховых случаев (стоимость этих рисков может быть выражена через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий).

• «издержки дефицита», связанные с недостатком в отдельные моменты тех или иных товаров, с неумением управлять запасами, с кризисными явлениями в экономике;

Часть затрат на формирование и хранение запасов носит условно-постоянный характер, часть – переменный.

Затраты по хранению включают:

• расходы на содержание склада;

• зарплата складского персонала;

• недостача продукции в пределах норм естественной убыли;

• административно-управленческие расходы.

• расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;

• затраты труда на количество грузов, полученных и отправленных в смену и т. п.

• административные расходы и некоторые другие виды издержек.

Заготовительные расходы:

• выбор и оценка поставщиков;

• почтово-телеграфные, командировочные, представительские и др. расходы по закупкам;

• оплату тарифов и сборов перевозчиков при завозе товаров на склад;

• недостачи и потери в пути в пределах норм естественной убыли;

• сборы за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, за подачу и уборку вагонов, экспедиторское обслуживание и другие услуги;

• затраты на содержание собственного транспорта.

• стоимость перевозки различными видами транспорта;

• стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;

• затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;

• расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);

• расходы по страхованию грузов, транспортноэкспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;

В конце отчетного месяца расходы по завозу на остаток нереализованных товаров исчисляются исходя из среднего процента этих затрат за данный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца.

Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.

Правила выполнения анализа деятельности

Анализ спроса на отдельные товары является одним из элементов системы управления запасами. Спрос – это совокупность требований на товары, предъявляемых к сбытовой сети. Для управления запасами важно знать некоторые характеристики спроса.

В целях подчинения производства товаров условиям сбыта практикуется именно анализ спроса, а не фактических продаж, т. е. ведется учет и анализ как выполненных заказов, так и неудовлетворенного спроса.

Наиболее совершенными считаются компьютерные программы анализа, обеспечивающие получение данных статистики, анализов и прогнозов по каждому наименованию товаров в различных аспектах. Отобранная и систематизированная информация, полученная при анализе спроса, служит базой для планирования производства и поставок, управления запасами в сети распределения и сбыта. Чтобы сконцентрировать основное внимание на тех товарах, которые чаще продаются и дают основную долю объема сбыта, данные о сбыте и прибылях разбивают по группам товаров, выделенным в результате анализа спроса.

Практикой установлено, что основной объем продаж обычно приходится на очень небольшую долю всех наименований товаров, и экономисты говорят о законе “80/20", когда 20 % номенклатуры дают 80 %) продаж по сумме.

Разделение номенклатуры товаров на группы по степени спроса выполняется по установленным критериям на основании анализа статистики продаж за ряд лет. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания.

Анализ объема оборота товаров, реализованных по различным торговым каналам, позволяет выявить наиболее эффективные каналы. Если обнаруживается сокращение продаж, то выясняются причины и принимаются меры по исправлению положения.

Анализируют также относительные объемы продаж в различных районах рынка. Сравнение фактического сбыта с расчетным показывает те районы, в которых сбыт значительно отклоняется от ожидавшегося. Сокращение объема сбыта в некоторых районах может быть результатом их низкого потенциала, падения спроса, изменений в мотивах и привычках покупателей, неудачной рекламы, острой конкуренции и плохой работы дилера.

Анализ продаж запчастей по группам товаров помогает уточнить долю группы в общем обороте и соответственно распределить внимание на контроль, заказы и т. д. Анализ спроса обязателен для управления запасами.

Учет и анализ упущенных продаж – заказываемых, но отсутствующих в наличии товаров ведут дилеры, региональные склады и независимые торговцы для того, чтобы определить спрос и принимать решения о целесообразности хранить подобные детали в запасах. Например, крупные дилеры компании “Massey Fergusson" в Канаде включают в номенклатуру постоянного хранения товар, если его заказывали не менее трех раз в год.

Анализ соотношения розничных и закупочных цен позволяет выявить доходность по каждому товару. Затем изучаются цены конкурентов и устанавливаются новые розничные цены. При снижении доходности либо повышают цены, либо добиваются скидок у поставщиков, либо шире используют предварительные заказы с повышенной скидкой для пополнения склада.

Анализ расходов по закупке проводят с целью определения фактических расходов по закупкам. Пошлины на импортируемые товары установлены различные, и определить средний размер пошлины по всем наименованиям в целом можно только обсчетом фактических расходов за год. Транспортные расходы, сборы в портах и на станциях прибытия, погрузочно-разгрузочные расходы также различны и зависят от расстояний, количества партий, числа мест и веса. При этом плата за перевозку партии весом до определенного предела, например до 100 кг, такая же, как и за партию весом 20 кг. Средние расходы также можно уточнить только по результатам года.

Анализ торговых издержек выполняют систематически в течение года для своевременного предотвращения их повышения. Проверяют целесообразность каждого вида расходов, возможности их снижения, сравнивают однотипные расходы по разным каналам сбыта и районам рынка. Выявляют звенья сбытовой сети, которые обеспечивают наибольшую прибыль при обороте данного объема, выгодность территорий, размеры прибыли по отдельным категориям товаров. На основании этой информации изменяют при необходимости границы районов сбыта для увеличения доходов и систему скидок для дилеров и других посредников.

Пример анализа продаж Ниже приведены примеры выполнения объемно-стоимостного анализа продаж с группировкой по категориям спроса.

Сортировка по количеству продаж

Товары расположились по степени спроса, их делят на группы ABC по своим критериям. В данном случае, группа А – спрос более 500 шт. в периоде, группа В – спрос от 100 до 499 шт., группа С – спрос менее 100 шт.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Примечания:

R – индекс, означающий необходимость ручного контроля наличия и движения.

N – индекс для отметки неликвидов.

Попутно можно выполнить анализ загрузки персонала:

Если штат склада = 3 человека, то каждым обработано в периоде =18821 деталей. При анализе за следующий период сравните степень загрузки.

Сортировка по стоимости продаж

Детали расположились по степени большей выручки, их делят на группы ABC. В данном случае группа А – выручка более 50 тыс. руб. в периоде, группа В – выручка от 10 до 49 тыс. руб., группа С – выручка менее 10 тыс. руб.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Примечание:

R – индекс, означающий необходимость ручного контроля наличия и движения. N – индекс для отметки неликвидов.

Сортировка по количествам остатков

Детали расположились по наличию на складе, их делят на группы ABC. В данном случае группа X – наличие более 50 шт., группа У – наличие от 10 до 49 шт., группа Z – наличие менее 10 шт. Видно, что слишком малые остатки требуют закупок.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Примечание:

R – индекс, означающий необходимость ручного контроля наличия и движения. N – индекс для отметки неликвидов.

Сортировка по стоимости остатков

Детали расположились по стоимости остатков, их делят на группы ABC. В данном случае группа X – остаток более 50 тыс. руб., группа У – остаток от 21 до 49 тыс. руб., группа Z – остаток менее 21 тыс. руб. Видна стоимость неликвидов.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Примечание:

R – индекс, означающий необходимость ручного контроля наличия и движения. N – индекс для отметки неликвидов.

Оценка работы склада

Для анализа необходимо готовить следующие данные:

• общий вес принятого товара;

• стоимость принятого товара;

• общий вес поставок;

• количество грузовых мест;

• количество приходных накладных;

• среднее время на обработку партии товара при приемке;

• общее количество отгрузок;

• общий вес отгрузок;

• среднее количество мест в отгрузке;

• общий вес отгруженного товара;

• стоимость отгруженного товара;

• среднее время на обработку партии товара при отгрузке;

• усредненные параметры одного грузового места;

• средний вес;

• средняя стоимость;

• средний срок хранения.

На основании этих данных отслеживают производительность труда, загрузку персонала и техники, грузооборот, удельные нагрузки на площади и технику и др.

Эффективность операций по подготовке товаров к отгрузке, можно оценивать следующими показателями:

Среднее количество отобранных наименований, штук, килограммов и кубометров товаров в единицу времени – смену, неделю, месяц. Количество сформированных грузовых единиц (контейнеров, ящиков, поддонов и т. п.), их вес и объем в единицу времени – смену, неделю, месяц.

Для оценки работы крупных складов применяют три группы показателей.

Показатели, характеризующие интенсивность работы склада: Грузооборот (показатель, характеризующий трудоемкость работы) склада общий = Количество тонн всех полученных и отправленных грузов / анализируемый период времени (сутки, месяц, год) = т/в сутки (месяц или год

Грузооборот склада по прибытию = Количество тонн прибывших грузов / анализируемый период времени (сутки, месяц, год) = т/в сутки (месяц или год

Грузооборот склада по отправлению = Количество тонн отправленных грузов / анализируемый период времени (сутки, месяц, год) = т/в сутки (месяц или год)

Удельный грузооборот склада = Грузооборот склада общий/ площадь склада = т/период /м2

Коэффициент неравномерности загрузки склада = грузооборот наиболее напряженного месяца / среднемесячный грузооборот склада Показатель хранения = Количество тонн груза в партии * Количество суток хранения = тонно-сутки.

Сроки хранения – рассчитывают в сутках.

Коэффициент оборачиваемости грузов на складе (интенсивность прохождения грузов через склад) = Грузооборот склада общий/ Количество тонн грузов, вмещающихся в склад

Показатели, характеризующие эффективность использования складских площадей.

Вместимость склада = количество груза в тоннах или м3, которое может одновременно вместить склад.

Полезная площадь склада = Вместимость склада вм3 / Высота укладки груза

Коэффициент использования вместимости склада = Количество груза в тоннах или м3 в анализируемом периоде / Вместимость склада в тоннах или м3

Грузонапряженность склада = Количество груза в тоннах / Площадь склада, предназначенная для хранения груза = т/м2

Показатели, характеризующие уровень сохранности грузов и финансовые показатели работы склада.

Количество случаев несохранности грузов и порчи грузов по вине работников склада.

Расходы склада = сумма затрат на организацию хранения грузов и сумма административных расходов

Себестоимость хранения грузов = Суммарные расходы склада / Количество тонно-суток хранения

Производительность труда работников, занятых на складских работах = Грузооборот склада в анализируемом периоде / Численность всех оперативных и подсобных сотрудников склада Коэффициент оборачиваемости запасов по стоимости = Стоимость отгруженных товаров в анализируемом периоде / Средняя стоимость запасов в том же периоде

Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов: Отношение чистого объема реализации к среднему объему товарных запасов – его получают делением годового объема реализации на стоимость товарных запасов по балансу.

Если полученный коэффициент слишком велик (по сравнению с предыдущим периодом или со средними данными), это показывает недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или устарели и не пользуются спросом.

Отношение объема товарных запасов к чистому объему оборотных средств получают делением стоимости товарных запасов, указанной в балансе на чистый объем оборотных средств.

Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств вложен в товарные запасы, предприятие может столкнуться с недостатком оборотных средств и ему будет трудно выполнять свои обязательства в срок. Обычно отношение стоимости товарных запасов к объему оборотных средств не должно превышать 80 %. Чем выше оборачиваемость запасов, тем меньше вероятность убытков из-за морального износа товаров и их порчи, тем выше ликвидность предприятия и предприятие может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности.

Обеспеченность товарооборота товарными запасами = Запас на конец периода / Однодневный товарооборот = Количество дней реализации, обеспеченных наличным запасом Период возобновления запасов = 12 месяцев /Коэффициент оборачиваемости товаров = Количество месяцев, в течение которых запасы возобновляются

Коэффициент неликвидов = Запас неликвидных товаров по стоимости, весу или объему / Общий запас по стоимости, весу или объему × 100 =К%

Запасоемкость – показатель, отражающий отношение величины запасов товарно-материальных ценностей к объему реализации продукции, работ и услуг в масштабе конкретного предприятия, отрасли, страны. В торговых предприятиях показатель запасоемкости позволяет увязывать продажу товаров и товарные запасы.

Запасоемкостъ = Запас на конец периода / Чистый товарооборот за период.

Рост запасоемкости свидетельствует о сокращении спроса на продукцию, снижение запасоемкости показывает рост спроса.

Анализ значимости складских запасов Запасы каждого товара еженедельно подвергают анализу значимости – на какой срок хватит складских запасов. У одной из компаний существует девять групп значимости складских запасов, и еще одна группа для «новых» товаров. Для групп с 1 по 5 определяется период обеспеченности реализации (на сколько хватит запасов), а для групп с 6 по 9 определяется время с последней даты продажи. Группа значимости фиксируется в карточке товара. Менеджерский отчет содержит полный анализ значимости складских запасов с разбивкой по видам товаров. Время накопления складского запаса и период обеспеченности, выраженные в месяцах, определяются по следующей формуле:

Время накопления (в месяцах) = Наличие / Средний расход за последние 13 месяцев

Пример:

Остаток на складе = 200

Годовой сбыт:= 650

Время накопления запасов в месяцах= 200/(650/13)=4

Группы значимости товаров

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Анализ качества обслуживания заказчиков

В настоящее время конкурируют не фирмы, а их логистика: комплексный характер предоставляемых услуг в сочетании с индивидуальным подходом к нуждам клиента – предварительные заказы, срочные заказы, корректировка заказов:

– отсутствие недостач и брака в отгружаемых партиях;

– контроль оборачиваемости и рентабельности каждого наименования товара.

Предложение товаров и услуг на рынке превышает их спрос, поэтому влияние клиентов на политику предприятий возросло. Некоторые статистические данные:

– затраты на привлечение нового клиента в пять раз больше, чем на удержание уже существующего;

– большая часть компаний теряет 50 % своих клиентов каждые пять лет;

– при увеличении процента удержания клиентов на 5 % повышается прибыль компании на 50–70 %;

– около 50 %) клиентов компании не приносят прибыли из-за неэффективного взаимодействия с ними.

Для повышения конкурентоспособности получили широкое распространение системы оценки взаимоотношений с клиентами и управления отношениями – CRM (Customer Relationship Management).

Для внедрения анализа качества обслуживания необходимы:

• разработка методов контроля степени удовлетворения заказчиков;

• определение параметров контроля качества обслуживания заказчиков;

• постановка задач для компьютеризации процессов контроля;

• определение оптимально необходимых услуг заказчикам при отгрузке товаров – вид тары, качество упаковки, консультирование, доставка, гарантии качества и т. д.;

• разработка методов сокращения сроков отгрузки, оформления документов, расчетов, доставки.

Методы оценки запасов

Для достоверной оценки запасов, пригодной для принятия управленческих решений, необходимо разработать методы оценки, включая:

• запасы наличные – текущие, страховые (в т. ч. сезонные) и неликвидные;

• запасы в каналах сбыта, не оплаченные заказчиками – переданы на реализацию дилерам + в пути к ним;

• запасы в пути от поставщиков оплаченные, в том числе не отгруженные ими и принятые на ответственное хранение.

Правила анализа товарных потоков на складе

Анализ товарных потоков необходим в первую очередь для оптимизации процессов обработки товаров и документации на складе, а также для качественного планирования перевозок. Кроме того, проанализировав процесс товарооборота в своей организации, руководители фирм смогут решить проблемы, связанные с загрузкой персонала и стимулированием труда всего коллектива сотрудников. Анализ товарных потоков можно проводить ежеквартально, раз в полгода или раз в год, в зависимости оттого, какие логистические задачи предстоит решить фирме на данном этапе.

Анализ товарных потоков (в физическом выражении) обычно проводят для достижения нескольких целей:

• совершенствование складской логистики;

• оценка возможностей увеличения товарооборота;

• оптимизация загрузки персонала.

Для примера приведем анализ товарных потоков на складе реально действующей компании по продаже запасных частей для автомобилей.

Фирма, которая сотрудничает со 120 внешними поставщиками и обслуживает 14 магазинов – заказчиков товаров. На складе этой организации в течение года накапливается и сохраняется статистика движения запасных частей. Рассмотрим методику анализа товарных потоков на складе, опираясь на эти данные. Информация о поступлении, расходе и остатке заносится в таблицу А. Затем проводятся все необходимые расчеты (также указаны в таблице) и анализ их результатов.

Таблица А. Параметры и методика расчета показателей для проведения анализа товарных потоков

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

14 Заведующих, кладовщиков и рабочих.

15 Среднее заполнение объема ячеек 60 % – средний расчетный параметр при проектировании зоны хранения мелких деталей. Это значит, что резерва для увеличения заполнения ячеек нет.

16 Объем ячеек 0,25 м3 на 1 наименование в упаковке является средним расчетным параметром при проектировании зоны хранения мелких деталей, а объем ячеек = 0,5 м3 на 1 наименование является средним расчетным параметром при проектировании зоны хранения мелких и средних деталей, кроме кузовных и шин. Это значит, что резерва для увеличения количества ячеек нет.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

17 Такая оборачиваемость означает хранение товаров для двухнедельной потребности реализации.

18 Такая высокая производительность возможна только при обработке товара коробками, ящиками, а при обработке отдельных деталей приводит к ошибкам и пересортице, что и происходит на складах в данном случае.

Увеличение складских площадей На основании экспертной оценки, которая сделана с учетом степени использования объемов ячеек и площадей склада, можно утверждать, что емкости, которыми располагает склад, могут обеспечить не более 20 % прироста товарооборота при эффективном использовании каждого кубометра объема и ускорении товародвижения. Но возможности действующего склада, скорее всего, будут исчерпаны в течение одного года за счет естественного прироста сбыта через имеющиеся магазины. Опираясь на статику прошлого года, можно утверждать, что рост товарооборота будет на уровне 15–18 %). Как показывает расчет в таблице 2, для обеспечения дополнительных оптовых потребителей и магазинов необходимо увеличение объема складов и штата примерно на 10 %) для каждой торговой точки. Этого можно достичь организацией нового склада или увеличением объема складов при магазинах. Кроме того, обязательным условием эффективного использования емкости складов должно стать совершенствование логистики, в частности, ускорение грузопотоков склад – магазины. Оно будет способствовать сокращению сроков хранения продукции на складе, в том числе и за счет доставки некоторых товаров от поставщиков непосредственно в крупные магазины.

Таблица Б. Ресурсы, необходимые для обеспечения товарами каждого дополнительного магазина

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Пополнение штата складских работников

Используя данные таблицы А, можно провести анализ объема работ персонала и рассчитать необходимый штат при увеличении товарооборота (табл. В). Например, учитывая данные за 2005 г., можно рассчитать загрузку персонала на последующие квартал, полгода или год с необходимой корреляцией объема грузов на каждый период. Причиной увеличения штата послужит разница в объемах работ, если такая разница выявится в процессе анализа. Из расчета в таблице видно, что рост загрузки персонала (строка 7) на 25 % вызвал рост числа ошибок (строка 11), следовательно, производительность труда на пределе и выход только в увеличении штата.

Таблица В. Расчет загрузки персонала склада для анализа и принятия мер по изменению численности сотрудников

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Оценка производительности труда

Загрузка персонала, выявленная в таблице Б, послужит базой для установления плановых заданий и расчетов премий, как это показано в таблице Г. Что касается общих рекомендаций по установлению

планов, то перед коллективом следует ставить реальные задачи, пусть напряженные, но несколько сдержанные, чтобы были шансы перевыполнить план. Система поощрений строится так, чтобы дополнительную оплату люди получали за дополнительные усилия. Премирование за обычную текущую работу расхолаживает сотрудников, завышает их мнение о себе и о своей значимости на фирме и, как результат, приводит к падению производительности труда. Однако нереальные задания просто бессмысленны. Систем поощрения можно насчитать много. Например, во многих странах принято за выполнение сверхурочных работ помимо повышенной оплаты обеспечивать сотрудников бесплатным ужином в конце рабочего дня. Возможен такой вариант: Выдержка из приказа : «Установить следующие показатели для подведения итогов в системе премирования: Для сотрудников склада, непосредственно влияющих на качество и объемы обработки товаров – объем переработанных грузов (приемка и отгрузка) в штуках и в количестве приходных и расходных накладных, включая возвраты и перемещения из одного склада в другой. Перечень должностей, отнесенных к этой категории, приведен в приложении».

Таблица Г. Методика установления плановых заданий и расчетов премий для персонала склада (приемщиков, комплектовщиков, грузчиков, _кладовщиков, учетчиков).

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Ускорение складской обработки товаров и документов Применительно к данному примеру, на основе анализа показателей склада, можно дать ряд основных технологических рекомендаций по ускорению складской обработки товаров и документов. В целях ускорения движения товаропотока и сокращения площади для обработки грузов товары (например, масла и антифриз) необходимо включать в документы только в количествах, кратных одной упаковке (грузовому модулю). Например, 6 банок масла в коробке, 12 бутылок воды, обтянутые пленкой и т. п. При оптимальной организации технологического процесса приемка продукции «по количеству» не должна вестись непосредственно с автомобилей. Это допустимо только для крупногабаритных товаров и пакетных партий. Мелкий товар должен разгружаться на отведенную площадку, а автомобиль – освободить место у ворот для следующей машины, таким образом, обработка автомобилей существенно ускоряется. Если на склад одновременно доставлено несколько партий продукции, то экспедиторов должны обслуживать несколько приемщиков и лучше, чтобы это происходило на специально отведенных площадках, а не в воротах. На складе запчастей должно быть не менее 30 % площади, свободной от стеллажей и другого оборудования. Эту площадь следует использовать для краткосрочного размещения партий товаров (прибывших, проверяемых, отгружаемых)

Сокращение времени работы с заказчиками Проблема времени, затраченного на передачу товаров заказчикам, может быть решена одним из следующих способов:

• заказчики могут вести прием продукции в специальных контрольных зонах;

• управление складами при магазинах может осуществляться сотрудниками центрального склада (склады при магазинах в этом случае рассматриваются как филиалы, контроль ведется только при инвентаризациях, а операция приемки автоматически упрощается);

• в работе можно применить концепцию единого товарного запаса во всей торговой сети и вести учет всех складов как виртуальных

Кроме того, для некоторых категорий товаров целесообразно использовать «переотправку» (сквозное складирование) без перемещения через зону хранения склада. Переотправка предполагает принятие товара на приемочной разгрузочной площадке, откуда его перемещают прямо на отгрузочную платформу. Товары не попадают ни в резервную зону склада, ни в зону хранения. Отправляемые машины служат как бы продолжением распределительного центра, потому что хранение возможно только в процессе заполнения машин товаром. Переотправке помогает компьютеризованный контроль, позволяющий сразу же отправлять нужные товары, минуя обычные места хранения и зоны отбора заказов. В производственном помещении, проектируемом для переотправки, предусматривается больше пространства для погрузочно-разгрузочных операций и меньше – для хранения товаров. Особое значение в операциях по переотправке придается грузовым модулям, поскольку они не требуют серьезных временных затрат для пересчета товаров и удобнее в погрузочно-разгрузочных операциях.

Контрольные параметры

Эффективному менеджменту способствует не заваливание руководителей всевозможной информацией, а быстрая подготовка только ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом или пульсирующим шрифтом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений гендиректора, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По обеспечению сбыта:

♦ тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли авиапоставок в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме

– график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли каждого склада (если есть филиалы) в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж товаров на единицу потребителей – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения количества потребителей, нуждающихся в соответствующих товарах с учетом выбытия – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

По удовлетворению спроса

Расчет степени удовлетворения спроса на товары следует добавить к компьютерной программе подготовки и учета заявок, с тем, чтобы этот показатель руководитель мог видеть ежедневно на экране за интересующий его период времени – день, неделю, месяц, квартал, а также нарастающим итогом. Кроме того, необходим вывод на экран и печать справки о тенденции изменения степени удовлетворения спроса по месяцам, кварталам и годам – это важнейший показатель эффективности деятельности склада. Считается нормой отгрузка в течение суток 95 % заказанных позиций. Методика определения степени удовлетворения спроса основана на расчете отношения выполненных в течение суток позиций (строк) заказов к общему количеству позиций в заказах за любой период – месяц, квартал, год. При этом если позиция все же отгружена, но количество деталей меньше, чем заказано, она считается невыполненной.

Удовлетворение спроса = (А – В – С): (А – В)

А: Всего заказано позиций (back-order)

Частичная поставка заказанной позиции считается как невыполненная

В: В том числе ошибочно заказанных позиций

С: Количество невыполненных позиций. Выполненные позже заказы (back-order) не засчитываются, чтобы не искажать истинный уровень удовлетворения спроса.

Дистрибьюторам рекомендуется добиваться уровня удовлетворения спроса 95 %.

Удовлетворение спроса = (Заказано позиций – Отложено позиций): Заказано позиций = (10-5): 10 х 100 % = 50 %

Пример итога за месяц:

Заказано и поставлено позиций для оперативных целей – 1114

Заказано и поставлено позиций для пополнения склада– 1161

Заказано, но принято к поздней поставке позиций для склада – 5

Заказано, но принято к поздней поставке позиций для клиентов -330

Степень удовлетворения спроса по номенклатуре = (1114+1161): (1114+1161+5+330) = 87,16 %

Контрольные ведомости

Статические отчеты

Отчет о товарных остатках. Производится в разрезе подразделений и товаров с указанием закупочных и розничных цен и сумм. Причем цены указываются последние, а суммы – фактические по документам.

Отчет о реализации за период. Производится в разрезе подразделений и товаров в продажных ценах с указанием наценки и прибыли.

Динамические отчеты

Отчет о закупках за период. Производится в разрезе подразделений, поставщиков и документов с указанием суммы документов и суммы в бюджете на момент создания счета.

Ежедневный отчет о состоянии денежных средств и необходимых платежей. Выводится в разрезе типов средств (касса, расчетный счет) и необходимых платежей по подразделениям.

Графическая информация

Графическое представление сумм продаж за период. Выводится наложением двух графиков – продажа в розницу из зала и продажа по безналичным расчетам.

Графическое представление сумм продаж по подразделениям за период. Выводится наложением графиков продаж по подразделениям на выбор.

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.

• Ведомость товаров, не пользовавшихся спросом за период с начала года – это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов, а иногда и причиной банкротств.

• Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств – это перечень излишних закупок.

• Ведомость для анализа цен – с указанием номеров и наименований товаров, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

• Ведомость товаров, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума – для контроля запасов и своевременных заказов.

• Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

• Ведомости наличия на складе с указанием номера товара наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору.

• Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

• Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки “недостача" и “излишки". После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам товаров на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.

Параметры комплексного анализа

Комплексный анализ деятельности выполняют при помощи изучения следующих параметров [14] .

Инфраструктура.

Параметры склада.

Планирование складских зон.

Техническое оснащение и технико-эксплуатационные характеристики складского оборудования.

Автоматизация процессов и техническое обеспечение информационной системы склада.

Организация технологических процессов.

Обеспечение сохранности груза.

Погрузо-разгрузочные операции.

Приемка грузов по количеству и качеству.

Система размещения грузов.

Способы хранения.

Внутрискладское перемещение товаров.

Отбор грузов с мест хранения и комплектация заказа. Подготовка к отправке (упаковка, маркировка, и т. д.). Технологические процессы при отправке грузов. Моделирование бизнес-процессов Анализ грузопотока.

ABC – анализ номенклатуры входящих и выходящих грузов. Статистика входящих и выходящих грузов.

Статистика неликвидных остатков.

Управление запасами.

Используемые методы прогнозирования заказов.

Используемые модели управления запасами.

Используемые методы управления неликвидами.

Обработка информационных потоков и процедуры принятия решений.

Схема информационных потоков.

Основные процедуры принятия решений.

Система управленческой и финансовой отчетности.

Учет товаров и материалов на складе.

Документальное оформление операций.

Формы первичных документов.

Инвентаризации материальных ценностей.

Организационная структура и персонал. Организационно-функциональная схема.

Штатное расписание подразделений

Перечень и описание рабочих мест сотрудников, участвующих в организации процесса хранения.

Должностные инструкции сотрудников, участвующих в организации процесса хранения.

Система материальной ответственности.

Система мотивации персонала.

Подготовка и переподготовка кадров.

Анализ эффективности складской системы.

Структура затрат.

Анализ затрат.

Анализ значимости основных функций и операций.

Основные критерии и показатели эффективности функционирования склада (в динамике).

Показатели эффективности использования складских площадей и объемов.

Показатели интенсивности и показатели работы склада в периодах времени.

Грузонапряженность.

Годовой грузооборот.

Удельный грузооборот.

Неравномерность грузопотока.

Производительность труда Средняя продолжительность хранения.

Коэффициент оборачиваемости запасов.

Период возобновления запасов.

Длительность одной операции.

Длительность производственного цикла.

Загрузка оборудования.

SWOT-анализ.

Правила организации делопроизводства

Четкая и красивая документация – лицо фирмы. Организуйте правильное делопроизводство, регистрацию входящих и исходящих документов, ведение картотек клиентов и деловых партнеров, журналов учета приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, инструктажа по технике безопасности и т. д., ведение картотек, компьютеризацию учета движения запасных частей, расчета цен и подготовки прейскурантов, счетов, накладных, статистики, баз данных о клиентах, партнерах, анализа и прогноза спроса. Компьютеризация жизненно важна, если есть намерения расширять бизнес. Компьютерная обработка говорит клиентам о солидности и намерениях долго работать на рынке. Освоение компьютерных систем занимает не менее года, поэтому чем раньше начать, тем быстрее будет отдача. Лучшим аргументом в пользу компьютеров служит тот факт, что сейчас у нас, как и за рубежом, стоимость современной оргтехники стала ниже стоимости содержания сотрудников.

Печатайте исходящие документы на лазерном или струйном принтере. Красивый шрифт требует и грамотного языка, и уважительной интонации писем, т. е. приучает персонал к ответственному отношению к документам. Высылайте коммерческие предложения и рекламу возможным партнерам почтой, избегайте использования факса. Во-первых, качество передачи при наших линиях связи в большинстве случаев плохое и документ выглядит несолидно. Во-вторых, фактически вы вынуждаете частично оплачивать факс и адресата (расходуется его бумага) без его согласия, что невежливо. Кстати, настройте ваш факс так, чтобы при автоприеме он срабатывал с первого-второго звонка, тогда передающему не придется ждать шести гудков.

Предприятиям, имеющим телетайп, особенно в глубинке, целесообразно посылать предложения и рекламу телетайпом. Качество передачи нормальное. Телефаксы в глубинку передаются хуже всего.

Высылайте только оригиналы писем с “живой" подписью руководителя.

Электронная почта быстрее доставляет информацию, но ее использование не всегда эффективно по следующим причинам:

• чаще всего электронную почту просматривает секретарь и решает – что распечатать для руководителя, а что нет – поэтому много писем просто не доходят до нужных лиц, так как квалификация секретарей в большинстве случаев недостаточна для правильного решения;

• объемы электронных почтовых ящиков чаще всего ограничены 2Мб и, если секретарь долго не заглядывала в ящик, то он может быть заполнен до отказа и не принимать новых сообщений;

• пока еще мало фирм, которые выделяют каждому ответственному сотруднику отдельный электронный почтовый адрес, чтобы он сам отправлял и принимал почту.

– рекламных электронных писем и «спама» на все фирмы поступает слишком много, они раздражают и, если при первом взгляде письмо оценивается как рекламное, оно тут же уничтожается – если вы неудачно начали письмо, нет шансов на то, что его прочтут.

Всегда отвечайте на письма и другие обращения. Деловая этика требует, чтобы на срочные запросы отвечали в течение суток, на обычные – в течение недели. Если вы в этот срок не укладываетесь, направьте промежуточное сообщение, указав, когда сможете ответить по существу. Не следует проводить поспешных, неподготовленных переговоров. Начинайте деловые контакты, только имея разработанную политику и тактику переговоров.

Интранет

Внутренний сайт компании (интранет) экономит много времени и сил персонала. Меняется сама система обмена корпоративной информацией. Приказ или сообщение, размещенные на сайте, доходят до всех сотрудников фирмы гораздо быстрее, чем традиционным способом. А типовые письма и документы доступны персоналу в ту же секунду, как администратор выложит их в соответствующий раздел. Книгу стандартов тоже размещают в интранет, чтобы все сотрудники могли к ней обращаться.

Важно, что никаких специальных навыков для обновления и редактирования информации на сайте не требуется. Удобная и простая в работе административная консоль позволит делать это любому человеку, в общих чертах знакомому с компьютером.

Например, интранет-система е-офис предоставляет:

• внутренний сайт компании с возможностью оперативного размещения всей необходимой корпоративной информации;

• удобный сетевой органайзер для систематизации данных о клиентах, учета контактов, договоров и документооборота;

• современную систему поиска и фильтров по ключевому слову или его части, по категории клиента, его специализации, региону, состоянию переговоров и другим критериям;

• механизм напоминаний о необходимости связаться с клиентом, выполнить заказ, проконтролировать оплату и т. п.

– эффективный инструмент контроля – как фирмы в целом, так и каждого менеджера в отдельности.

Е-офис легко настраивается под особенности любого бизнеса, прост в работе и интуитивно понятен даже начинающему пользователю компьютера.

Особо следует подчеркнуть новые возможности контроля и анализа работы менеджеров с клиентами. CRM-приложение "Клиенты" применяют для активной, "наступательной" работы с клиентами и очень пригодится тем, кто привык дорожить каждым заказчиком или покупателем и хочет всегда иметь под рукой полную информацию о нем. Этот сетевой органайзер напомнит, кому надо позвонить, с кем встретиться, кому направить письмо, у кого проконтролировать оплату. Имея возможность быстро формировать рабочие выборки по различным критериям (регион, категория, специализация, состояние переговоров, закрепленный менеджер), можно экономить до 40 % рабочего времени.

После создания интранет не надо будет отвлекать персонал на составление отчетов: полную картину их работы можно получить за считанные секунды.

Порядок регистрации документов

Регистрация документов – проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.

Регистрация документов необходима для:

• учета количества документов;

• контроля сохранности документов;

• контроля исполнения документов;

• поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования – входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:

• порядковый номер;

• номер по перечню групп.

Например: 306\02–11, где 306 – порядковый регистрационный номер; 02–11 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов подразделений, вопросов деятельности и т. д.

Внутренние документы при регистрации делят на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяют простую порядковую нумерацию, например: приказ № 57, протокол № 6, акт № 12.

Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию. В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки и компьютерные базы. Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться. Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);

• название документа;

• дата документа;

• индекс документа;

• дата поступления документа (для входящих документов);

• индекс поступления документа (для входящих документов);

• заголовок документа или его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

• срок исполнения;

• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа);

• номер дела

• исполнители;

• расписка исполнителя в получении документа;

• ход исполнения;

• приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

• поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;

• когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Правила обработки грузов

Правила организации грузообработки

Становится популярным проектирование единых транспортноскладских процессов, связанных с обработкой материальных потоков при разгрузке и приемке товаров.

При определении технологических параметров складского комплекса выполняются:

• разработка требований к территории складского комплекса: основные потоки по территории, конструкция, расположение доков и рамп, их количество, подъезды к складу, внешние транспортные коммуникации;

• разработка требований к складскому оборудованию (подъемно-транспортное оборудование, средства малой механизации и т. д.);

• разработка процессов складской грузообработки;

• расчет параметров складских зон (разгрузки, приемки, хранения, комплектации, отгрузки), административно-бытовых и вспомогательных помещений;

• разработка план-схемы склада с указанием мест размещения складского оборудования, товаров, маршрутов движения подъемно-транспортного оборудования и персонала.

• выделение участков для маневрирования и парковки прибывающих автомобилей с грузами;

• оборудование разгрузочных площадок;

• При проектировании технологии грузообработки выполняются:

• анализ структуры и динамики грузопотока;

• анализ динамики движения грузов с учетом прогноза изменения объема грузопотоков;

• анализ основных характеристик грузов (геометрических, физических и т. д.).

Для планирования операций и расчетов необходимы:

• исходные данные для расчетов, включая классификационные таблицы грузов, среднестатистические значения грузопотоков и средние отклонения от них;

• описание методов расчетов;

• характеристики основных складских технологических зон, в том числе общие и полезные складские площади и объемы, длины погрузочно-разгрузочного фронта, рассчитанные с использованием методов статистического моделирования;

• схемы склада с указанием размещения и характеристик основных технологических зон, складского оборудования, и маршрутов движения подъемно-транспортного оборудования и персонала;

• перечень потребного количества подъемно-транспортного оборудования и средств малой механизации, устройств для автоматизации учета и управления;

• организационная структура складского комплекса;

• оценку затрат на оснащение складского комплекса, включая стоимость складского и подъемно-транспортного оборудования.

На предприятии должны быть разработаны:

• альбом моделей складских бизнес-процессов;

• альбом технологических карт складских операций, включая инструкции по охране труда;

• инструкции по типовым способам и приемам работ;

• технологические карты грузообработки;

• нормативы технологических процессов грузообработки;

• положения о подразделениях склада;

• должностные инструкции складского персонала;

• схемы документооборота.

Грузообработка обычно выполняется совместно с процессами транспортировки и складирования. Логистический менеджмент должен учитывать следующие основные факторы [15] :

•  движение (грузообработка всегда связана с движением и перемещением определенного количества грузов внутри определенной инфраструктуры или вне ее);

•  время (продукция должна быть перемещена внутри производственных подразделений, складов и т. п. к определенному моменту времени, связанному с производственным расписанием, временем дистрибьюции, заказа или другим отрезком времени логистического цикла);

•  количество (грузообработка всегда связана с определенными размерами отправок или партий груза. Зачастую именно грузоперерабатывающие мощности определяют рациональное количество поставляемых производителю или потребителям грузов);

•  пространство (склад, транспортное средство, терминал и т. п. должны рационально использовать имеющееся в наличии пространство и грузовместимость. Системы грузообра-ботки позволяют осуществить наиболее эффективное использование пространства).

Эти ключевые факторы должны учитываться совместно. Необходимо также принимать во внимание такие аспекты, как интеграцию и координацию действий логистических посредников в закупках, производстве и дистрибьюции продукции.

Основные логистические принципы современной грузообработки приведены в таблице. Они должны быть реализованы при управлении грузообработкой в логистических системах для повышения эффективности использования складской площади и высоты.

Логистические принципы грузообработки [16]

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Грузообработка должна выполняться в соответствии с ГОСТ 12.3.009, ГОСТ 12.3.020, ГОСТ 12.4.026, Межотраслевыми правилами по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов, Межотраслевыми правилами по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт). Грузополучатель обязан обеспечить прием груза и разгрузку автомобиля. После выгрузки его работники обязаны очистить автомобили и контейнеры от остатков груза, а если осуществлялась перевозка животных, птицы, сырых животных продуктов и скоропортящихся грузов – промыть подвижной состав и при необходимости произвести его дезинфекцию. В отдельных случаях производство очистки загрязненной грузовой платформы (кузова автомобиля) могут принять на себя транспортные организации (при этом оплата этой работы осуществляется за счет грузополучателя).

Правила организации разгрузки

Организация процесса разгрузки товаров включает в себя выполнение работ:

• определение видов технических средств и количества рабочих для выполнения разгрузки;

• организацию сбора отходов крепежных и упаковочных материалов;

• координацию разгрузки с работой приемной комиссии;

• определение методов и способов проведения работ;

• определение принципов формирования графика подачи транспортных средств под разгрузку;

• определение принципов формирования такелажных бригад, подготовки разгрузочных механизмов и графика их работы в зависимости от вида груза, транспорта и объемов груза, сроков разгрузки и т. д.;

• определение и внедрение в практику грузовых модулей;

• организация эффективной эксплуатации средств механизации;

• организация выполнения графиков работ;

• обеспечение сохранности товаров при погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений;

• определение технологии и исполнителей приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу, соответствия сопроводительной документации договору закупки, подготовки претензий перевозчикам;

• определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для приемки по количеству и качеству.

Правила организации погрузки

Процесс погрузки включает следующие операции и субпроцессы:

• контроль подачи транспортных средств под погрузку;

• проверка грузовиков на наличие паразитов, общее санитарное состояние, наличие запахов, влаги, а также общую безопасность (для продукции со специальными условиями отгрузки каждая проверка обязательно документируется);

• погрузка партий товара;

• контроль производительности труда грузчиков;

• оформление транспортных документов;

• передача комплекта товаросопроводительных и транспортных документов службе продаж для выставления счета;

• высылка получателям извещений об отгрузке товаров;

• Организация процесса погрузки товаров включает в себя выполнение работ:

• определение видов технических средств и количества рабочих для выполнения погрузки;

• организация сбора отходов крепежных и упаковочных материалов;

• координация погрузки с работой экспедиции.

• определение методов и способов проведения работ;

• определение и внедрение в практику грузовых модулей;

• выбор средств механизации;

• определение принципов формирования графика подачи транспортных средств под погрузку;

• определение принципов формирования такелажных бригад, подготовки погрузочных механизмов и графика их работы в зависимости от вида груза, транспорта и объемов груза, сроков погрузки и т. д.;

• организация эффективной эксплуатации средств механизации;

• организация выполнения графиков работ;

• обеспечение сохранности товаров при погрузке от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений;

• определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для ожидания погрузки.

Правила организации возврата тары

Функции реверсивной логистики – обработка возвратов тары, возвратов излишне полученных товаров, возвратов брака или возвратов товаров для рециклинга, обязательно уточняются в технологических инструкциях, чтобы возвраты не вызывали хаоса в учете и работе склада. Возвраты должны корреспондироваться с теми товарами, которые были поставлены. Если товары кондиционные, их переотправляют другим заказчикам. Если товары некондиционные, то их отправляют на переработку. Возвраты учитываются при расчетах с соответствующим заказчиком.

Основные проблемы логистики тары заключаются в управлении тарой, использовании многоразовой упаковки и в стандартизации тары. По экологическим причинам и вследствие возникновения у получателей затрат на удаление и утилизацию тары не следует применять одноразовую упаковку. К ее использованию прибегают в исключительных случаях, при отсутствии у поставщика порожней тары. Дополнительные затраты, связанные с одноразовой упаковкой, ложатся на плечи стороны, допустившей ее. При разработке плана производства должен предусматриваться раздел, касающийся использования тары, пригодной для транспортировки товаров, соблюдения принципов стандартизации тары и по возможности прохождения ее транзитом в пределах всей цепи логистики.

Под понятием управление тарой следует понимать в первую очередь управление закупками новой и возвратом порожней тары. Потребность в таре можно установить по данным заявок на тару и оборота тары в днях. Функции контроля за оборотом тары усиливаются, когда учитываются одновременно поступившие товары и тара и вслед за этим выдаются заявки на возврат тары. Принимаются во внимание потребности в таре, ее наличие, плановые показатели поставок, в том числе компенсационные.

Управление тарой строится с учетом возврата порожней тары. Это требует организации обратной связи с материальными потоками, так как только после прибытия материалов и их складирования тара освобождается. Получатель заинтересован в том, чтобы материалы поставлялись к нему в соответствии с его инструкциями по упаковке. Поэтому получатель несет ответственность за инвестиции и все затраты, связанные с обработкой груза. Он отвечает за планирование закупок тары, ее учет, планирование запасов и организацию ремонта и утилизации. Требующую ремонта поврежденную тару помечают, изымают из оборота и направляют в ремонтный цех. Вопрос о том, кто берет на себя ремонт тары, должен решаться по договоренности получателя с поставщиком и может быть увязан с организацией перевозок заполненной тары, особенно когда экспедиции и железная дорога предлагают выгодные тарифы на комбинированные перевозки заполненной и порожней тары.

Оптимизация управления порожней тарой должна охватывать все случаи перемещения тары у получателя, поставщика и перевозчика. На основе ежедневного прогноза потребности в таре и с помощью уведомления каждого места доставки и каждой разгрузочной площадки о прибытии грузов экспедиторы могут согласовывать свои планы маршрутов.

Предпосылками для эффективного управления тарой являются:

• актуализация и обработка основных данных о целесообразной транспортной таре;

• определение потребности на основе распоряжений о поставках и заявок на изготовление (при одноступенчатом расчете потребностей в таре);

• учет передвижения товара при его поступлении;

• учет отправки порожней тары в месте рассылки.

В обращении может находиться одновременно тара получателя и поставщика. Их раздельный учет и контроль стоят слишком дорого. Для минимизации расходов, связанных с обработкой грузов, получатель должен следить за тем, чтобы при поставках использовалась только его собственная тара. Если же это невозможно, вся тара должна иметь как минимум инвентарный номер. При недостаточном запасе тары снабжение ею становится проблемой. Необходима инвентаризация тары у каждого поставщика. Учет наличной тары по каждому месту разгрузки товаров должен быть организован получателем. При направлении заказа покупатель должен проверить, имеется ли у поставщика достаточное количество тары. Может потребоваться отдельная досылка тары. В рамках управления тарой артикулы товаров не представляют интереса, так как в инструкции по упаковке для каждого артикула должна быть указана необходимая тара, а ее количество при оформлении отгрузок может быть определено по данным, характеризующим тару. Получатель, учитывая поступившие товары, должен одновременно сверять тару, в которой поступили товары, с тарой, запланированной к возврату. При несовпадении этих данных возможны финансовые последствия из-за дополнительных затрат вследствие, например, недостаточной загрузки транспортного средства в случае применения не установленной соглашением упаковки или возникших проблем с обработкой груза.

Все подразделения, занимающиеся обработкой тары, должны учитывать необходимость удаления использованных ярлыков и маркировки во избежание ложной информации. Основные данные, характеризующие тару, должны содержать следующую информацию: название, номер тары, внешние и внутренние размеры (ширина, высота, длина и емкость в кв. м), ее собственный вес, максимальный вес заполнения, максимальный вес штабелирования, максимальная нагрузка при штабелировании и занимаемая площадь. Важно, чтобы по основным данным легко распознавалась пригодность тары для перевозок на внутреннем и внешнем транспорте, а в случае необходимости и для перегрузки на суда, или условная пригодность, например при сборочных (монтажных) работах. Требуется четкое разграничение запасов тары на запасы поставщика и запасы получателя. Если нет других договоренностей, то закупку тары производит получатель. При закупке тары он ориентируется не на поставщика, а на возможность расположения ее на специальных стеллажах или общее наличие стандартной тары. Если у поставщика возникает дополнительная потребность в таре, которая не была включена в начальные расчеты или же возникла из обязательств перед субпоставщиками, то такая тара приобретается поставщиком самостоятельно. При этом должны учитываться требования инструкции получателя по упаковке, а тип тары (емкости) согласовываться с получателем.

Служба управления тарой у получателя должна исполняет функции координирования и направления тары клиентам и к поставщикам. Для того чтобы устранить споры о собственности и обеспечить функционирование имеющихся запасов тары, важно, чтобы поставщик тары своевременно сообщал получателю о количестве и типах приобретенной им тары.

При наличии комплексных и широких связей в области поставок снабжение поставщика тарой может превратиться для получателя в проблему. Эта проблема усложняется по мере увеличения числа и вида пользователей тары, усиления связей и переплетений в промышленности комплектующих изделий, увеличения количества находящейся в обращении тары, возникновения дополнительных центров консолидирования и внешних центров снабжения, а также по мере использования все более разнообразных транспортных средств. Возникающие комплексные потоки транспортной тары и их оформление требуют колоссальных расходов на управление.

Работа координационного центра по снабжению поставщиков тарой требует соблюдения всеми участниками процесса правил поведения и применения согласованных методов. Для надежного снабжения тарой поставщика в соответствии с потребностями его производства и производства получателя должен быть налажен учет наличия тары и контроль за ее состоянием и использованием. Ежедневное поступление и отправка тары учитываются на предприятиях получателя и эти данные передаются с помощью телекоммуникаций на центральный пункт управления получателя. В ежемесячном обзоре наличия тары для каждого ее вида указываются все передвижения – от поступления грузовой накладной до выхода транспортной накладной. Все выписки из счетов по таре, высылаемые поставщиком для расчетов, должны проверяться. Если в пределах установленного срока представления информации не поступает возражений, то данные бухгалтерского учета считаются принятыми обоими партнерами и в связи с этим становятся обязательной правовой основой в случае обнаружения различий в ходе инвентаризации тары. При снабжении порожней тарой учитываются требования о необходимом ее типе и об оправданной достаточности в нужном месте и в нужное время. Транспортным документом для пересылки тары является накладная на нее. Для идентификации тары при обратном потоке используют номер поставщика и номер тары. При прямых поставках получатель посылает поставщику порожнюю тару, чтобы получить от поставщика в обратном направлении тару, заполненную товарами определенных артикулов. Контроль движения тары при участии в процессе снабжения многих поставщиков, при различных местах их расположения, а также при подключении в процесс еще и субпоставщиков возможен только при системной поддержке и соответствующей информационной дисциплине всех участников. Пересылка товарных накладных, содержащих данные о таре, должна производиться сразу же после получения товара, чтобы обеспечить соответствующее ведение картотеки наличия тары с ее списанием со счетов поставщика. У каждого поставщика должна проводиться инвентаризация тары. В случае выявленных отклонений важно своевременно согласовать счета.

Правила приемки

Правила взаимодействия участников процесса приемки

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.

Комплекс операций включает:

• работу со службой закупок;

• работу с поставщиками;

• работу с перевозчиками;

• работу со службами хранения и учета;

• работу с приемной комиссией;

• работу со службой качества;

• работу со службой реализации;

• работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в приемке

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Работа со службой закупок.

Логистической службе должна быть передана информация:

• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

• контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;

• контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;

• после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;

• после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа с поставщиками.

На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

• содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

• требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

• определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;

• подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;

• получение подтверждение перемещения товаров.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:

• процесса приемки продукции по количеству;

• процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

• документов, заполняемых при приемке продукции на склад;

• процесса приемки продукции по качеству;

• процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

• документов, регламентирующие приемку товаров на склад;

• нормативных сроков приемки товаров по качеству.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Правила организации приемки

Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Поэтому организация приемки поступающих товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения приемки:

• набор оптимально необходимых площадей для разгрузки, приемки, разупаковки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

• формы документов, получаемых в результате приемки;

• положения о подразделениях, участвующих в приемке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы закупок, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

• прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

• прием грузов, поступающих на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

• заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

• планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

• приемка товаров и размещение их по местам хранения;

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.

Приемка может включать следующие процедуры для обработки входящих товаров:

• незапланированный прием товара;

• прием товара с уведомлением о поставке;

• прием товара с уведомлением центральной системы.

Процедура приема незапланированного товара – это простейшая форма учета входящих товаров. Эта процедура настолько общая, что может использоваться буквально везде.

Процедура приема товаров с уведомлением о поставке включает полную регистрацию входящих товаров и сравнение фактически поступившего груза с заказом. Информация о заказе для данной формы предоставляется центральным сервером. В обоих вариантах допускается использование смешанных транспортируемых единиц.

Процедура «Входящие товары с уведомлением центральным сервером осуществляется автоматически и без какого-либо диалога. Сервер посылает уведомление с соответствующей информацией для всех входящих товаров. Этот метод работы с входящими товарами особенно удобен для обеспечения производственных систем по принципу «точно во-время», а также в случаях, когда прием товара должны быть сделан в центральном сервере.

Процедуры приемки

Работая с входящими товарами, пользователь регистрирует складируемые товары, вводя в диалоговое окно номер товарной единицы. После этого на экране появляется описание данной товарной единицы для первой визуальной проверки. Затем вводится общее количество полученных товаров данной товарной единицы. Если используется модуль по работе с партиями, здесь также можно ввести код партии товара. Если используется дополнительный модуль для управления консигнационными товарами, то можно задать специальный код клиента для присвоения данного товара тому или иному клиенту. При использовании модуля сроков годности оператор может ввести срок годности или рассчитать этот срок на основе информации, хранящейся в базовых данных для товарных единиц.

Приемка товаров с блокировкой

Входящие товары могут быть помечены специальным блокирующим кодом, таким, как, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае процесс хранения инициируется, однако данный товар не является доступным при оформлении заказов на отгрузку. Блокируемые товары освобождаются при помощи специальной диалоговой функции.

Выделение складских мест

Выделение складских мест разделяется на три этапа:

• определение складской области;

• определение складской зоны;

• определение конкретного места.

Система позволяет и вручную указать конкретное место с направлением туда транспортируемой единицы.

Для каждого грузового модуля, подлежащего складированию, создается транспортный документ, который передается оператору погрузчика. Завершение процесса складирования подтверждается при помощи специальной диалоговой функции. После этого грузовой модуль перемещается в соответствующее складское место, которое получает состояние «занято».

Правила разработки технологии приемки

Разработка технологии приемки включает этапы:

• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

• определение параметров территории и зон склада для разгрузки и приемки, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

• определение режима работы службы приемки, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;

• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс приемки продукции:

• обмен информацией в согласованном режиме и формате;

• отгрузка товара на паллетах;

• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;

• применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;

• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

• согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;

• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

• использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается и встречаются следующие особенности:

• очень часто приемка товаров по факту прибытия;

• обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;

• разные способы разгрузки (ручной и механизированный);

• различные виды упаковок;

• загрузка транспортных средств и навалом, и на паллетах;

• разнообразие транспортных средств, доставляющих грузы;

• несоблюдение сроков поставки;

• разные требования по приемке товара по количеству и качеству;

• разнообразие товаросопроводительных документов;

• поступление товаров без этикеток со штрих-кодами.

Указанные особенности не позволяют создать единую технологию работы со всеми поставщиками и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым поставщиком.

Уведомления об отгрузке

На основании уведомлений об отгрузке и прибытии грузов можно осуществить следующие организационные мероприятия:

• определить объемы грузов и количество транспортных средств, прибывающих в определенный день;

• внести данные об ожидаемых товарах и транспортных средствах в базу данных;

• определить потребность в персонале и оборудовании для приема грузов и транспорта;

• проверить возможность размещения поступающих товаров;

• составить предварительный график разгрузки транспорта.

Бывают случаи, когда груз направляется получателю ошибочно

и проверка информации об ожидаемом поступлении груза позволит выявить возможные ошибки на предварительной стадии. Уведомления позволяют планировать работу склада без авралов, рационально использовать имеющиеся силы и средства, своевременно усиливать наиболее напряженные участки склада дополнительным персоналом и оборудованием.

Работа с бракованными товарами

При выявлении некачественных товаров приемная комиссия должна провести изучение повреждений и причин их появления, документально оформить их. Затем выполняются перечисленные ниже операции. «Ведется работа с представителями поставщика для определения статуса бракованного товара и отнесения его к категориям [17] :

• годный – товар, признаваемый сторонами качественным и годным к использованию без ограничений;

• брак – товар, не соответствующий категории «годный».

По каждой единице бракованного товара решается вопрос о возможности его использования и товар сортируется на группы:

• некомплект – товар с нарушенной комплектностью, предусмотренной его технической документацией, спецификацией или маркировкой на упаковке;

• товар с поврежденной упаковкой – комплектный товар, не имеющий повреждений, но хранящийся в поврежденной упаковке (упаковка мокрая, рваная, имеет следы вмятин и др.);

• ремонтопригодный – товар, потребительские свойства которого могут быть полностью или частично восстановлены после процедуры ремонта.

На основании такой группировки бракованный товар уценивается и подразделяется на:

• ограниченно годный – товар, пригодный к использованию по назначению с ограничениями, вызванными ухудшением качества, суммарный процент уценки которого составляет не более 50 % от исходной стоимости;

• утиль – товар, непригодный к использованию по назначению, суммарный процент уценки которого составляет более 50 %) от исходной стоимости.

Определение статуса товара и величины уценки товара производится совместно со специалистом поставщика. При наличии разногласий комиссия должна пригласить независимого эксперта.

После выявления бракованных товаров информация о них вводится в базу данных и товар транспортируется в зону хранения бракованных товаров. Зона хранения бракованных товаров может состоять из участков:

• новых бракованных товаров – там размещаются все выявленные бракованные товары до момента определения их статуса;

• некомплектных товаров – там размещаются некомплектные товары до момента пополнения недостающими комплектующими;

• товаров с поврежденной упаковкой – там размещаются товары с поврежденной упаковкой до момента ее замены или отгрузки товаров в старой упаковке;

• уцененных товаров – там размещаются уцененные товары до момента их реализации;

• товаров, подлежащих списанию, – там находится «утиль» до момента вывоза со склада.

Бракованный товар, подлежащий списанию, вывозится с территории склада после определения виновной стороны, несущей расходы по уничтожению данного товара». Порядок уничтожения списанных товаров должен быть описан в договоре – это особенно важно для экологически опасных товаров.

Правила логистической подготовки к приходу товаров

Организация получения поступающих грузов включает следующие обязательные логистические операции:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.;

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

• требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

• контроль фактических сроков отгрузки партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Правила приемки грузов от перевозчиков

Приемка грузов от перевозчиков осуществляется по количеству мест и весу, а также по сохранности грузовых мест. Приемная комиссия и грузовая служба должны заранее получать информацию об ожидаемом поступлении грузов от поставщиков, а именно:

• наименование поставщика;

• перечень товарных позиций;

• количество поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);

• сроки поступления товара;

• тип тары (паллеты, ящики, бочки и т. д.);

• количество мест;

• вес;

• объем;

• наименование перевозчика;

• копию транспортной накладной;

• пункт назначения груза (автотерминал, ж-д станция, порт и т. д.);

• информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.).

На основании полученной информации грузовая служба, экспедиция и склад определяют количество работников, участвующих в разгрузке, состав техники, необходимой для выполнения разгрузки, определяют места разгрузки, готовят поддоны, стропы, механизмы и т. д., определяют потенциальные места временного хранения для размещения поступивших товаров. При наличии подъездных железнодорожных путей у получателя вагоны, платформы, контейнеры и цистерны доставляют на близлежащую железнодорожную станцию, откуда их подают на рельсовую ветку получателя. При отсутствии своей ветки грузы и контейнеры с железнодорожной станции доставляют автомобилями. При прибытии транспортных средств на склад получателя сначала проверяют грузовики на наличие паразитов, общее санитарное состояние, наличие запахов, влаги, а также общую безопасность. Для продукции со специальными условиями отгрузки каждая проверка обязательно документируется. Затем проверяют наличие полного комплекта товаросопроводительных документов и их содержание на предмет соответствия условиям контракта. Если основные товаросопроводительные документы отсутствуют, для приемки продукции составляют акты о фактическом количестве и качестве поступивших товаров. Если комплект документов не полный, производится отметка в товарно-транспортной накладной.

При разгрузке транспортных средств необходимо строго соблюдать установленные правила выполнения погрузо – разгрузочных работ [18] , обращая внимание на специальную маркировку грузов и манипуляционные знаки. Нарушения правил приводят к повреждению грузов, травматизму, излишним затратам.

Если товары поступили в железнодорожных вагонах, то обязательны следующие операции:

• проверка целостности пломб;

• вскрытие вагонов;

• осмотр состояния поступившего груза (состояние тары, упаковки, укладки, тары и т. д.);

• разгрузка вагонов с укладкой товаров на поддоны или тележки;

• первичная приемка товаров по количеству мест и весу (проверка соответствия количества мест данным сопроводительных документов);

• доставка товаров на участок приемки.

При поступлении товаров в железнодорожных контейнерах выполняют следующие операции:

• проверка целостности пломб и состояния контейнера (отсутствие повреждений и поломок);

• строповка и перемещение контейнера на разгрузочную рампу;

• вскрытие контейнера;

• выгрузка и приемка товаров по количеству мест и весу (проверка соответствия количества мест данным сопроводительных документов);

• товаров;

• перемещение товаров в зону приемки.

Если товары доставлены на склад автомобилем, выполняют операции:

• проверка целостности упаковки;

• выгрузка и приемка товаров по количеству мест и весу;

• перемещение товаров в зону приемки.

При поступлении груза в неисправном вагоне или контейнере или с нарушенной пломбой обязательно производят сплошную проверку количества и качества товаров и составляют коммерческий акт, который является основанием для предъявления претензии перевозчику или поставщику. Он составляется на специальных бланках до принятия груза от перевозчика. Если вагон имеет течь или груз испорчен вследствие неисправности вагона, то кроме коммерческого акта составляется технический акт.

При приемке груза от перевозчиков предприятие-получатель, в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязано проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:

• проверить в случаях, предусмотренных в указанных правилах, наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автофургоне и т. п.) или на контейнере пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие обычной и защитной маркировки груза и исправность тары;

• проверить соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе, и потребовать от перевозчика выдачи груза по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами.

• проверить, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим, льдоснабжение и др.), сроки доставки, а также произвести осмотр груза.

В случае выдачи груза без проверки количества мест и веса получатель в порядке, установленном правилами оформления выдачи грузов, обязан потребовать от перевозчика, чтобы на транспортном документе была сделана соответствующая отметка. Во всех случаях, когда при приемке груза от перевозчика устанавливается повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, а также во всех иных случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, получатель обязан потребовать от перевозчика составления коммерческого акта (отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта – при доставке груза автомобильным транспортом). При неправомочном отказе перевозчика от составления коммерческого акта получатель обязан, в соответствии с действующими на транспорте правилами обжаловать этот отказ и произвести приемку товаров в порядке, предусмотренном Инструкциями П-6 и П-7.

В случае обнаружения внешних или внутренних механических или технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортных средств, а также отсутствия или неисправности пломб, необходимо произвести отметку в товарно-транспортной накладной либо составить акт об осмотре состояния транспортных средств. Рекомендуется сфотографировать явно видимые повреждения транспортных средств (панорамная и детальная съемка) и тары с помещением в кадр также госномера автомобиля, номера контейнера или вагона… Сделанные таким образом фотографии не являются прямым доказательством в судебном разбирательстве, но они имеют большое влияние на действия поставщика или транспортно-экспедиторской компании в случае требования замены бракованного товара или денежной компенсации.

Правила контроля сохранности перевозимых грузов

Показатели сохранности перевозимых грузов в зависимости от характеризуемых ими признаков следующие.

Без потерь. Данные показатели характеризуют свойство транспортной услуги сохранять массу груза одинаковой в начале и конце перевозки или уменьшенной в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Этот показатель прежде всего относится в к перевозке скоропортящихся грузов, а также перевозке грузов насыпью и навалом.

К показателям перевозки грузов без потерь относят:

– нормы убыли;

– удельные потери груза;

– среднюю потерю грузов при перевозке;

– стоимость потерь груза при транспортировке;

– количество грузов, доставленных без потерь;

– коэффициент снижения качества грузов при перевозке.

Без повреждений. Перевозка грузов без повреждений означает, что в процессе перевозки обеспечивается сохранность грузов и их пригодность к использованию по назначению после перевозки. Показатель перевозки «без повреждений» имеет существенное значение при перевозке готовой продукции бытового и производственно-технического назначения.

К показателям перевозки грузов без повреждений относятся:

– доля грузов, перевезенных без повреждений;

– средний ущерб от повреждений груза;

– удельные издержки от повреждений груза.

Без пропажи. Показатели перевозки грузов без пропажи характеризуют свойство транспортной услуги сохранять число мест груза одинаковым в начале перевозки и после ее завершения.

Показателями перевозки грузов без пропажи являются:

– удельные издержки от несохранной перевозки;

– доля пропажи грузов при перевозке;

– средний ущерб от пропажи грузов.

Без загрязнений. Эти показатели характеризуют свойство транспортной услуги сохранять чистоту перевозимого груза в соответствии с установленными нормами и требованиями. К ним относят:

– коэффициент загрязнения грузов при перевозке (отношение количества загрязненных грузов к общему количеству перевезенных грузов);

– долю груза, не принятую грузополучателем после перевозки из-за загрязнения;

– допустимый процент посторонних примесей в грузе;

– долю посторонних примесей в грузе.

При приемке грузов получатели (а также при приемке к перевозке – перевозчики) контролируют состояние груза и его тары или упаковки. Контроль выполняют методами:

• органолептическим (контроль посредством органов чувств);

• натурным (с использованием простейших приборов – термометров, угломеров, весов и др.);

• лабораторным (анализ груза или его образцов в специальных условиях с использованием реактивов и приборов);

• комплексным, включающим элементы перечисленных методов.

Порядок разгрузки и перемещения

В практике существуют следующие три варианта обработки входящих товаров:

• незапланированный прием грузов;

• прием грузов, запланированный на основании уведомлений о поставке;

• прием грузов, поступающих на условиях “точно в срок".

Самый нежелательный и дезорганизующий вариант– незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях “точно в срок" позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

Желательно требовать от поставщиков распределять груз на отдельные грузовые модули (палеты, бочки, связки и т. д.) с постоянным количеством товарных единиц в одном грузовом модуле.

Практикуется пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, таким как “поврежденная упаковка" или “необходимость прохождения карантина". В этом случае данный товар не является доступным для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Перемещение товара на склад: для каждой партии одного наименования, подлежащей складированию, создается транспортный документ, который передается оператору вилочного погрузчика, и партия перемещается в соответствующее складское место.

Правила приемки по количеству

Приемка имеет целью идентифицировать полученный товар, определить его количество и сравнить полученные результаты с заказом на поставку.

При приемке товара используют следующие методы:

– приемка товаров по накладной;

– слепая приемка, когда накладная утеряна или отсутствует по другой причине;

– неполная слепая приемка.

При приемке по накладной результаты проверки товара сравниваются с данными накладной поставщика. При слепой приемке приходится идентифицировать товары (для чего нужны знающие товароведы и\или анализы), подсчитывать полученные количества, оформлять акт приёмки товаров. При неполной слепой приемке проверяют по накладной только наименования товара, но не количества. Этот метод применяется для приемки наливных, насыпных и некоторых скоропортящихся товаров (например: овощи навалом, живая рыба и т. п.), когда при погрузке и в пути возможны потери. После приемки товара данные о количестве вносятся в накладную. Метод неполной слепой приемки требует работы со специальной накладной, где поставщик указывает только наименование отгруженных товаров без указания количеств. Работник склада проверяет соответствие товарных наименований по накладной, а затем осуществляет подсчёт количества товара и заносит полученные данные в накладную поставщика.

В случае необходимости проверка количества производится в каждом грузовом месте. При обнаружении недостачи составляется акт о приемке продукции, в котором указывается номер транспортной накладной и счет-фактуры, количество недостающего товара, его общая стоимость, предполагаемые причины недостачи, лица, участвующие в приемке, их подписи и дата составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, то предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. Также после обнаружения недостачи и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки. Предприятие-получатель обязано обеспечить приемку продукции по количеству в точном соответствии с условиями договора или со стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, Инструкцией П-6, иными обязательными правилами.

Приемка продукции, поставляемой без тары, в открытой таре, а также приемка по весу брутто и количеству мест продукции, поставляемой в таре, производится:

• на складе получателя – при доставке продукции поставщиком;

• на складе поставщика – при вывозе продукции получателем;

• в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе перевозчика – при доставке и выдаче продукции предприятием железнодорожного, водного, воздушного или автомобильного транспорта.

При доставке поставщиком продукции в таре на склад получателя последний, кроме проверки веса брутто и количества мест, может потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом месте. Приемка продукции, поступившей в исправной таре, по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного получателя.

Покупатели – оптовые предприятия, переотправляющие продукцию в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), производят приемку продукции по количеству внутритарных мест лишь в случаях, предусмотренных обязательными правилами или договором, а также при несоответствии фактического веса брутто весу брутто, указанному в сопроводительных документах. Если продукция поступила в поврежденной таре, то приемка продукции по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом тарном месте производится получателями там, где производится приемка продукции по весу брутто и количеству мест. Установленный Инструкцией П-6 порядок приемки продукции, поставляемой в таре, применяется также при приемке обандероленных или опломбированных пачек (связок) в тех случаях, когда без нарушения целости бандероли или упаковки либо без снятия пломбы невозможно изъятие продукции из пачки (связки).

Приемка продукции производится в следующие сроки:

а) продукции, поступившей без тары, в открытой таре и в поврежденной таре, – в момент получения ее от поставщика или со склада органа транспорта либо в момент вскрытия опломбированных и разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров, но не позднее сроков, установленных для разгрузки их;

б) продукции, поступившей в исправной таре:

• по весу брутто и количеству мест – в сроки, указанные в пункте "а";

• по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте – одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции не позднее 24 часов с момента получения продукции – при доставке продукции поставщиком или при вывозке ее получателем со склада поставщика и с момента выдачи груза органом транспорта – во всех остальных случаях.

В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других районах досрочного завоза приемка продукции производственнотехнического назначения производится не позднее 30 дней с момента поступления ее на склад получателя. В указанных районах приемка промышленных товаров народного потребления производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) – не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров – не позднее 48 часов с момента поступления их на склад получателя.

Приемка считается произведенной своевременно, если проверка количества продукции окончена в установленные сроки. Приемка продукции производится лицами, уполномоченными на то руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя. Эти лица несут ответственность за строгое соблюдение правил приемки продукции. Приемка продукции по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) отправителя (изготовителя). Отсутствие указанных документов или некоторых из них не приостанавливает приемки продукции. В этом случае составляется акт о фактическом наличии продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют.

При одновременном получении продукции в нескольких вагонах, контейнерах или автофургонах, стоимость которой оплачивается по одному расчетному документу, получатель обязан проверить количество поступившей продукции во всех вагонах, контейнерах или автофургонах, если обязательными для сторон правилами или договором не предусмотрена возможность частичной (выборочной) проверки. В акте приемки должно быть указано количество поступившей продукции раздельно в каждом вагоне, контейнере или автофургоне. Количество поступившей продукции при приемке ее должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Если в этих документах отправитель указал вес продукции и количество мест, то получатель при приемке продукции должен проверить ее вес и количество мест. Проверка веса нетто производится в порядке, установленном стандартами, техническими условиями и иными обязательными для сторон правилами. При невозможности перевески продукции без тары определение веса нетто производится путем проверки веса брутто в момент получения продукции и веса тары после освобождения ее из-под продукции. Результаты проверки оформляются актами. Акт о весе тары должен быть составлен не позднее 10 дней после ее освобождения, а о весе тары из-под влажной продукции – немедленно по освобождении тары из-под продукции, если иные сроки не установлены особыми условиями поставки или договором. В акте о результатах проверки веса тары указывается также вес нетто продукции, определенный путем вычитания из веса брутто веса тары. Определение веса нетто путем вычета тары из веса брутто по данным, указанным в сопроводительных и в транспортных документах, без проверки фактического веса брутто и веса тары не допускается. Проверка веса тары в остальных случаях производится одновременно с проверкой веса нетто.

Выборочная (частичная) проверка количества продукции с распространением результатов проверки какой-либо части продукции на всю партию допускается, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами или договором.

Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то получатель обязан приостановить дальнейшую приемку, обеспечить сохранность продукции, а также принять меры к предотвращению ее смешения с другой однородной продукцией. О выявленной недостаче продукции составляется акт за подписями лиц, производивших приемку продукции. В случае, когда при приеме продукции выявлено несоответствие веса брутто, отдельных мест весу, указанному в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, получатель не должен производить вскрытия тары и упаковки. Если при правильности веса брутто недостача продукции устанавливается при проверке веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то получатель обязан приостановить приемку остальных мест, сохранить и предъявить представителю, вызванному для участия в дальнейшей приемке, тару и упаковку вскрытых мест и продукцию, находящуюся внутри этих мест. Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя отправителя, а если продукция получена в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, не являющегося отправителем, – представителя изготовителя. О правилах продолжения приемки по количеству см. раздел «Приемка с представителями поставщиков». О порядке составления акта о недостаче товаров см. раздел «Актирование недостач». О порядке предъявления претензий за недостачу товаров см. раздел «Предъявление претензий по количеству».

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо отметить этом сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Правила проверки продукции по качеству и комплектности

В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции по качеству может производиться с применением частичной или пол ной выборки товаров. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором.

При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции склад обязан приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении при приемке недолжного качества продукции. В зависимости от решения поставщика дальнейшая приемка может производиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом, либо получателем в одностороннем порядке.

Следует отметить, что как уведомление поставщика, так и его ответ получателю лучше всего оформлять с помощью телеграммы, т. к. это прямое доказательство (в отличие от оповещения по телефону) соблюдения обязанности стороной, которая должна произвести уведомление. Однако работа с телеграфом часто связана с большими временными затратами, в связи с этим наиболее эффективно использовать электронную почту, но с применением электронной цифровой подписи. После составления акта производится составление претензионного письма (с целью допоставки товара с должным качеством или возмещения в денежном эквиваленте), которое должно содержать: наименование предприятия, которому претензия адресуется, его адрес, указание партии товара, количество бракованного товара, стоимость бракованного товара, номер и дата акта о приемке продукции, содержание самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара, др.), в приложении к письму необходимо предоставить копию акта о приемке, копию счет-фактуры, копию товарно-транспортной накладной, копию телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика, в заключительной части претензионного письма указывается дата, подпись руководителя предприятия, полное наименование предприятия. В ГК РФ предусмотрена возможность предъявления претензий к предприятию поставщику в случае обнаружения скрытых недостатков продукции [19] . Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции на складе. В связи с этим получатели имеют право независимо от проверки качества товаров, произведенной ими в должные в сроки, указанные в договоре, актировать скрытые недостатки продукции, если такие недостатки будут обнаружены после получения товаров.

Продукция, поступившая в исправной таре, принимается по качеству и комплектности, как правило, на складе конечного получателя. Покупатели – оптовые предприятия, переотправляющие продукцию в таре или упаковке первоначального изготовителя (отправителя), должны производить приемку продукции по качеству и комплектности в случаях, предусмотренных обязательными правилами или договором, а также при получении продукции в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи (течь, бой и т. п.). Указанные предприятия и организации обязаны хранить продукцию, подлежащую переотправке, в условиях, обеспечивающих сохранность качества и комплектность ее.

Приемка продукции по качеству и комплектности производится на складе получателя в следующие сроки:

• при иногородней поставке – не позднее 20 дней, а скоропортящейся продукции – не позднее 24 час. после выдачи продукции органом транспорта или поступления ее на склад получателя при доставке продукции поставщиком или при вывозке продукции получателем;

• при одногородней поставке – не позднее 10 дней, а скоропортящейся продукции – 24 час. после поступления продукции на склад получателя.

В районах Крайнего Севера, в отдаленных и других районах досрочного завоза приемка продукции производственно-технического назначения производится не позднее 30 дней, а скоропортящейся продукции – не позднее 48 час. после поступления продукции на склад получателя. В указанных районах приемка промышленных товаров народного потребления производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) – не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров – не позднее 48 час. после поступления их на склад получателя.

Проверка качества и комплектности продукции, поступившей в таре, производится при вскрытии тары, но не позднее указанных выше сроков, если иные сроки не предусмотрены в договоре в связи с особенностями поставляемой продукции (товара). Машины, оборудование, приборы и другая продукция, поступившая в таре и имеющая гарантийные сроки службы или хранения, проверяются по качеству и комплектности при вскрытии тары, но не позднее установленных гарантийных сроков. Приемка продукции по качеству и комплектности на складе поставщика производится в случаях, предусмотренных в договоре. Торговые организации имеют право независимо от проверки качества товаров, произведенной ими в сроки, указанные в Инструкции П-7, актировать производственные недостатки, если такие недостатки будут обнаружены при подготовке товаров к розничной продаже или при розничной продаже в течение четырех месяцев после получения товаров.

Акт о скрытых недостатках продукции должен быть составлен в течение 5 дней после обнаружения недостатков, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления продукции на склад получателя, обнаружившего скрытые недостатки, если иные сроки не установлены обязательными для сторон правилами. Когда скрытые недостатки продукции могут быть обнаружены лишь в процессе ее обработки, производимой последовательно двумя или несколькими предприятиями, акт о скрытых недостатках должен быть составлен не позднее четырех месяцев со дня получения продукции предприятием, обнаружившим недостатки. Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции с гарантийными сроками службы или хранения, должен быть составлен в течение 5 дней после обнаружения недостатков, но в пределах установленного гарантийного срока.

Если для участия в составлении акта вызывается представитель изготовителя (отправителя), то к установленному 5-дневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда. Акт о скрытых недостатках товаров, гарантийный срок на которые исчисляется с момента их розничной продажи, может быть составлен также в период хранения до продажи, независимо от времени получения товаров. Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции.

Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности продукции окончена в установленные сроки. Одновременно с приемкой продукции по качеству производится проверка комплектности продукции, а также соответствия тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов, технических условий, особых условий, других обязательных для сторон правил или договора чертежам, образцам (эталонам). Установленный Инструкцией П-7 порядок приемки продукции, поставляемой в таре, применяется также при приемке бандеролей или опломбированных пачек (связок) в тех случаях, когда без нарушения целости бандероли или упаковки либо без снятия пломбы невозможно изъятие продукции из пачки (связки). Приемка продукции производится уполномоченными на то руководителем предприятия-получателя или его заместителем – компетентными лицами. Эти лица несут ответственность за строгое соблюдение правил приемки продукции.

Приемка продукции по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, основными и особыми условиями поставки, другими обязательными условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет-фактура, спецификация и т. п.). Отсутствие указанных сопроводительных документов или некоторых из них не приостанавливает приемку продукции. В этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступившей продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором.

Во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, обязательными правилами или договором для определения качества продукции предусмотрен отбор образцов (проб), лица, участвующие в приемке продукции по качеству, обязаны отобрать образцы (пробы) этой продукции. Отбор образцов (проб) приводится в точном соответствии с требованиями указанных выше нормативных актов. Отобранные образцы (пробы) опечатываются либо пломбируются и снабжаются этикетками, подписанными лицами, участвующими в отборе. Об отборе образцов (проб) составляется акт, подписываемый всеми участвующими в этом лицами. В акте должно быть указано:

а) время и место составления акта, наименование получателя продукции, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе образцов (проб);

б) наименование изготовителя (отправителя), от которого поступила продукция;

в) номер и дата счета-фактуры и транспортной накладной, по которым поступила продукция, и дата поступления ее на склад получателя, а при доставке продукции поставщиком и при отпуске продукции со склада поставщика – номер и дата накладной или счета-фактуры, по которой сдана продукция;

г) количество мест и вес продукции, а также количество и номера мест, из которых отбирались образцы (пробы) продукции;

д) указание о том, что образцы (пробы) отобраны в порядке, предусмотренном стандартом, техническими условиями, обязательными правилами и договором, со ссылкой на их номер и дату;

е) снабжены ли отобранные образцы (пробы) этикетками, содержащими данные, предусмотренные стандартами или техническими условиями;

ж) опечатаны или опломбированы образцы (пробы), чьей печатью или пломбой (оттиски на пломбах);

з) другие данные, которые лица, участвующие в отборе проб, найдут необходимым включить в акт для более подробной характеристики образцов (проб).

Из отобранных образцов (проб) один остается у получателя, второй направляется изготовителю (отправителю) продукции. Во всех случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, другими обязательными правилами и договором, отбираются дополнительные образцы (пробы) для сдачи на анализ или испытание в лаборатории или научно-исследовательские институты. О сдаче образцов (проб) на анализ или испытание делаются соответствующие отметки в акте отбора образцов (проб). Отобранные образцы (пробы) продукции должны храниться получателем, изготовителем (отправителем) до разрешения спора о качестве продукции, а в случаях передачи материалов о выпуске недоброкачественной продукции, в органы прокуратуры и суда – до разрешения дела в этих органах. При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих качество продукции, получатель приостанавливает дальнейшую приемку продукции и составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Получатель обязан обеспечить хранение продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции в условиях, предотвращающих ухудшение ее качества и смешение с другой однородной продукцией. Получатель также обязан вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя иногороднего изготовителя (отправителя), если это предусмотрено в особых условиях поставки, других обязательных правилах или договоре.

Определение качества груза. Органолептический метод основан на определении качества грузов при помощи органов чувств – зрения, обоняния, осязания и слуха, без использования приборов. Этим методом определяют внешний вид груза, цвет, запах и вкус. Натурный метод проверки основан на исследовании качества и свойств отобранных проб груза с помощью приборов в натурных условиях. Основными приборами для этой цели служат весы, рулетка, угломеры, термометры. Лабораторный метод основан на исследовании качества и свойств, специально взятых проб предъявленного к перевозке груза с помощью приборов, аппаратов и реактивов.

Методы лабораторного исследования грузов:

• химический (для определения химического состава груза);

• физический (для выяснения физических свойств груза-плотности, температуры кипения, вспышки, воспламенения, определения влажности и др.);

• механический (для определения механических свойств груза-прочности, упругости и т. д.); оптический (для определения структуры и внутреннего строения);

• биологический (для определения наличия в грузе живых организмов и микробов);

• рентгеноскопический (для выявления внутренних дефектов груза).

Полученные результаты оформляются в виде актов.

О правилах продолжения приемки по качеству см. раздел «Приемка с представителями поставщиков». О порядке составления акта о получении некачественных товаров см. раздел «Актирование некачественных товаров». О порядке предъявления претензий по качеству товаров см. раздел «Предъявление претензий по качеству».

Порядок приемки с представителями поставщиков

Одновременно с приостановлением приемки в случае обнаружения несоответствия количества или качества полученного товара параметрам, указанным в отгрузочных документах или в договоре, получатель обязан вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя одногородне-го отправителя, а если продукция получена в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, не являющегося отправителем, – представителя одногороднего изготовителя. Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) вызывается в случаях, предусмотренных в обязательных для сторон правилах или в договоре. В договорах могут быть предусмотрены случаи, когда явка представителя иногороднего изготовителя (отправителя) для участия в приемке продукции по качеству и комплектности и составления акта является обязательной. В этих случаях иногородний отправитель (изготовитель) обязан не позднее чем на следующий день после получения вызова получателя сообщить телеграммой или телефонограммой, будет ли им направлен представитель для участия в проверке количества или качества продукции. Неполучение ответа на вызов в указанный срок дает право получателю осуществить приемку продукции до истечения установленного срока для явки представителя отправителя (изготовителя). Представитель одногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее, чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящейся продукции – в течение 4 часов после получения вызова. Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее чем в 3-дневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если другой срок не предусмотрен в обязательных для сторон правилах или в договоре.

Представитель изготовителя (отправителя) должен иметь удостоверение на право участия в определении количества или качества и комплектности поступившей к получателю продукции. Отправитель (изготовитель) может уполномочить на участие в приемке продукции предприятие, находящееся в месте получения продукции. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть сделана ссылка на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке продукции. Уведомление о вызове представителя изготовителя (отправителя) должно быть направлено (передано) ему по телеграфу) не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящейся продукции немедленно после обнаружения недостачи или несоответствия качества, комплектности, маркировки продукции, тары или упаковки установленным требованиям, если иные сроки не установлены обязательными для сторон правилами или договором.

В уведомлении о вызове, направленном изготовителю (отправителю), для участия в приемке по количеству товаров должно быть указано:

а) наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

б) количество недостающей продукции и характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и т. п.);

в) состояние пломб;

г) стоимость недостающей продукции;

д) время, на которое назначена приемка продукции по количеству.

В уведомлении о вызове, направленном изготовителю (отправителю), для участия в приемке по качеству товаров должно быть указано:

а) наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

б) основные недостатки, обнаруженные в продукции;

в) время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

г) количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

При неявке представителя (изготовителя) по вызову получателя, а также в случаях, когда вызов представителя иногороднего отправителя (изготовителя) не является обязательным, проверка качества продукции производится представителем соответствующей отраслевой инспекции по качеству продукции, а проверка качества товаров – экспертом бюро товарных экспертиз либо представителем соответствующей инспекции по качеству. При отсутствии соответствующей инспекции по качеству или бюро товарных экспертиз в месте нахождения получателя (покупателя), при отказе их выделить представителя или неявке по его вызову получателя (покупателя) проверка товаров по качеству, а также приемка по количеству и составление акта о недостаче производится:

а) с участием компетентного представителя другого предприятия (организации), выделенного руководителем или заместителем руководителем этого предприятия (организации), либо

б) с участием компетентного представителя общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем или заместителем руководителя предприятия из числа лиц, утвержденных решением фабричного, заводского или местного комитета профсоюза этого предприятия, либо

в) односторонне предприятием-получателем, если изготовитель (отправитель) дал согласие на одностороннюю приемку продукции.

Руководители предприятий и организаций или их заместители по просьбе предприятия-получателя выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по количеству или по качеству и комплектности. Для участия в приемке продукции должны выделяться лица, компетентные (по роду работы, по образованию, по опыту трудовой деятельности) в вопросах определения количества или качества и комплектности подлежащей приемке продукции.

Материально ответственные и подчиненные им лица, а также лица, связанные с учетом, хранением, приемкой и отпуском материальных ценностей, в качестве представителей общественности предприятия-получателя выделяться не должны. В частности, не могут выделяться в качестве представителей общественности предприятия-получателя руководители предприятий и их заместители (и в тех случаях, когда они не являются материально ответственными лицами), работники отдела технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы этих предприятий, претензионисты. Представитель общественности предприятия-получателя или представитель другого предприятия может участвовать в приемке продукции у данного предприятия-получателя не более двух раз в месяц.

Срок полномочий представителей общественности предприятия-получателя, выделенных фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза для приемки продукции по количеству, может быть установлен на срок полномочий данного комитета профсоюза. Представителю, выделенному для участия в приемке продукции по количеству, выдается надлежаще оформленное и заверенное печатью предприятия, разовое удостоверение за подписью руководителя предприятия (организации) или его заместителя. В удостоверении на право участия в приемке продукции по количеству должны быть указаны: дата выдачи удостоверения и его номер; фамилия, имя и отчество, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение; на участие в приемке какой именно продукции уполномочен представитель. Если для участия в приемке продукции выделяется представитель общественности, то в удостоверении указывается также дата и номер решения заводского, фабричного или местного комитета, которым предприятию выделен данный представитель. Удостоверение выдается на право участия в приемке конкретной партии продукции. Выдача удостоверения на какой-либо период (декаду, месяц и др.) не допускается. Для приемки продукции в выходные или праздничные дни удостоверение может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указания конкретной партии продукции. Удостоверение, выданное с нарушением правил инструкции, является недействительным.

Лица, которые привлекаются предприятием-получателем для участия в приемке продукции по количеству, должны быть ознакомлены с Инструкцией П-6. Они обязаны строго соблюдать требования этой Инструкции и принимать все зависящие от них меры к выявлению причин и места возникновения недостачи продукции. Лица, которые привлекаются предприятием-получателем для участия в приемке продукции по качеству, должны быть ознакомлены с Инструкцией П-7, с соответствующими стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами), условиями поставки и договором, на основании которого произведена поставка данной продукции.

Лица, осуществляющие приемку продукции по количеству или качеству, вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Запись в акты данных, не установленных непосредственно участниками приемки, запрещается. За подписание акта о приемке продукции по количеству или качеству и комплектности, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие в приемке продукции по количеству, несут установленную законом ответственность. Представители других предприятий и организаций, выделенные для участия в приемке продукции, не вправе получать у предприятия-получателя вознаграждение за участие в приемке продукции.

Приемка продукции по количеству, как правило, должна вестись без перерыва. Если в связи с длительностью проверки или по каким-нибудь другим уважительным причинам работа по приемке была прервана, получатель обязан обеспечить сохранность продукции и возможность быстрейшего окончания приемки ее. О перерыве в работе по приемке продукции по количеству, его причинах и условиях хранения продукции во время перерыва делается запись в акте, составленном в соответствии с Инструкцией П-6.

Отобранные образцы (пробы) продукции должны храниться получателем, изготовителем (отправителем) до разрешения спора о качестве продукции, а в случаях передачи материалов о выпуске недоброкачественной продукции, в органы прокуратуры и суда – до разрешения дела в этих органах.

Порядок актирования недостач при приемке

Если при приемке продукции с участием представителя будет выявлена недостача продукции против данных, указанных в транспортных и сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации, описи, в упаковочных ярлыках и др.), то результаты приемки продукции по количеству оформляются актом приемки, форма которого приведена в приложении. Акт о приемке материалов (форма М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные". Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни. Акт должен быть составлен в тот же день, когда недостача выявлена.

В акте приемки должно быть указано:

а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;

б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, – причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;

г) наименование и адреса отправителя (изготовителя) и поставщики;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);

е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);

ж) дата отправителя продукции со станции(пристани, порта) отправления или со склада отправителя;

з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;

к) условия хранения продукции на складе получателя до приемки ее, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке;

л) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция – отправителя или изготовителя, дата вскрытия тары;

м) при выборочной проверке продукции – порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием оснований выборочной проверки (стандарт, технические условия, Особые условия поставки, договор и т. п.);

н) за чьим весом или пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена продукция, исправность пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции – фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, – фактический и по трафарету на таре (упаковке);

о) транспортная и отправительная маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

п) каким способом определено количество недостающей продукции (взвешиванием, счетом мест, обмером и т. п.), могла ли вместиться недостающая продукция в тарное место, в вагон, контейнер и т. п.;

р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи;

с) точное количество недостающей продукции и стоимость ее; т) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов отправителя (изготовителя), то в акте должны быть указаны точные данные об их излишках. Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать акт с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что эти лица предупреждены о том, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности. Акт приемки продукции утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя не позднее, чем на следующий день после составления акта. В тех случаях, когда приемка производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня. В случаях, когда по результатам приемки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель или заместитель руководителя предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

К акту приемки, которым устанавливается недостача продукции, должны быть приложены:

а) копии сопроводительных документов или сличительной ведомости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);

б) упаковочные ярлыки (кипные карты и т. п.), вложенные в каждое тарное место;

в) квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если такая проверка проводилась;

г) пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

д) подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом, – его копия;

е) документ, удостоверяющий полномочия представителя, выделенного для участия в приемке;

ж) акт, составленный в соответствии с Инструкцией П-6;

з) документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;

и) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах возникновения недостачи (анализы на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, коммерческие акты и др.);

к) к акту приемки скоропортящейся продукции – ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист.

Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе.

Порядок актирования некачественных товаров

По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием представителей поставщика или незаинтересованной организации составляется акт приемки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции. Форма акта приемки такая же, как и в случае оформления недостач, она приведена в приложении.

Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.

В этом акте должно быть указано:

а) наименование получателя продукции и его адрес;

б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указаны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;

г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не предусмотрен;

е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;

ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

з) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;

и) условия хранения продукции на складе получателя до составления акта;

к) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция – изготовителя или отправителя, дата вскрытия тары и упаковки. Недостатки маркировки, тары и упаковки, а также количество продукции, к которому относится каждый из установленных недостатков;

л) при выборочной проверке продукции – порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, другие обязательные правила и договор);

м) за чьими пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена и получена продукция, исправность пломб, оттиски на них; транспортная отправительная маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

н) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленной к осмотру и фактически проверенной продукции с выделением продукции забракованной, подлежащей исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных деталей, а также продукции, сорт которой не соответствует сорту, указанному в документе, удостоверяющем ее качество. Подробное описание выявленных недостатков и их характер;

о) основания, по которым продукция переводится в более низкий сорт, со ссылкой на стандарт, технические условия, другие обязательные правила;

п) количество некомплектной продукции и перечень недостающих частей, узлов и деталей и стоимость их;

р) номера стандартов, технические условия, чертежи, образцы (эталоны), по которым производилась проверка качества продукции;

с) номер браковщика предприятия – изготовителя продукции, если на продукции такой номер указан;

т) произведен ли отбор образцов (проб) и куда они направлены; у) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения ненадлежащего качества или некомплектности продукции;

ф) заключение о характере выявленных дефектов в продукции и причина их возникновения.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии и изложить свое мнение. В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что эти лица предупреждены о том, что несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности. Если между изготовителем (отправителем) и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз, представителя соответствующей инспекции по качеству или другой компетентной организации.

К акту должны быть приложены:

а) документы изготовителя (отправителя), удостоверяющие качество и комплектность продукции;

б) упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и некомплектность продукции;

в) транспортный документ (накладная, коносамент);

г) документ, удостоверяющий полномочие представителя, выделенного для участия в приемке;

г) акт, о прекращении односторонней приемки и вызове представителя поставщика;

д) акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа (испытания) отобранных образцов (проб);

е) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах порчи (ухудшения) качества продукции или некомплектности ее (коммерческие акты, для скоропортящихся грузов сведения о льдо-снабжении, температурном режиме, а также ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист и др.).

Акт, устанавливающий ненадлежащее качество или некомплектность продукции, составленный с участием представителей, утверждается руководителем предприятия-получателя или его заместителем не позднее трехдневного срока после составления акта. В тех случаях, когда приемка продукции производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня. В необходимых случаях руководитель предприятия или его заместитель направляет материалы прокуратуре для привлечения к установленной законом ответственности лиц, виновных в выпуске недоброкачественной или некомплектной продукции. Акты, составленные бюро товарных экспертиз или инспекцией по качеству продукции, утверждаются в порядке, установленном соответствующими положениями об инспекциях и бюро товарных экспертиз. Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции, составляется в порядке, предусмотренном Инструкцией П-7, если иное не предусмотрено особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором. В отношении товаров, ненадлежащее качество которых обнаружено потребителем после покупки их в магазинах, получатель (покупатель) вместо акта должен представить изготовителю (отправителю):

а) заявление потребителя об обмене товара и заключение магазина с указанием наименования товара, его изготовителя (отправителя) и поставщика, цены товара, характера недостатков и причинах их возникновения, времени продажи, обмена, ремонта товаров или возврата их стоимости;

б) документы, предусмотренные Правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети, подтверждающие ненадлежащее качество товаров;

в) расписку потребителя об обмене товара или о получении его стоимости.

Изготовитель (отправитель) или получатель (покупатель) при наличии оснований вправе опротестовать заключение инспекции по качеству, бюро товарных экспертиз или научно-исследовательского института (лаборатории) в их вышестоящую организацию. Копия этого заявления направляется другой стороне. Если соответствующая вышестоящая организация признает доводы изготовителя (отправителя) или получателя (покупателя) обоснованными, то в установленном порядке назначается повторная экспертиза. Повторная экспертиза продукции может быть произведена также по поручению арбитража или судебно-следственных органов. Изготовитель (отправитель, поставщик) вправе перепроверить качество продукции, забракованной и возвращенной получателем (покупателем) в порядке и в случаях, предусмотренных особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором.

Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе. В случае принятия получателем (покупателем) продукции, переведенной в более низкий сорт, эта продукция в соответствии с актом о результатах приемки перемаркировывается за счет изготовителя (отправителя). В договоре должно быть предусмотрено, кем производится перемаркировка: изготовителем (отправителем) или получателем (покупателем).

Порядок предъявления претензий по количеству

Претензия в связи с недостачей товаров предъявляется отправителю (поставщику) в установленный срок. При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику). При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр претензии изготовителю, известив об этом получателя. К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче в соответствии с Инструкцией П-6 с приложениями, если их нет у отправителя (изготовителя, поставщика).

По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии. Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или заместителем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя). В случае, когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию. Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, предъявленной в связи с недостачей продукции, кроме мотивов отказа должен сообщить дату получения им этой продукции, а также дату и номер счета отправителя (изготовителя). Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

Порядок предъявления претензий по качеству

Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок. Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно, после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя (покупателя). К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в Инструкции П-7, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована. В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством.

В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

Правила организации хранения

Правила взаимодействия участников процесса хранения

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущего хранения этих товаров на складе.

Комплекс операций включает:

– работу со службой закупок;

– работу со службой хранения;

– работу со службой качества;

– работу со службой реализации;

– работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в хранении

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Работа со службой закупок. Логистической службе должна быть передана информация:

• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

• комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа со службой хранения заключается в согласовании:

• методов выбора мест размещения товаров, методов укладки;

• технологии выполнения операций по поддержанию качества товаров;

• операций по документированию прихода: оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов периодического контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации состоит в согласовании операций с товарами в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа с грузовой службой заключается в организации порядка заказа и согласования необходимой техники и рабочих бригад для перемещения грузов после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Правила организации хранения

Элементы обеспечения хранения:

• набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;

• периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и т. п. естественной убыли;

• периодический контроль качества требующих этого товаров;

• методики проверки качества товаров;

• предупреждение повреждений товаров;

• отбраковка в случае повреждений;

• ремонт поврежденных товаров при возможности;

• перелопачивание требующих этого товаров;

• проветривание требующих этого товаров;

• защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;

• возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;

• формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;

• положения о подразделениях, участвующих в хранении;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для хранения;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;

• размещение и укладка товаров по местам хранения;

• оприходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.

При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:

• обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;

• ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;

• обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.);

• определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;

• разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;

• обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.

Организация хранения должна обеспечивать:

• сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;

• условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.

При хорошей организации хранения:

• не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;

• не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;

• самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;

• если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;

• обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегонять его туда, если оно не занято при размещении и отборе;

• поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;

• регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;

• товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;

• сыпучие товары перелопачивают;

• меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;

• отсыревшие товары просушивают и проветривают;

• для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.

Разработка технологии хранения включает этапы:

• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

• определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

• определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;

• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:

• обмен информацией в согласованном режиме и формате;

• отгрузка товара на паллетах;

• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;

• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

• согласование обеспечения температурного режима хранения товаров;

• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

• использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается.

Правила управления хранением

Функции управления хранением:

• управление основными данными по товарным единицам;

• управление запасами;

• управление складскими областями, зонами и местами;

• управление транспортируемыми единицами;

• регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных паллет;

• отмена процедуры приема товаров;

• хранение на складе;

• обработка заказов;

• выдача товаров со склада;

• перемещение товаров внутри склада;

• комплектация заказов;

• упаковка и переупаковка выходящих товаров;

• инвентаризация;

• административная информация и отчетность;

• статистика;

• составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц;

• документация.

Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп:

• основные данные по складу;

• основные данные по товарным единицам;

• управление товарными запасами;

• управление транспортируемыми единицами.

Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние «доступно», «занято» и «закрыто».

Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов.

В базе данных системы содержится информация о товарных единицах расположенных на каждом поддоне – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара.

Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе.

Данные по управлению транспортируемыми единицами – «транспортная единица» означает все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала-паллеты, складские контейнеры, ящики и т. д. – им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами.

Физическая структура склада характеризуется основными данными по складу. Эти данные делятся на следующие группы:

• данные по складским областям;

• данные по складским местам;

• распределение по зонам;

• транспортные маршруты.

Весь склад может быть разделен на несколько складских областей , например:

• области приемки товаров;

• области комплектации заказов;

• резервное хранение;

• склад с высотного хранения;

• склад ячеечного хранения;

• автоматическая конвейерная система;

• области упаковки;

• области отгрузки товаров.

Для каждой складской области может быть задан свой метод комплектации. В пределах одной складской области может быть задано несколько складских мест. Каждое складское место в пределах складской области характеризуется уникальным адресом, например:

• 00 – ряд;

• 000 – колонна (горизонтальная плоскость);

• 000 – ярус (вертикальная плоскость).

Необходима группировка складских мест по категориям ABC, позволяющим учесть оборот той или иной товарной единицы. Товарные единицы с быстрым оборотом хранятся на складе в оптимальных местах. Распределение товаров по зонам ABC осуществляется в основных данных для товарных единиц. Каждое складское место может быть отнесено к зоне ABC для оптимизации процесса перемещения товаров на склад и за его пределы. В результате этого быстро движущиеся товарные единицы помещаются на оптимальные места. В случае структурных преобразований или при других обстоятельствах может возникнуть ситуация, при которой некоторые складские места станут непригодными для хранения. В этом случае система управления позволит заблокировать эти места.

Система управления различает несколько типов складских мест. Пользователь может сам задавать типы складских мест. Каждый тип складских мест характеризуется:

• габаритами (длиной, шириной и высотой);

• максимальной грузоподъемностью;

• состоянием «блокировано» или «неблокировано».

Любое число складских мест может быть сгруппировано в зоны. Зоны – это следующий уровень деления склада. Для каждой единицы можно задать несколько зон, которые будут выбираться с учетом соответствующих приоритетов. Так, например, определив зоны, можно ограничить поступление опасных товаров в конкретные области склада – в противном случае организация склада будет носить случайный характер. Здесь также осуществляется контроль соблюдения требований, ограничивающих совместное хранение определенных материалов.

При размещении товаров после выделения складской области и складской зоны система осуществляет поиск доступного складского места. Складское место однозначно задается координатами складской области и складского места. Каждое складское место имеет определенный тип, который описывает его высоту и допустимую нагрузку. Так, например, паллета с тяжелым грузом, будет отнесена к такому складскому месту, которое будет отвечать ее параметрам. Определение отдельных типов складских мест может осуществляться динамически – например, для паллет слишком большого размера и для специальных нагрузок несколько небольших складских мест могут быть сгруппированы в одно более крупное складское место. Кроме того, в основных данных могут задаваться различные стратегии для определения складских мест. Система равномерно распределяет транспортные единицы по всем рядам, с тем, чтобы обеспечить равномерное использование складских мощностей. Данный метод выделения складских мест особенно хорошо подходит для пролетных складов высотного хранения.

Предпочтительное хранение товарной единицы в ряду – эта стратегия хранения предназначена для использования в складской области, где нижние ярусы используются для подборки заказов, а резервные запасы хранятся на более высоких ярусах. Резервные запасы для той или иной единицы хранятся по возможности в том же ряду, где находится место комплектации. Это позволяет существенно сократить перемещения, необходимые для пополнения места комплектации.

Правила размещения товаров

Для проектирования процессов размещения товаров необходимо:

• обеспечение компьютерного представления топологии склада (логической модели склада) в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе); каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар);

• организация расчета необходимых количеств ячеек и стеллажей разных размеров для соответствующих товаров, определение принципов изменения размеров ячеек при переменном ассортименте или принципов размещения товаров при переменных количествах одного ассортимента;

• разработка адресной системы, внедрение в практику оприходования, инвентаризации, размещения и отбора товаров строго по адресам хранения с указанием адресов во всех видах документации;

• определение порядка выбора мест хранения в зависимости от вида товара, габаритов, частоты спроса, необходимого режима хранения и т. д.

• оптимизация размещения товара по местам хранения с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе (уплотнение);

• обеспечение поиска оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек), возможности выбора предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара, генерации заданий на размещение товаров на складе для хранения, формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;

• разработка планов размещения товаров с учетом частоты спроса, доступности для погрузо-разгрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.;

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт;

• организация партионного учета, контроля степени заполнения мест хранения, контроля сроков хранения товарных позиций;

• разработка технических заданий на реконструкцию помещений, устройство приспособлений, приобретение оборудования для организации оптимальных условий хранения;

• обеспечение учета стоимости хранения и обработки грузов.

Метод размещения товаров на складе выбирают в зависимости от задач, назначения грузов, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения товаров от повреждения, доступности любой ячейки склада для механизмов на крупных складах, быстрого нахождения необходимых товаров.

Различают следующие способы хранения товаров:

• сортовой – товары различных видов и сортов размещаются отдельно друг от друга;

• партионный – каждая партия товара, поступившая на склад, хранится отдельно, при этом в состав партии товаров могут входить товары различных видов и наименований;

• партионно-сортовой – каждая партия поступивших на склад товаров хранится обособленно, при этом внутри партии товары разбираются по видам и сортам и также размещаются отдельно;

• по наименованиям – товары каждого наименования хранятся отдельно.

Для быстрого размещения и отбора, обеспечения требуемых режимов хранения, разрабатывают схемы размещения товаров, предусматривая постоянные места хранения, возможность наблюдения за их сохранностью и ухода за ними. При разработке схем принимаются во внимание периодичность и объемы поступления и отгрузки товаров, оптимальные способы укладки, условия их отгрузок, а для некоторых видов товаров и «правильное соседство». В отдельных случаях, если нужна свобода маневра, применяют переменные места хранения товаров. При размещении товаров используется принцип «чаще спрос – ближе к проезду». Товары ежедневного спроса хранятся в непосредственной близости от зоны отгрузки или выдачи.

Практикуется выделение участков краткосрочного и длительного хранения. На участках краткосрочного хранения располагают быстро оборачивающиеся товары. На участках длительного хранения размещают как товары невысокого спроса, так и товары частого спроса, составляющие страховые запасы в дополнение к оперативным, находящимся на участке краткосрочного хранения.

На крупных складах с большим товарооборотом каждую ячейку делают таких размеров, которые позволяют разместить в ней партию товара вместе с поддоном или в ящике, в котором он прибыл, причем проезды между стеллажами достаточны для работы погрузчиков с боковым перемещением вил.

На складах для мелкооптовой и розничной торговли чаще всего товары размещают в соответствии с группировкой по размерам. На складах имеются секции для крупных и мелких товаров. Для разных товаров нужны различные соотношения количеств мелких, средних и больших ячеек на складе, различные размеры ячеек по глубине. Фирмами, специализирующимися на изготовлении складского оборудования, разработаны типовые схемы и модели разборных стеллажей для разных товаров, поэтому дешевле в конечном итоге купить готовые разборные стеллажи с переменной высотой ячеек, чем сваривать их по собственным эскизам, а впоследствии либо много раз переделывать, либо мириться с неэкономичным размещением товаров.

Для увеличения количества ячеек, улучшения метода хранения, ускорения отбора товаров специфической формы устанавливают на свободных участках стен, на колоннах и торцах стеллажей стенды со штырями. Стенды используют для размещения в подвешенном состоянии гибких товаров – шлангов, тросов, т. е. товаров, хранение которых в лежачем положении не позволяет из-за их формы экономично использовать объемы ячеек и неудобно для отбора.

Порядок применения адресной системы

Независимо от того, крупный склад или небольшой, обязательно следует ввести единую адресную систему размещения товаров, иначе неизбежны потери товаров, пересортица и убытки. Это важно для обеспечения увеличения оборота, исключения ошибок в размещении товаров и быстрого нахождения их даже новыми сотрудниками после короткого инструктажа. Каждому месту хранения присваивается код (адрес), обозначающий номер стеллажа (штабеля), номер вертикальной секции и номер полки. Адрес может иметь 4–5 и более знаков. Программным путем обеспечивают автоматическое указание адресов в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Ведомости инвентаризации и комплектовочные листы для отбора товаров печатают с сортировкой по адресам.

Вот самая распространенная адресная система:

Номер ячейки: А1739

А, Б, В – зона хранения – теплый, холодный склад, или часть склада;

17 – порядковый номер стеллажа;

3 – порядковый номер вертикальной секции стеллажа;

9 – порядковый номер полки. Очевидно, что эта нумерация пригодна для зоны из 99 стеллажей и что каждый стеллаж может иметь не более 10 вертикальных секций и не более 10 полок. Для большего количества вертикальных секций и полок применяют двузначные номера, но чаще стремятся использовать условное разделение склада на зоны и используют буквенный индекс зоны. Внедрение адресной системы включает разметку на планах размещения, изготовление и крепление номеров или их нанесение краской, внесение адресов в спецификации товаров, внесение номеров из спецификации в компьютерную базу данных или в карточки учета. Адреса наносят яркой краской на конструкции стеллажей, отсеков, на пол. Пространство без стеллажей либо конструктивно, либо условно с помощью разметки также может делиться на зоны и отсеки.

В идеале служащий должен находить товар по названию и адресу, даже не зная его внешнего вида. Размещение товаров по постоянным адресам обеспечивает возможность отбора или размещения товаров даже при отсутствии всех служащих и при остановке компьютера. Другие люди после короткого инструктажа, имея под рукой ведомость наличия товаров на складе с адресами медленнее, но смогут справиться с этой работой без ошибок.

В программе печати накладных для отбора товара, товары нужно сортировать по адресам хранения – это помогает лучше организовать работу персонала, исключить лишние перемещения по складу. Схемы размещения стеллажей или штабелей с указанием адресов хранения вывешивают на стенах, чтобы служащие склада могли изучить их и легко ориентироваться. Маркировать номера (артикулы, коды) товаров на коробках следует крупно, чтобы служащие могли их видеть издалека и быстрее выбирать маршрут. Ярлыки с наименованиями лучше крепить на полках, а не на коробках, т. к. у товара должно быть постоянное место. Если коробку унесут, будет видно, что нужно принести или заказать товар.

Современные компьютерные системы формируют задания на размещение товара таким образом, чтобы его отбор впоследствии происходил наиболее оптимально. Обычно склад делится на области, в которых товар размещается в соответствии с ABC – классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.).

Для каждого товара задаются индивидуальные приоритеты размещения:

• размещение товара в свободные ячейки;

• размещение товара в занятые ячейки к такому же товару;

• размещение товара в занятые ячейки к любому другому товару;

• закрепление определенной ячейки за конкретным товаром;

• другие приоритеты.

При размещении производится автоматический расчет заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.). Исходя из этой информации, компьютерная система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Должна быть предусмотрена возможность формирования технологических маршрутов и технологических карт на выполнение размещения, возможность разработки вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения размещения.

Для размещения система выполняет:

• поиск оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек);

• возможность указания пользователем предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара;

• генерация задания на размещение товаров на складе для хранения;

• формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;

Подтверждение размещения товара:

• прямое размещение товара в заданную ячейку;

• отчет о принятых товарах.

Топология склада представляется в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение зон и мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе). Каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар). Оптимизационные алгоритмы системы рассчитывают размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора. Оптимизация размещения выполняется с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе и контроль степени заполнения мест хранения для уплотнения. Выполняется контроль сроков хранения товарных позиций, партионный учет, учет стоимости хранения и обработки груза. Должна контролироваться совместимость товаров на складе. Например, нужно исключать возможность нахождения одного и того же товара с разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения вероятности ошибки при его отборе.

При графическом отображении состояния склада на монитор выводится:

• наглядное отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

• отчет о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

• отчет о загруженности области склада по владельцам товара;

• отчет о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

• автоматическое обновление и печать графических отчетов.

Правила укладки

При разработке технологий и инструкций учитывают следующие рекомендации и правила. При укладке товаров соблюдают следующие требования:

• тарные места укладывают маркировкой к проходу;

• однородные товары укладывают в стеллажи по обе стороны одного прохода, чтобы при укладке и отборе короче был путь перевозки;

• если одной ячейки мало для всего количества товара одного наименования, товар размещают в следующих ячейках стеллажа выше в той же вертикальной секции, чтобы при укладке и отборе путь перемещения был короче, а адрес хранения отличался бы лишь номером полки;

• на верхних ярусах стеллажей размещают товары длительного хранения, а также товары, отпускаемые со склада партиями не менее целого грузового места или поддона.

Способы укладки грузов должны обеспечивать:

• устойчивость штабелей, пакетов и грузов, находящихся в укладках;

• механизированную разборку штабеля и подъема груза навесными захватами подъемно-транспортного оборудования;

• безопасность работающих на штабеле или около него;

• возможность применения и нормального функционирования средств защиты работающих и пожарной техники;

• циркуляцию воздушных потоков при естественной и искусственной вентиляции в закрытых складах;

• соблюдение требований к охранным зонам линий электропередачи, узлам инженерных коммуникаций и энергоснабжения.

Укладка грузов должна обеспечивать их устойчивость при хранении и транспортировании, разгрузке транспортных средств и разборке штабелей, а также возможность механизированной погрузки и выгрузки. Дештабелирование грузов должно производиться только сверху вниз.

Для затаренных и штучных товаров обычно применяют штабельный и стеллажный способы укладки. Для хранения товаров, затаренных в мешки, кипы, кули, ящики, бочки применяют штабельную укладку. Формируя штабель, обеспечивают его устойчивость, допустимую высоту и свободный доступ к товарам. Высота штабеля определяется свойствами товара и его упаковки, возможностями штабелера, предельной нагрузкой на 1 кв. м пола, высотой склада. Штабельная укладка применяется в трех вариантах: прямая, в перекрестную клетку, в обратную клетку. При прямой укладке, чаще применяемой для штабелирования ящиков и бочек одинакового размера, каждый ящик ставится строго и ровно на ящик в нижнем ряду. Повышение устойчивости штабеля обеспечивает прямая пирамидальная укладка – в каждом верхнем ряду на одно место меньше и каждое верхнее место устанавливается на два нижних.

В перекрестную клетку укладывают ящики различных размеров. При этом верхние ящики укладывают поперек нижних. В обратную клетку укладывают, как правило, товары, затаренные в мешки, – верхний ряд мешков размещают на нижнем в обратном порядке. При укладке товаров в штабеля следят за тем, чтобы в складе обеспечивались нормальная циркуляция воздуха, санитарные и противопожарные требования – штабеля размещают не ближе 0,5 м от стен и 1,5 м от отопительных приборов. Между штабелями оставляют проходы шириной около 1,5 м. Штабельное хранение товаров, уложенных на стоечные и ящичные поддоны, позволяет рациональнее использовать помещения и применять механизмы.

При стеллажном способе хранения товары на поддонах, распакованные товары, а также товары в индивидуальной упаковке укладывают в ячейки стеллажей. Стеллажное хранение товаров на поддонах весьма удобно – при помощи штабелеров поддоны укладывают на полках, расположенных на любой доступной механизмам высоте. На нижних полках можно хранить товары, отбор которых выполняют вручную, на верхних – товары, отгружаемые целиком на поддоне.

Для хранения верхней одежды на складах используют механизированные вешала. Насыпные грузы хранят навалом. Для хранения жидкостей используют цистерны, баки и бочки.

Товары укладываются на стеллажи, поддоны, в штабели и т. п. Вес груза на поддоне не должен превышать расчетной грузоподъемности стандартного поддона. При размещении товаров в помещениях, размеры отступов должны составлять: от стен помещения – 0,7 м, от приборов отопления – 0,2 – 0,5 м, от источников освещения – 0,5 м, от пола – 0,15 – 0,30 м. Зазоры в штабеле должны быть: между ящиками -0,02 м, между поддонами и контейнерами – 0,05 – 0,10 м.

При укладке товаров соблюдают следующие требования:

• тарные места укладывают маркировкой к проходу;

• однородные товары укладывают в стеллажи по обе стороны одного прохода, чтобы при укладке и отборе короче был путь перевозки;

• если одной ячейки мало для всего количества товара одного наименования, товар размещают в следующих ячейках стеллажа выше в той же вертикальной секции, чтобы при укладке и отборе путь перемещения был короче, а адрес хранения отличался бы лишь номером полки;

• на верхних ярусах стеллажей размещают товары длительного хранения, а также товары, отпускаемые со склада партиями не менее целого грузового места или поддона.

Примечания: Допускается устанавливать стеллажи или укладывать товары в штабели с отступом от стен и пристенных колонн, составляющим 0,05 – 0,10 м в случаях, когда отступы не используются для эвакуации людей. Размеры отступов от приборов отопления должны быть увеличены, если этого требуют условия хранения товара.

При штабелировании грузов следует обеспечивать устойчивость штабеля и безопасность людей, работающих на штабеле или около него. Не допускается укладка в штабель грузов в поврежденной или в разногабаритной таре, в таре со скользкими поверхностями, в упаковке, не обеспечивающей устойчивость пакета.

Размещение материалов, тары с заготовками, деталями и отходами должно быть удобным для их зачаливания при применении грузоподъемных устройств и подъемно-транспортных средств. Штабеля сыпучих грузов с откосами крутизной более угла естественного откоса должны быть ограждены прочными подпорными стенками. При укладке грузов (кроме сыпучих) должны быть приняты меры, предотвращающие защемление или примерзание их к покрытию площадки.

Расстояния между рядами штабелей должны быть определены с учетом возможности укладки в штабель, снятия груза со штабеля грузозахватными устройствами применяемых грузоподъемных средств и обеспечения противопожарных разрывов. Между штабелями на складах, площадках для временного хранения грузов должны быть обеспечены проходы шириной не менее 1 м и проезды, ширина которых определяется габаритами транспортных средств, транспортируемых грузов и погрузочно-разгрузочных механизмов. Высота штабеля должна определяться отношением максимальной высоты штабеля к меньшей стороне основания тары: для неразборной тары эта величина должна быть не более 6; для складной тары – не более 4,5.

Грузы в ящиках и мешках, не сформированные в пакеты, следует укладывать в штабель вперевязку. Для устойчивости штабеля следует через каждые 2 ряда ящиков прокладывать рейки, а через каждые 5 рядов мешков – доски. Высота складирования тарноупаковочных и штучных грузов определяется исходя из высоты помещения, нагрузки на перекрытия, технических характеристик и средств механизации, технологических правил и условий хранения. Высота штабеля при ручной укладке затаренных грузов в ящиках массой до 50 кг, в мешках до 70 кг не должна превышать 2 м.

Высота укладки бочек в горизонтальном положении (лежа) должна быть не более 3 рядов с обязательной укладкой прокладок между рядами и подклиниванием всех крайних рядов. При установке бочек стоя высота укладки допускается не более чем в 2 ряда вперевязку с прокладкой равных по толщине досок между рядами. Бочки с бензином и другими легко воспламеняющимися жидкостями необходимо укладывать только лежа, в один ряд пробкой вверх.

Не следует укладывать штабель к штабелю вплотную во избежание обвалов при разборе соседнего штабеля. Расстояние между рядами штабелей должно быть определено с учетом возможности установки тары в штабель, снятия тары со штабеля грузозахватными устройствами и обеспечения необходимых противопожарных разрывов.

Грузы, хранящиеся навалом, следует укладывать, формировать в штабеля с крутизной откоса, соответствующей углу естественного откоса для данного материала. При необходимости такие штабеля должны огораживаться защитными решетками. Грузы в таре и кипах должны укладываться в устойчивые штабеля, предельная высота которых не должна превышать требований, определенных ГОСТ 12.3.010. Крупногабаритные и тяжеловесные грузы должны укладываться в один ряд на подкладках. Размещаемые грузы должны укладываться так, чтобы исключалась опасность их падения, опрокидывания, разваливания и чтобы при этом обеспечивались доступность и безопасность их выемки при выдаче в производство или при погрузке для отправки. Укладка грузов на погрузочно-разгрузочных площадках и в местах длительного и временного хранения, вплотную к стенам здания, колоннам и оборудованию, штабель к штабелю не допускается. Просветы между грузом и стеной, колонной должны быть не менее 1 м, между грузом и перекрытием здания – не менее 1 м, между грузом и светильником – не менее 0,5 м.

Грузы в ящиках или кипах должны укладываться в устойчивые штабеля. Грузы в мешках и кулях должны укладываться в штабеля в перевязку. Высота штабеля при ручной погрузке не должна превышать Зм, при применении механизмов для подъема груза – 6 м. Грузы в неисправной, рваной таре для укладки в штабель не допускаются.

Масла и пластичные смазки в складских помещениях должны храниться на стеллажах не более чем в три яруса и по длине штабеля не более 10 бочек. Под бочки должны быть установлены деревянные прокладки. Между стеллажами должен быть проход не менее 1,8 м.

Для затаренных и штучных товаров обычно применяют штабельный и стеллажный способы укладки.

Для хранения товаров, затаренных в мешки, кипы, кули, ящики, бочки, применяют штабельную укладку.

Формируя штабель, обеспечивают его устойчивость, допустимую высоту и свободный доступ к товарам. Высота штабеля определяется свойствами товара и его упаковки, возможностями штабелера, предельной нагрузкой на 1 кв. м пола, высотой склада.

Штабельная укладка применяется в трех вариантах: прямая, в перекрестную клетку, в обратную клетку.

При прямой укладке, чаще применяемой для штабелирования ящиков и бочек одинакового размера, каждый ящик ставится строго и ровно на ящик в нижнем ряду. Повышение устойчивости штабеля обеспечивает прямая пирамидальная укладка– в каждом верхнем ряду на одно место меньше и каждое верхнее место устанавливается на два нижних.

В перекрестную клетку укладывают ящики различных размеров. При этом верхние ящики укладывают поперек нижних.

В обратную клетку укладывают, как правило, товары, затаренные в мешки, – верхний ряд мешков размещают на нижнем в обратном порядке.

При укладке товаров в штабеля следят за тем, чтобы на складе обеспечивались нормальная циркуляция воздуха, санитарные и противопожарные требования – штабеля размещают не ближе 0,5 м от стен и 1,5 м от отопительных приборов. Между штабелями оставляют проходы шириной около 1,5 м.

Штабельное хранение товаров, уложенных на стоечные и ящичные поддоны, позволяет рациональнее использовать помещения и применять механизмы.

При стеллажном способе хранения товары на поддонах, распакованные товары, а также товары в индивидуальной упаковке укладывают в ячейки стеллажей.

Стеллажное хранение товаров на поддонах весьма удобно – при помощи штабелеров поддоны укладывают на полках, расположенных на любой доступной механизмам высоте. На нижних полках можно хранить товары, отбор которых выполняют вручную, на верхних – товары, отгружаемые целиком на поддоне.

Для хранения верхней одежды на складах используют механизированные вешала. Насыпные грузы хранят навалом. Для хранения жидкостей используют цистерны, баки и бочки.

Товары укладываются на стеллажи, поддоны, в штабеля и т. п. Вес груза на поддоне не должен превышать расчетной грузоподъемности стандартного поддона.

При размещении товаров в помещениях размеры отступов должны составлять: от стен помещения – 0,7 м, от приборов отопления– 0,2–0,5 м, от источников освещения– 0,5 м, от пола– 0,15-0,30 м. Зазоры в штабеле должны быть: между ящиками – 0,02 м, между поддонами и контейнерами – 0,05-0,10 м.

Примечания: 1. Допускается устанавливать стеллажи или укладывать товары в штабеля с отступом от стен и пристенных колонн, составляющим 0,05-0,10 м в случаях, когда отступы не используются для эвакуации людей.

2. Размеры отступов от приборов отопления должны быть увеличены, если этого требуют условия хранения товара.

При штабелировании грузов следует обеспечивать устойчивость штабеля и безопасность людей, работающих на штабеле или около него. Не допускается укладка в штабель грузов в поврежденной или разногабаритной таре, в таре со скользкими поверхностями, в упаковке, не обеспечивающей устойчивость пакета. Укладка грузов должна обеспечивать их устойчивость при хранении и транспортировании, разгрузке транспортных средств и разборке штабелей, а также возможность механизированной погрузки и выгрузки. Дештабелирование грузов должно производиться только сверху вниз. Грузы в ящиках и мешках, не сформированные в пакеты, следует укладывать в штабель вперевязку. Для устойчивости штабеля следует через каждые 2 ряда ящиков прокладывать рейки, а через каждые 5 рядов мешков – доски. Высота складирования тарно-упаковочных и штучных грузов определяется исходя из высоты помещения, нагрузки на перекрытия, технических характеристик и средств механизации, технологических правил и условий хранения. Высота штабеля при ручной укладке затаренных грузов в ящиках массой до 50 кг, в мешках до 70 кг не должна превышать 2 м. Высота укладки бочек в горизонтальном положении (лежа) должна быть не более 3 рядов с обязательной укладкой прокладок между рядами и подклиниванием всех крайних рядов. При установке бочек стоя высота укладки допускается не более чем в 2 ряда вперевязку с прокладкой равных по толщине досок между рядами. Бочки с бензином и другими легко воспламеняющимися жидкостями необходимо укладывать только лежа, в один ряд, пробкой вверх. Не следует укладывать штабель к штабелю вплотную во избежание обвалов при разборе соседнего штабеля. Расстояние между рядами штабелей должно быть определено с учетом возможности установки тары в штабель, снятия тары со штабеля грузозахватными устройствами и обеспечения необходимых противопожарных разрывов.

Способы и параметры укладки грузов

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Рекомендуемые способы хранения находящихся в организациях отдельных товаров и товарных групп с учетом вида тарной упаковки

Приложение 4 (рекомендуемое) к Межотраслевым правилам по охране труда в розничной торговле, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 16 октября 2000 г. № 74

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Правила организации перемещения товаров

Организация процесса перемещения товаров включает в себя выполнение работ:

• определение видов технических средств и количества рабочих для выполнения перемещения;

• определение методов и способов проведения работ;

• определение принципов формирования графика подачи транспортных средств;

• определение принципов формирования бригад, подготовки разгрузочных механизмов и графика их работы в зависимости от вида груза, транспорта и объемов груза, сроков разгрузки и т. д.

• определение и внедрение в практику грузовых модулей;

• организация эффективной эксплуатации средств механизации;

• организация выполнения графиков работ;

• обеспечение сохранности товаров при погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений;

Порядок контроля рисков при хранении

Процесс хранения включает субпроцессы и операции с товарами от момента поступления в зону хранения после приемки до момента отбора в целях комплектации заказов.

При хранении любых товаров могут произойти события, влияющие на сохранность, количество и качество товаров:

• погрузо-разгрузочные манипуляции с товаром (тряска, удары и т. п.);

• транспортировка товаров по складу с нарушением технологических инструкций;

• укладка товаров с нарушением технологических инструкций;

• отбор товаров с нарушением технологических инструкций;

• хранение товаров в ненадлежащих условиях;

• естественная убыль некоторых товаров (испарение, усушка, утруска и т. д.);

• ухудшение качества некоторых товаров, требующих особых условий хранения и перевозок;

• возможные хищения и порча товаров;

• возможные потери товаров вследствие повреждения тары (цистерны, ящика и т. п.) и упаковки при маневрах и погрузо-разгрузочных операциях;

• возможные потери товаров из-за неверной или некачественной маркировки, приведшей к невозможности идентификации товара на складе;

• возможные потери товаров на складе вследствие пожара и т. п. бедствий;

• пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;

• потери на складе из-за небрежности в указании адресов или артикулов, нанесения их нестойкой краской, обнаруженные лишь при инвентаризации;

• порча товаров из-за повышенной влажности;

• порча товаров грызунами и другими вредителями.

Выручку за товар владелец может получить только после его реализации потребителям в том же виде или вместе с другими товарами (материалами, комплектующими) в виде новой продукции. Следовательно, в его интересах максимально сократить сроки хранения – период времени между оплатой заказанных им товаров и получением выручки за их реализацию. От оплаты товара до получения платы за него проходит время, а деньги обесцениваются со скоростью до 1 % в месяц. События при хранении, влияющие на количество и качество товаров, если они произошли, негативно сказываются на всей деятельности владельца – он вынужден терять время на выявление недостачи и испорченных товаров, приходится закупать новые количества товаров взамен недостающих или испорченных.

Потери времени и средств при хранении могут быть заложены или минимизированы :

• при обеспечении условий хранения;

• при согласовании с поставщиками видов тары и упаковки;

• при согласовании с поставщиками типовых количеств товара в одной упаковке, в тарной единице, в грузовом модуле;

• при согласовании с поставщиками допустимых отклонений в количествах товаров (насыпных, наливных, испаряемых, портящихся и т. п.) в партии;

• при организации контроля условий хранения товаров;

• при выборе способов грузообработки;

• при подготовке инструкций персоналу по обращению с каждым видом товаров.

Предупреждение ущерба от влияния рисков утери или порчи при хранении обычно осуществляется страхованием товаров на период хранения от момента приемки груза от перевозчика при закупках до момента сдачи грузов перевозчику при поставках. Обеспечение сохранности товаров необходимо начинать с управления рисками, которым подвергаются капиталовложения в товар. Управление рисками начинается с подготовки технологических карт и инструкций для персонала склада.

Правила планирования и диспетчеризации работ

Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.

• определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;

• разработку технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для операций и т. п.

• подготовку и повышение квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

• определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

• разработка планов размещения товаров в зоне комплектации, упаковки и отгрузки, доступности для погрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Правила организации учета

Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:

• организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующие таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;

• определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

• обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

• организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;

• неограниченное число участков хранения;

• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

• постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;

• идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матчкоду;

• поддержка серийных номеров;

• поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

• поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);

• многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

• мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

• мониторинг оплаты;

• автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

• резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

• автоматическое формирование рекламаций;

• автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

• поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

• инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

• контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

• поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

• учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

• поддержка физических и логических складов;

• учет приемки товаров;

• учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;

• полное управление партиями на уровне склада;

• учет отбора заказов;

• комплектовочные накладные;

• инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;

• объединение товаров в партии;

• перемещения между складами;

• стандартные распределения запасов между складами;

• отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки.

Отчетность склада должна включать ведомости:

• результаты собственного производства;

• закупленные товары;

• полученные/использованные/отгруженные;

• прямые поставки;

• поправки в результате инвентаризации;

• поврежденные товары;

• возвращенные товары;

• товары в движении между складами.

• остатки количество и стоимость товаров;

• ожидаемые поступления товаров;

• планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны показывать информацию:

• открытые и последние отгруженные заказы;

• заказы на закупки;

• статистика по товарам;

• история по товарам;

• статистика по складу;

• перемещения между складами;

• статистика продаж;

• неотработанные строки заказов;

• замены товаров;

• аналогичные товары;

• коды товаров у заказчиков;

• доступное количество товаров на дату;

• доступное количество товаров по складу.

Необходимые документы и справки:

• регистрация отгрузки;

• журнал складских операций;

• анализ запасов;

• отчет о запасах;

• отчет о движении партии;

• регистрация приема;

• отчет о движении товара;

• анализ и планирование запасов;

• запрос об истории по партиям и серийным номерам.

• Необходимые справочники:

• участки и адреса хранения запасов;

• аналоги товаров;

• частоты фоновой инвентаризации.

База данных о товарах

База данных о товарах должна обеспечивать:

• накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;

• просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

• выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

• заказ не складируемых товаров;

• создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

• указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

• неограниченное число замен товаров с учетом цены;

• предложение замены при отсутствии на складе;

• определение инструкции о месте доставки;

• конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

• дробные количества (меры) товаров в заказе;

• распознавание штрихкодов;

• возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

• возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:

• каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;

• код, наименование и размеры;

• несколько возможных единиц измерения;

• штриховой код;

• вторичные коды, идентифицирующие товар;

• неограниченное число замен товара;

• неограниченное число аналогов товара;

• вызов товара по коду заказчика или поставщика;

• коды товара у различных заказчиков;

• коды товара у различных поставщиков;

• оригинальный код товара у производителя;

• отслеживание партий товара;

• отслеживание серийных номеров товаров;

• формирование наборов товаров для реализации;

• указание основного адреса на складе и дополнительных;

• возможность включения товара в отложенные заказы.

• товарные группы;

• группы для ценообразования;

• группы для анализа продаж;

• группы по начислению комиссионных;

• группы по стоимости;

• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

• группы для производства;

• группы по бонусам и комиссионным;

• группы по таможенным пошлинам;

• группы по способу доставки;

• параметры для закупок;

• экономичное количество в заказе;

• времена поставки;

• минимальный/максимальный запас на складе;

• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.

• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;

• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

• коды налогообложения.

• средневзвешенная стоимость;

• последняя стоимость;

• нормативная стоимость.

Порядок контроля складского учета

При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:

• определение параметров для контроля качества и надежности учета;

• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

• поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;

• возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;

• контроль запасов;

• учет поврежденных товаров;

• возможность операций с не складируемыми товарами;

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

• соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

• соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

• даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

• законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

• наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

• полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

• правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

• соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

• соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

• соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Порядок инвентаризации

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения обязательств в учете.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации

работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета.

При проектировании процессов необходимо выполнить:

• определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;

• определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.

• выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, «вслепую» или нет);

• генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;

• методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);

• методы анализа результатов пересчета;

• методы коррекции товарных остатков.

Современные системы управления складом позволяют осуществлять:

– периодическую инвентаризацию;

– инвентаризацию по статистической выборке;

– перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.

Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными в том время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».

Действия начальника склада в случае обнаружения недостачи:

– лично убедится в отсутствии товара;

• осмотреть близлежащие места хранения (т. к. возможно, что сотрудник размещавший товар, перепутал полки);

• поднять всю историю движения данного товара;

• опросить сотрудников с целью выяснения предположительного времени пропажи, или возможной причин пропажи;

• в случае явного обнаружения ошибки сотрудника (забыл выдать по заказу, положил на другое место хранения, ошибочно записал другое место хранения и пр.) взять объяснительную записку с сотрудника, акцентировать внимание на необходимости совершать все действия при наличии необходимых документов, проявлять аккуратность;

• в случае невозможности выявления ошибки в действиях сотрудников, лично написать объяснительную записку о происшедшем;

• сообщить о проведенном расследовании, принятых мерах и предложениях о предупреждении таких ситуаций в будущем руководителю Предприятия;

• действовать согласно указаниям руководителя.

Правила организации отправки товаров

Порядок взаимодействия участников процесса отправки

С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.

Комплекс операций включает работу:

– со службой продаж;

– с покупателями;

– с перевозчиками;

– со службами хранения, контроля и упаковки;

– с экспедицией;

– с грузовой службой.

Службы, участвующие в отгрузке

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков представления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках представления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:

• информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;

• комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.

Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.

Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.

Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:

• резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;

• планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;

• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.

Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров контроле исполнения и корректировке технологии отбора.

Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.

Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.

Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.

Порядок обеспечения отправки

Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения отгрузки:

• набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;

• формы документов, получаемых в результате отгрузки;

• положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы продаж, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:

• отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;

• отгрузка товаров на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• срочные отгрузки по срочным заказам;

• отгрузки внутри предприятия.

Самые трудные в организации – срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

Обработка заказов

Система управления складом разграничивает производственные и клиентские заказы. Данные, необходимые для обработки заказов на комплектацию и отправку, либо поступают из центральной системы, либо вводятся пользователем через соответствующее меню. Для просмотра и обработки заказов настроены соответствующие меню программы. Процесс обработки заказов состоит из трех этапов. Вначале заказ создается и сохраняется в БД. При активации данного заказа необходимые товары резервируются из доступных на складе товарных запасов, после чего составляются спецификации на подборку заказов. Отобранные для клиентских заказов товары могут быть направлены на упаковку через специальное диалоговое меню, а также снабжены сопроводительными документами (упаковочным листом, ярлыками и при необходимости, информацией об недостающих деталях).

Производственные заказы используются для обеспечения внутреннего производства или собственных магазинов. В этом случае допускаются избыточные поставки. Это значит, что грузовые модули отгружаются со склада целиком, при этом необходимость в их распаковке отсутствует.

Активизация заказов вручную и с задержкой по времени Пользователь может активизировать задания на подготовку заказов, как по отдельности, так и в виде целой группы. При активизации система запускает процесс резервирования. В ходе этого процесса система распределяет необходимые товарные запасы по заказам. Помимо ручной активизации, система имеет дополнительный модуль для активизации заказов с задержкой по времени. При активизации заказов система может производить уплотнение и группировку одинаковых складских единиц.

Резервирование запасов

Процесс резервирования управляется несколькими критериями поиска. Запасы могут резервироваться либо по всему складу, либо только в тех складских областях, которые были выбраны пользователем.

Применяются следующие критерии поиска:

• по fifo (первый пришел, первый ушел);

• по коду партии: при использовании модуля работы с партиями товарные запасы можно резервировать при помощи кодов партий, тогда резервирование может быть ограничено товарами из определенной партии;

• по сроку годности: при использовании модуля сроков годности дату можно включать в данные о заказе, при этом зарезервированы будут только товарные запасы с данным сроком годности;

• по степени заполнения грузовых модулей: резервирование частично заполненных транспортируемых единиц, критерию fifo присваивается более низкий приоритет, с тем, чтобы использовать частично заполненные модули – это позволяет обеспечить оптимальное использование склада;

• по оптимальному количеству для заказа: система ищет на складе товарные запасы, содержащие в точности необходимое количество;

• по полным транспортирующим единицам: резервирование запасов, при котором система старается избегать создания частично заполненных паллет;

• по остаткам: система ищет товарные запасы, содержащие в точности необходимое остаточное количество.

• по окончании процесса резервирования система создает либо список комплектации, либо задания на перемещение товара за пределы склада (в зависимости от используемого типа комплектации).

Сквозное складирование Используя дополнительный модуль сквозного складирования, система управления складом позволяет осуществлять прямое перемещение товарной единицы, которая необходима для заказов, но которой нет на складе, из области приемки в область выдачи или в производство, как только будет зафиксировано поступление соответствующей товарной единицы.

Создание списков комплектации и заданий на перемещение товаров за пределы склада

Система управления складом поддерживает следующие процедуры комплектации:

• подбор заказов по бумажным спискам (принцип: «человек к товару»);

• безбумажный подбор заказов (принцип: «человек к товару»);

• комиссионирование (принцип: «товары к человеку»), при этом используется автоматическая конвейерная система;

• при помощи специального параметра пользователь может задать необходимый метод комплектации заказов для каждой складской области в основных данных.

Сортировка ведомостей комплектации

Ведомости комплектации готовятся таким образом, чтобы оптимизировать маршруты движения погрузчика и сэкономить время. Последовательность составления ведомостей на подбор заказа определяется следующими параметрами:

• строго определенная последовательность;

• зигзаг в пределах одного прохода;

• серпантин;

• зигзаг и серпантин между проходами;

В последних трех случаях для горизонтальной обработки ведомости во внимание может быть принят так называемый разделительный уровень.

Комплектация по бумажным ведомостям При составлении заказа для каждой складской области распечатывается отдельная ведомость комплектации. Когда рабочий заканчивает подбор товара по ведомости, он должен подтвердить выполнение задания через специальную диалоговую функцию. Товар, зарезервированный для данного заказа, отгружается по этому заказу.

Транспортные маршруты Транспортные маршруты описывают путь, по которому грузовой модуль перемещается из исходной точки в пункт назначения. Каждый транспортный маршрут может состоять из нескольких частей, с тем, чтобы перемещение товаров осуществлялось в один или несколько этапов. С помощью транспортных маршрутов в системе управления складом также можно отобразить сложные процессы перемещения товаров.

Матрица расстояний

Информация о расстояниях, используемая для оптимизации времени перемещения погрузчиков порожняком, хранится в специальной матрице расстояний. Эта информация относится к следующим расстояниям:

– два прохода в одной и той же складской области;

– проход в одной складской области и проход в другой складской области;

– проход и место комплектации и размещения;

– два места комплектации и размещения.

Текущее положение погрузчика для оптимизации маршрута зависит от адреса складского места назначения, полученного при подтверждении последнего транспортного задания.

Правила организации отбора

Формирование задания на отбор товаров может выполняться по следующим принципам:

• отбор с учетом партии товара (FIFO, LIFO, вручную);

• отбор с учетом сроков годности товара (FEFO, LEFO, вручную);

• отбор товара из ячеек в порядке их рейтинга;

• отбор товара по принципу максимального высвобождения ячеек;

• отбор товара по принципу минимизации времени;

• отбор товара с возможной заменой единиц измерения на более крупные или мелкие;

• паллетный отбор товара;

• автоматическая подпитка активной зоны при выполнении отбора (в случае отсутствия товара в активной зоне отбора);

• отбор набора товаров из комплектующих, в результате появляется комплект, а комплектующие будут списаны;

• разукомплектация наборов при необходимости (в случае отказа клиентов).

Существуют несколько организационных подходов к выстраиванию процессов отбора товаров, требуемых для формирования партий поставляемых товаров, их сортировки и распределения для поставки:

Система областей (area system). Товары хранятся при совместном расположении всех предметов, организованном по какому-либо логическому принципу. Сборщик заказа перемещается по складу, собирая последовательно каждое изделие до тех пор, пока заказ не будет выполнен; затем он перемещается в области упаковки и распределения для дальнейшей отправки. Сортировка в этой системе происходит автоматически, поскольку изделия для каждого заказа накапливаются отдельно, по ходу его комплектации.

Модифицированная система областей (modified area system). Эта система функционирует подобно системе областей, за исключением того, что запасы разделяются на рабочий и резервный. Для пополнения рабочего запаса из резервного применяются дополнительные рабочая сила или процессы.

Система зон (zone system). Каждый сборщик или группа сборщиков работают на специализированном складе, или товарной зоне. Заказ «разрывается», то есть, разделяется на зоны, каждая часть отправляется в соответствующую зону для отбора и отправки в сортировочную область, где заказ комплектуется для отправки. Каждый заказ выполняется индивидуально и должен быть завершен, прежде чем появится следующий.

Система последовательных зон (sequential zone system). Каждая часть заказа комплектуется в соответствующей зоне, а заказ по ходу комплектации перемещается от одной зоны к другой. Заказы один за другим могут быть запущены в последовательность зон.

Система с множеством заказов, декомпозиционная система, система расписаний (multiple-order, explosion, schedule system). Собирается группа заказов, подготавливаются и сортируются по зонам квитанции или иные знаки того, какие предметы необходимы для выполнения группы заказов. Отобранные из каждой зоны изделия транспортируются в сортировочную область, где группируются в соответствии с заказами. Эта система требует тщательного контроля для гарантии того, что поставка будет сформирована из всех заказанных предметов и только из них. Обычно каждому заказу назначается время, за которое все изделия должны прибыть в сортировочную область, а также место в этой области, в котором они должны по прибытии складироваться; система грузообработки материалов настраивается на сбор изделий из каждой зоны комплектации на основе установленного расписания и распределения их на требуемые участки сортировочной области.

Система областей складирования является наиболее широко используемой. Она проста в управлении и контроле. Однако она становится громоздкой в том случае, если число заказов или число изделий велико. Система складских зон является попыткой преодоления этого затруднения путем разбиения системы выполнения заказов на последовательности областей, действующие параллельно (система зон), либо последовательно (последовательная система зон). В том случае, если система областей или ее модификация механизированы, пропускная способность системы с трудом адаптируется к колебаниям нагрузки.

Системы с множеством заказов, или с расписанием, лучше адаптируются к условиям управления большими запасами и необходимости обработки очень большого числа мелких заказов, с несколькими изделиями на заказ. Хотя такая система является более сложной в управлении, система расписаний обладает большой гибкостью и способностью к расширению или свертыванию в зависимости от колебаний нагрузки.

Индивидуальная отборка – это отбор товара для каждого заказа отдельно. Комплектовщик берет из ячеек требуемое для заказа количество товаров, товар укладывает на тележку и перемещает на участок комплектования.

Комплексная отборка применяется при выполнении нескольких похожих по ассортименту заказов. Отборщик отбирает из ячеек товары для всей партии заказов согласно сводной комплектовочной ведомости. Затем в зоне комплектации отобранные товары распределяют по отдельным заказам. Этот метод дает возможность широко использовать механизмы для больших количеств товаров. При комплексной отборке к одному товару, который включен в разные заказы, отборщик подходит лишь однажды, а при индивидуальной отборке – сколько заказов на этот товар. Один заказ может комплектоваться несколькими отборщиками и впоследствии объединяться.

Правила организации зоны комплектации и отгрузки

Зона комплектации и отгрузки должна включать участок для комплектации и контроля отобранных товаров, участок упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, участок ожидания погрузки, участок погрузки, проезды для механизмов.

В зоне комплектации и отгрузки выполняют следующие операции:

• контроль комплектации товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);

• проверка комплектности сложных товаров;

• упаковка товаров;

• формирование грузовых модулей;

• укладка товаров на паллеты, в ящики и т. п. грузовые места;

• маркировка грузовых мест;

• временное размещение партии для погрузки;

• распечатка товаросопроводительных документов;

• погрузка транспортных средств.

• На определение необходимых параметров зоны комплектации и отгрузки влияют:

• вес и объем поступающих в зону товаров за период (за час, смену, сутки);

• виды операций, производимых с отгружаемыми товарами;

• расположение ворот, расстояние между ними;

• способ погрузки транспортных средств (ручной или механизированный);

• наличие части зоны вне помещения (на рампе, во дворе) для погрузки и временного хранения товаров.

Правила организации упаковки

Служба упаковки должна выполнять упаковку товаров перед отгрузкой, формирование партий, взвешивание грузов, маркировку грузов. Упаковка – средство или комплекс средств, обеспечивающих защиту продукции от повреждения или потерь при транспортировке морем, речным транспортом, по железной дороге, авиа– или автотранспортом, складировании, перевалке, укладке, хранении и других операциях.

Упаковка осуществляется под заказчика. Упаковщик визуально проверяет отобранные единицы на предмет комплектности. В диалоговом меню упакованные вместе единицы выделяются и присваиваются определенному типу контейнера (например, коробка, паллета или тележка). Затем система создает упаковочный ярлык, содержащий следующую информацию:

• уникальный номер упаковочной единицы;

• имя клиента;

• адрес клиента;

• отправитель.

Для каждой упаковочной единицы также может быть создана ведомость содержимого, помимо упаковочного листа, вкладываемого в каждое грузовое место. Товары по заказу могут быть упакованы в любое число упаковочных единиц. Даже один заказ может быть разделен на несколько упаковочных единиц.

Упаковка часто является носителем информации о товаре – наименования товара и его изготовителя, штрихового кода, инструкции по эксплуатации, манипуляционных знаков, транспортной маркировки, экологической маркировки, рекламы. Упаковка играет важную роль и в маркетинге – удачный дизайн упаковки способствует реализации товаров.

Тара – элемент и/или разновидность упаковки, представляющий собой изделие для размещения в нем и предохранения продукции от повреждений и порчи при транспортировании, погрузо-разгрузочных работах, складировании и хранении – ящики, бочки, контейнеры и др.

Тару подразделяют:

• по материалам – на деревянную, металлическую, стеклянную, комбинированную;

• по размерам – на крупногабаритную и малогабаритную;

• по жизненному циклу – на разовую, возвратную, оборотную (многооборотную);

• по прочности – на жесткую, мягкую и полужесткую;

• по конструкции – на неразборную, разборную, складную и разборно-складную;

• по возможности доступа – на закрытую и открытую;

• по специфическим свойствам – на герметичную (изотермическую – сохраняющую заданную температуру в течение определенного времени и изобарическую – сохраняющую заданное давление) и негерметичную.

По функциональному назначению различают транспортную и потребительскую тару. Транспортную тару используют только для перевозок и перед розничной продажей удаляют. Потребительская тара поступает потребителю вместе с товаром. Например, транспортная тара – ящик или контейнер, а потребительская – коробка для одного телевизора, стаканчик для сметаны и т. п. Отдельную группу составляет тара-оборудование, т. е. изделие для размещения, транспортирования, хранения и продажи из него товаров (например, бочка – прицеп для торговли квасом). По принадлежности и условиям использования тару подразделяют на производственную, инвентарную и складскую. Производственная тара предназначена для внутризаводских и/или межзаводских технологических операций (например – металлические контейнеры для изделий, используемые при межцеховых перевозках). Инвентарная тара – оборотная, являющаяся собственностью предприятия и подлежащая возврату владельцу (например – корзины и тележки в магазинах самообслуживания). Складская тара предназначена для укладки, размещения, хранения и комплектации продукции на складе (например – лотки, пластмассовые и металлические коробки для мелких деталей).

Конструкция и безопасная эксплуатация тары должны соответствовать ГОСТ 12.3.010, ГОСТ 14861, ГОСТ 19822.

В соответствии с ними:

• тара должна быть исправной, не иметь торчащих гвоздей, оконтовочной железной обивки, а также бахромы, задиров, заусениц, отщипов, покоробленности и других повреждений.

• тара должна собираться и складываться свободно, без дополнительной подготовки и применения приспособлений (молотка, рычага и др.);

• конструкция тары должна обеспечивать прочность в целом, а также ее частей при транспортировании, выполнении погрузочных работ и штабелировании грузов;

• тара должна иметь фиксирующие устройства, обеспечивающие устойчивость ее штабелирования. Фиксирующие устройства тары при штабелировании должны обеспечивать установку тары подъемно-транспортными машинами и механизмами и устойчивость тары в штабеле при максимальном количестве ярусов;

• запорные и фиксирующие устройства загруженной тары не должны допускать самопроизвольного ее раскрывания во время погрузочно-разгрузочных, транспортных и складских работ;

• тара массой брутто более 50 кг должна подвергаться техническому освидетельствованию – периодическому осмотру и проверке с соответствии с ГОСТ 19822;

• при эксплуатации тары необходимо выполнять следующие требования:

• тара не должна загружаться более номинальной массы брутто;

• груз, уложенный в тару, должен находиться ниже уровня ее бортов;

• открывающиеся стенки тары, находящейся в штабеле, должны быть в закрытом положении;

• перемещение тары волоком и кантованием не допускается; • тара должна содержаться в чистом и исправном состоянии;

• бочки должны иметь симметричную правильную форму без переходов, впадин и выпуклостей, надломленной клепки; кромки клепок остова и коренного дна деревянных бочек должны быть чисто оструганы, без задиров, вмятин, отщепов; в клепках остова бочек не допускаются сколы и отщепы на торцах, а также между торцом и упорным пазом; • мешки должны быть целыми, чистыми, без пропуска стежков; нитки швов должны быть закреплены и не иметь свободных концов;

• вскрытие верха ящиков следует производить с торцевой стороны соответствующим инструментом (гвоздодером, клещами); торчащие гвозди следует удалять, металлическую обивку загибать внутрь ящика;

• для вскрытия консервных банок, бутылок следует пользоваться специально предназначенными для этого приспособлениями;

• бочки следует вскрывать только сбойниками; не допускается сбивать обручи и выбивать дно бочек с помощью топора, лома или других случайных предметов.

Немеханическое оборудование – тара-оборудование, стенды, контейнеры, стеллажи и др. должны быть прочными, устойчивыми, соответствовать требованиям эргономики, технической эстетики, обеспечивать удобство и безопасность работ. Конструкция оснастки должна обеспечивать устойчивость и безопасность при пользовании ею, не допускать возможности падения, скатывания с полок хранящихся товаров, инвентаря. При расстановке контейнеров следует учитывать возможность их завоза и установки электрокарами или другими механизмами. На складах организуют ремонт поступающей тары, чтобы не терять поврежденную, и закупки новой тары – ящиков для тяжелых товаров, картонных коробок для легких и для отправок по почте. Кроме того, приобретают наполнитель – пенопластовые шарики и чипсы для заполнения пустот в ящиках, чтобы товары, не имеющие индивидуальной упаковки, не терлись и не бились друг об друга и не болтались в коробках. Для этих целей применяют также макулатуру, стружку и опилки, но это нежелательно, так как они редко бывают сухими.

Правила отправки товаров

Разработка технологии отправки включает этапы:

• отбор и комплектация заказов;

• контроль комплектности и количества • упаковка;

• формирование грузовых модулей и грузовых мест; • погрузка на транспорт;

• сдача грузов перевозчику;

• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

• определение параметров территории и зон склада для комплектации и контроля отобранных товаров, у упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, ожидания погрузки, погрузки.

• порядок движения товаров и потребности в оборудовании; • определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;

• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с покупателем и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс отгрузки продукции:

• обмен информацией в согласованном режиме и формате;

• отгрузка товара на паллетах;

• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;

• применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;

• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

• согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;

• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

• использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота.

При наличии большого количества покупателей согласовать со всеми общие правила отгрузки и приемки не удается и встречаются следующие особенности:

• очень часто необходима срочная отгрузка;

• обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;

• разные способы погрузки (ручной и механизированный);

• различные виды упаковок, грузовых модулей и грузовых мест;

• разные требования по приемке товара по количеству и качеству;

• разнообразие товаросопроводительных документов.

Указанные особенности не позволяют создать единую технологию работы со всеми покупателями и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым покупателем.

При организации отправки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы продаж об ожидаемых отгправках;

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков поступления отобранных партий, их упаковки и погрузки;

• резервирование площадей для комплектации, упаковки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для упаковки и погрузки;

• подготовка товаросопроводительной документации (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.).

• распределение заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);

• определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf или batch-терминал;

• распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;

• поддержка подтверждения выполнения заданий через rf и batch терминалы;

• получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;

• просмотр операций, выполненных данным рабочим.

Уведомления об отгрузке

Уведомления покупателей об отгрузке обязательно, так как они позволяют им осуществлять следующие организационные мероприятия:

• определить объемы грузов и количество транспортных средств, прибывающих в определенный день;

• внести данные об ожидаемых товарах и транспортных средствах в базу данных;

• определить потребность в персонале и оборудовании для приема грузов и транспорта;

• проверить возможность размещения поступающих товаров;

• составить предварительный график разгрузки транспорта.

Бывают случаи, когда груз направляется получателю ошибочно и проверка информации об ожидаемом поступлении груза позволит выявить возможные ошибки на предварительной стадии. Уведомления позволяют планировать работу склада без авралов, рационально использовать имеющиеся силы и средства, своевременно усиливать наиболее напряженные участки склада дополнительным персоналом и оборудованием.

Для завершения процесса отгрузки выполняют операции:

• контроль прохождения грузов по маршруту поставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль доставки грузов и исполнения услуг перевозчиками, экспедиторами, таможней и т. д.

• запрос получателей о поступлении к ним грузов;

• после получения подтверждений заказчиков о поступлении груза – снятие с контроля соответствующих партий. При организации отгрузки предприятие обязано:

• создать условия для правильного отбора, комплектации и упаковки партий товаров, при которых обеспечивалась бы их сохранность и предотвращалась порча, а также смешение с товарами других партий;

• следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

• обеспечить, чтобы лица, осуществляющие отгрузку, знали правила отбора, комплектации и упаковки, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

• систематически осуществлять контроль работы лиц, на которых возложена отгрузка товаров и предупреждать нарушения правил отгрузки.

Правила планирования и диспетчеризации исполнения заказов

Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок – на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склады заявки подразделяются на два вида – заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).

Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков или получателей.

Заявки, поступившие после 11–12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется – для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа – на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая приходит и к нам – сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки – 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.

• определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;

• разработку технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для операций и т. п.

• подготовку и повышение квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

• определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

• разработка планов размещения товаров в зоне комплектации, упаковки и отгрузки, доступности для погрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Пример организации диспетчерских функций при помощи компьютерной системы.

Для принятия решений диспетчер анализирует данные заказов, просматривает загруженность складов (по весу, по объему, по местам). Выбрав склад для консолидации, проводит перерезервирование товаров по заказу и затем формирует внутренние накладные для переброски продукции с других складов. При отпуске покупателю готовой продукции со склада осуществляется формирование и распечатка всех необходимых первичных документов. Модуль компьютерной системы, обслуживающий отгрузку товаров, реализует задачи:

Грузы и транспорт – позволяет добавлять, редактировать свойства (объем и вес погрузки) используемого для отгрузки транспорта, а также редактировать свойства (объем и вес) товара, предназначенного для отгрузки. Помогает также оперативно просмотреть свойства товара и транспорта при возникновении каких-либо сомнительных моментов (например, если обнаруживается явное несоответствие между объемом и весом товара) и исправить их, если это необходимо.

График поставок – позволяет создавать список планируемых поставок (например, на основании данных по заказам) с указанием поставщика, дат начала и окончания поставки, а также фактического завершения, и определить вид транспорта для каждой поставки.

Формирование партии – основной раздел модуля, оптимизирует работу по отпуску товара и позволяет формировать партии для отгрузки на основании данных о поставках. В процессе работы диспетчер может видеть полную информацию по поставке с перечислением товарных позиций, а также с указанием о загруженности транспорта по всем или только по выделенным товарным позициям. Программа позволяет осуществлять просмотр отгрузок, требующих исполнения в первую очередь.

Диспетчер имеет возможность добавлять/отменять назначенный для отгрузки транспорт, товарные позиции, определить очередность отпуска товарных позиций.

Выбор транспорта для отгрузки происходит на основании сформированного списка товаров. Диспетчер может просмотреть загрузку транспорта по всем товарным позициям или по выделенным позициям и изменить количество и/или состав транспорта для поставки

Отпуск партии – предназначен для формирования накладных: внутренней, если партия отпускается в подразделение; товарной, если партия отпускается внешнему покупателю. Позволяет осуществить поиск сформированной партии и выписать накладную на отгрузку.

Укладка грузов в транспортное средство предназначен для автоматизации этапа проектирования размещения грузов, а именно:

• автоматизация процедуры расчетов укладки грузов;

• автоматизация формирования складской и сопроводительной документации в части размещения грузов в транспортном средстве;

• автоматизация работ с нормативно-справочной информацией, связанной с проектированием укладки грузов.

Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Правила экспедирования

Передача партии товара перевозчику – фактическая отгрузка товара со склада, подтверждаемая получением автотранспортной, авиа– или железнодорожной накладной, коносаментом, почтовой квитанцией. Датой отгрузки считается дата штемпеля перевозчика на транспортной накладной или дата приемо-сдаточного акта при самовывозе. С момента передачи товаров перевозчику или покупателю, определяемому указанными датами, на покупателя переходит право собственности на товар и риск его случайной гибели. Товары отгружаются продавцом по отгрузочным реквизитам, указанным покупателем. По письменному указанию покупателя отгрузка может быть произведена другому получателю. Одновременно с отгрузкой товаров покупателю направляются относящиеся к ним документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкции по установке и т. п.), необходимые при использовании товаров по назначению, хранении, перевозке и розничной реализации. Товары страхуются продавцом на период перевозки до момента поступления его на склад покупателя (кроме случаев самовывоза) в пользу покупателя. Расходы по страхованию включаются в счет отдельной строкой.

Следует различать перевозчиков для доставки грузов покупателям и промежуточных перевозчиков для доставки грузов на железнодорожные станции, в морские, речные и авиа– порты для сдачи основным перевозчикам. При доставке грузов автотранспортом непосредственно покупателям с погрузкой на складе поставщика сдача грузов перевозчику происходит при погрузке. При доставке грузов сначала до станции или порта сдача грузов перевозчикам происходит при погрузке на основное транспортное средство. Впрочем, современные крупные транспортно-экспедиционные компании обеспечивают перевозку «от двери до двери», забирая груз у поставщиков своими автомобилями, перегружая его на поезд, перегружая его на перевалочных пунктах, например, на судно, получают его на станции и в порту назначения и доставляют покупателю местными автомобилями в пункте назначения. В этом случае сдача грузов перевозчику и переход на него ответственности за товар происходит при погрузке на складе поставщика. С этого же момента осуществляется страхование грузов.

Груз принимается к перевозке по наружному осмотру тары (упаковки) или самого груза, если он перевозится без тары и упаковки. Осмотром должны быть установлены: исправность тары или упаковки; пригодность к перевозке груза, перевозимого без тары и упаковки; наличие установленной правилами маркировки, оттисков пломб и соответствие их данным, указанным в накладной.

При приемке к перевозке перевозчики контролируют состояние груза и его тары или упаковки. Контроль выполняют методами:

• органолептическим (контроль посредством органов чувств);

• натурным (с использованием простейших приборов – термометров, угломеров, весов и др.);

• лабораторным (анализ груза или его образцов в специальных условиях с использованием реактивов и приборов);

• комплексным, включающим элементы перечисленных методов.

Если при наружном осмотре тары (упаковки) или груза (перевозимого без тары и упаковки) будут замечены недостатки, вызывающие опасения утраты, порчи, недостачи или повреждения груза в пути, груз к перевозке не принимается до приведения его в состояние, обеспечивающее сохранность при перевозке. О наличии других недостатков тары, упаковки или груза (мешки с заплатами, тара, бывшая в употреблении, ржавчина на грузе, деформация и т. п.) грузоотправитель обязан сделать отметку в накладной.

Грузы, нуждающиеся в таре для предохранения их от утраты, недостачи, порчи и повреждения при перевозке, должны предъявляться к перевозке в исправной таре, соответствующей государственным стандартам, а грузы, на тару и упаковку которых стандарты не установлены, – в исправной таре, согласованной с органами транспорта и обеспечивающей их полную сохранность. Представление стандартов и технических условий на тару и упаковку грузов лежит на обязанности грузоотправителя. Грузоотправитель обязан до предъявления к перевозке подготовить груз так, чтобы обеспечить транспортабельность и сохранность его в пути следования. Подготовка груза к перевозке должна учитывать требования максимального использования грузоподъемности и грузовместимости транспортных средств и удобства погрузочно-разгрузочных работ. Штучные грузы мелкими местами грузоотправитель объединяет в более крупные места путем увязки в пакеты, связки или упаковки в соответствующую тару. Если для погрузки, крепления и перевозки груза необходимы нестандартные и специальные материалы и приспособления, отправитель передает их перевозчику вместе с грузом.

Как правило, склады заключают соглашения с транспортными фирмами о периодичности подачи транспорта и условиях оплаты. Например, в Дании имеется несколько автотранспортных компаний. Одни из них специализируются на перевозках крупных партий грузов, другие – мелких партий. Оба типа компаний выполняют перевозки по принципу "от двери до двери". В назначенные дни и часы автомобили этих компаний объезжают склады своих партнеров, собирают грузы, затем на своей базе комплектуют партии по месту назначения и отправляют их другими автомобилями или поездами в соответствующие города. По прибытии на место партии грузов сортируются по получателям и на автомобилях местных отделений транспортных компаний развозятся адресатам. Отправленные в 4–5 часов дня грузы из Копенгагена на следующий день до полудня поступают получателям, находящимся на расстоянии до 500 м. При отгрузках мелких партий используют все подходящие возможности отправок рейсовым транспортом – в багажных вагонах, почтовыми посылками, пассажирскими катерами, самолетами.

Если отгрузкой товаров занимается экспедиция, то склад передает партии товаров экспедиции. Учет полученных партий товаров в экспедиции ведется в специальном журнале, с указанием наименования покупателя, номера, даты оформления и суммы счета-фактуры, количества мест, подлежащих отправке, номеров грузовых мест. Экспедиция заказывает транспорт и организует погрузку товаров. Водитель-экспедитор, получивший товар для перевозки, расписывается в журнале, указав номер путевого листа. Выезд автомобиля с территории склада разрешается только при наличии пропуска. Доставив товар на место назначения, водитель сдает его получателю, предварительно проверив у него наличие доверенности на получение товара.

Правила подготовки товаров к отправке

Отгрузка товаров осуществляется на основании контрактов и заказов покупателей, поручений службы реализации, регламента процесса отгрузки.

Процесс отгрузки должен быть регламентирован, для чего выполняются процессы:

• определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей для организации ритмичной загрузки персонала;

• разработка формуляра (бланка) ввода заказа;

• разработка и инструкции по заполнению формуляра заказа для заказчиков и операторов;

• разработка справочники кодов: партнеров, условий сделок, условий поставок, типов заказов, приоритетов, особенностей обработки и др.

В результате обработки заявок получается два документа: комплектовочная ведомость (а также проект отгрузочной спецификации и спецификации к счету) и ведомость неудовлетворенных позиций. Ведомость неудовлетворенных позиций передается товароведу, курирующему соответствующий заказ для дальнейшей работы.

Документооборот

Комплектовочные ведомости ведомости (они же – проект отгрузочной накладной), сортированные по зонам хранения и по возрастанию адресов хранения, передаются начальнику смены. Начальник смены распределяет ведомости кладовщикам по зонам хранения. После комплектации заказов партии товаров с подписанными кладовщиками ведомостями передаются в зону отгрузки в секции сбора заказов. Контролеры проверяют партию, поручают упаковать ее и подписывают ведомости. Если при проверке понадобилось добавить или убрать детали, если по отметкам кладовщиков каких-то деталей не оказалось в наличии, контролеры вносят корректировки в ведомости. Подписанные ведомости передаются в службу обработки документации. Операторы вводят корректировки в компьютер и выдают на печать комплекты отгрузочной документации. Счета и накладные подписывают операторы на основании комплектовочных ведомостей, подписанных кладовщиками и контролерами, оставляемых в архиве вместе с окончательными документами.

Два комплекта документов передаются водителю-экспедитору один – для вручения получателю, второй – для получения подписи получателя о приемке товаров. Подписанный получателем комплект передается на склад, объединяется с комплектовочной ведомостью и остается в архиве склада для работы с возможными претензиями получателей и с возвратами. Третий комплект направляется в службу расчетов с получателями.

Отпуск товаров со склада включает операции:

• подготовка комплектовочных накладных;

• формирование маршрутных карт, сборочных листов;

• оптимизация маршрутов сбора товара по критериям наибольшего освобождения мест хранения;

• отбор товаров с мест хранения;

• перемещение товаров в зону комплектования заказов;

• комплектование заказов,

• контроль правильности комплектования партий;

• упаковка партий, укладка в тару, формирование грузовых мест;

• оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;

• закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;

• маркировка грузовых мест;

• формирование грузовых модулей – пакетирование грузовых мест на поддонах;

• перемещение грузовых модулей в зону погрузки;

• подготовка инструкций для товаров с повышенным уровнем опасности;

• объединение товаров в партии;

• сдача грузов перевозчикам;

• загрузка контейнеров, автомобилей, железнодорожных вагонов;

• оформление транспортной накладной.

• выписка счетов-фактур;

• высылка уведомлений заказчикам об отправке.

Отбор

Комплектовщики получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. Отборщик должен знать: адреса товаров, номенклатуру и количества; что делать, если наличия в ячейке не хватает для заказа. Ручной отбор при отпуске небольшого количества товаров выполняют с укладкой на тележки, которыми товары доставляют в зону комплектации. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки перемещается в зону комплектации партий товаров. На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам.

Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминал выводится задание – провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов), выполняют контроль комплектации партий.

После отбора и контроля выполняют следующие процессы:

• упаковка или переупаковка – товар может быть переупакован в единицы хранения, требуемые клиентом, а также переложен на другие паллеты или в другую тару;

• формирование грузовых мест;

• объединение товаров в партии.

Экспедирование

В процессе отгрузки товаров со складов решаются следующие задачи:

• приемка товаров от склада;

• контроль качества упаковки товаров;

• комплектация товаров в партии, составление маршрутов доставки товаров;

• группировка товаров по маршрутам;

• формирование маршрутов движения автотранспорта;

• разработка графиков централизованной доставки товаров;

• оформление заявок на автотранспорт;

• погрузка товаров;

• контроль возврата оборотной тары (если эта категория тары используется);

• организация ремонта тары;

• приемка товаров, возвращаемых клиентами компании;

• передача товаров, тары, доставленных от клиентов, на склад;

• оформление документов.

Работы по отгрузке товаров выполняются либо персоналом склада, либо экспедицией, которой передают упакованные партии товаров. Создание экспедиции позволяет четче организовать обслуживание товарных потоков. Помещения и площадки экспедиции должны предусматривать наличие достаточного места для комплектования партий грузов по маршрутам. Экспедиция принимает упакованные товары от склада по количеству мест в соответствии с товаросопроводительными документами, проверяя количество мест, целостность тары и наличие документации и регистрируя партии в специальном журнале.

Автомобильный транспорт работает по утвержденным графикам, это требует быстроты погрузки. В кузов автомобиля грузы укладывают с учетом лучшего использования его площади, грузоподъемности и расположения получателей на маршруте. Может составляться погрузочный лист со схемами укладки.

Формирование партий грузов возможно как с точки зрения создания партии для таможенного оформления, обеспечения оптимальности доставки грузов, так и с точки зрения оптимальной складской обработки. Партии могут формироваться как из грузов, находящихся на складе, так и из планируемых к отгрузке.

Планирование погрузки включает:

• планирование погрузки товара в автомобили;

• управление планами погрузки;

• использование принципа lifo при погрузке;

• возможность выдачи заданий на отгрузку в заданном порядке на rf или batch терминал (при наличии модулей управления персоналом и поддержки rf или batch терминалов).

На этапе организации доставки необходимо решать задачи:

• расчет вариантов стоимости;

• необходимость хранения и поддержки в актуальном состоянии тарифов на оказание услуг партнерами – перевозчиками, страховыми компаниями и т. д.;

• возможность вариантов расчета стоимости услуг;

• осуществление подбора услуг по доставке груза, используя справочники услуг и тарифов партнеров;

• выбор вариантов оказания услуг на маршруте;

• хранение ранее созданных котировок с возможностью их сравнения и анализа по ключевым параметрам;

• проверка актуальности используемых тарифов и возможность отправки запросов на обновление устаревших данных;

• история работы с клиентами, многомерная система классификации клиентов по разным параметрам, проводить анализ прибыльности категории клиентов или каждого отдельного клиента.

• отслеживание информации о грузе, маршруте, требованиях к транспортным средствам, требуемых датах прибытия, агентах и перевозчиках;

• организация многоплечевых и мультимодальных перевозок с контролем прохождения грузов по плечам маршрутов, регистрации затрат по перевозке на каждом плече, выставления счетов клиенту по отдельным услугам, проверка сопроводительных документов, создаваемых агентами на различных участках, сохранение электронных копий документов с привязкой к маршрутам или грузам.

При организации перевозок грузов различными видами транспорта возникает необходимость решения следующих задач:

• необходимость регистрации данных по маршруту перевозки груза, в том числе характеристик транспорта, используемого для перевозки: вида, типа подвижного состава, агентов, затрат по перевозкам и т. д.;

• составление сложных маршрутов перевозки, обеспечивающих выполнение мультимодальных перевозок;

• получение и проверка транспортно – сопроводительных документов, возникающих в процессе перевозки.

Под организацией перевозок сборных грузов подразумевается объединение грузов одного или нескольких клиентов на отдельных участках маршрута в одну партию и выполнение операций по доставке этой партии грузов. Подобное объединение позволяет снизить затраты по перевозке грузов, уменьшить стоимость услуг по доставке груза для конечного клиента.

При осуществлении перевозок сборных грузов возникает необходимость решения задач:

• организация доставки грузов до складов или мест консолидации;

• формирование партий грузов для совместной обработки;

• контроль за обработкой консолидированных партий;

• расконсолидация партии на грузы отдельных клиентов;

• контроль за доставкой грузов до получателей.

При регистрации заказов клиентов на доставку небольших грузов важно правильно определить основные составляющие этой доставки:

• выбрать склад консолидации, с которого груз будет отправлен в кратчайшие сроки;

• обеспечить доставку груза до этого склада;

• осуществить контроль за дальнейшим движением груза как внутри выделенных партий, так и после расконсолидации.

При осуществлении обработки партии грузов выполняются операции над всеми грузами, входящими в эту партию, можно видеть историю обработки грузов с точки зрения вхождения его в ту или иную партию на всем пути следования.

Необходимы возможности выполнения операций:

• регистрация затрат на операции по обработке партии грузов с последующим их распределением на грузы конечных получателей;

• контроль партии груза в любой момент времени с точки зрения определения состава товаров и их привязки к заявкам клиентов, чтобы в момент расконсолидации была ин-

формация о том, какие операции планируется выполнить над каждым товаром в отдельности; например, после расконсолидации для части товаров из партии может планироваться доставка до грузополучателя, а для другой части – хранение на складе до выдачи грузополучателю.

• осуществление организации доставки грузов конечным грузополучателям как внутри города, так и в другие города и места назначения;

• функции выдачи груза со склада непосредственно грузополучателям;

• описание груза, включая его состав, габариты, объемновесовые характеристики;

• регистрация погрузки грузов со склада в транспортные средства, выдачу грузов грузополучателям;

• определение суммы таможенных платежей;

• формирование партий для таможенного оформления и контроль их обработки;

• печать документов, необходимых для таможенного оформления.

• выделение товарных позиций, присвоение кодов ТНВЭД, регистрация актуальной таможенной стоимости по каждой из позиций.

• анализ состава товарных позиций в рамках одной партии.

• формирование пакета сопроводительных документов стандартных форматов, необходимый для проведения таможенного оформления (например, TIR, CMR, Packing List, Invoice и т. д.)

• регистрация заявок на внутригородскую доставку;

• организацию рейсов по доставке грузов;

• регистрация исполнения заказов.

• расчет расходов по перевозкам.

• выставление счетов по заявкам клиентов;

• регистрация счетов перевозчиков;

• регистрация затрат по перевозкам, операциям над грузами, и распределение затрат по заявкам.

• механизм распределения затрат, который обеспечивает разнесение затрат на партию груза по заявкам, грузы которых вошли в данную партию;

• анализ количества свободного транспорта, его грузоподъемность и другие параметры.

• формирование рейса, исходя из мест назначения, в которых необходимо сдать груз, определение маршрута транспортного средства, подготовка сопроводительные документы на него: путевой лист, товарно-транспортные накладные, доверенности и т. д.; пакет этих документов передается водителям или экспедиторам для исполнения.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом [20] составляется грузоотправителем на имя каждого грузополучателя в четырех экземплярах с обязательным заполнением следующих реквизитов: наименование получателя, наименование груза, количество, вес перевозимого груза, способ определения веса (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру), род упаковки, способ погрузки и разгрузки, время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки. При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (сертификаты, удостоверения, свидетельства и т. д.), шофер обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю. При этом грузополучатель не вправе требовать сдачи груза по этим документам. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной грузоотправитель проставляет время прибытия и убытия автомобиля, указывает способ погрузки, вес груза, количество мест и другие реквизиты, которые он должен заполнить в соответствии с Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, и заверяет товарно-транспортные накладные подписью, печатью или штампом.

Правила отправки

В целях сохранности количества и качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству предприятие – отправитель обязано обеспечить:

• строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;

• точное определение количества отгруженной продукции (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.);

• отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами).

• при отгрузке продукции в упакованных или затаренных местах – вложение в каждое тарное место предусмотренного стандартами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, иными обязательными правилами или договором документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т. п.), свидетельствующего о наименовании и количестве продукции, находящейся в данном тарном месте;

• четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т. п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности ее;

• четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке;

• своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю – эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено основными и особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.

• строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

• систематическое осуществление контроля за работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов.

Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль за качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна.

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте. Отправитель обязан на каждое место составить подробный упаковочный лист, в котором указывается перечень упакованных товаров, их номер по каталогу или артикул, количество, номер места, вес брутто и нетто, наименование поставщика и получателя. Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик или коробку вместе с товаром. Второй экземпляр в непромокаемом конверте, покрытый жестяной или пластиковой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика или коробки. Третий экземпляр прилагается к сопроводительным документам.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Ящики или коробки нумеруются дробными числами, причем числитель будет означать порядковый номер ящика, а знаменатель – общее количество мест в партии. Продавец несет ответственность перед покупателем за порчу товаров вследствие некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки, связанные с засылкой товаров не по адресу вследствие неполноценной или неправильной маркировки. На основании листа комплектации и упаковочных листов печатается отгрузочная спецификация, прикладываемая к счету-фактуре. Грузовые места подлежит маркировке в соответствии с требованиями

стандартов и технических условий.

Правила управления запасами

Порядок оптимизации запасов

Операции управления запасами включают:

• накопление и обновление данных для прогнозов;

• выбор параметров прогноза;

• выбор техники прогнозирования;

• анализ прогнозов и моделирование;

• определение целевого уровня обслуживания потребителей;

• выбор параметров управления запасами;

• моделирование запасов;

• планирование потребностей в запасах;

• интеграция данных о стимулировании продаж;

• планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.

Для работы по оптимизации запасов необходима разработка технического задания для автоматизации следующих операций управления запасами:

• статистика и анализ расхода товаров за любой период;

• проведение объемно-стоимостного ABC – анализа и XYZ – анализа;

• расчет минимального, среднего, страхового, максимального и оптимального запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет оптимальных количеств для заказов;

• подготовка проектов заявок на пополнение запасов;

• контроль исполнения заявок;

• выявление неликвидов;

• выявление тенденций изменения спроса на товары;

• разработка процедуры контроля запасов;

• обеспечение наличия страхового запаса;

• расчет и контроль стоимости запасов;

• разработка мер по ликвидации поврежденных и морально устаревших товаров;

• организация обработки статистической и аналитической информации;

• определение параметров контроля качества управления запасами; постановка задач для компьютеризации процессов контроля.

Оптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними. Многие принимаются за оптимизацию, но скоро вязнут в большой номенклатуре, так как без современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из тысяч наименований товаров невозможно.

Метод группировки запасов ABC более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение метода ABC совместно с его вариантом – методом XYZ. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.

Все шире применяется также группировка товаров по стоимости, для чего вводятся группы X, У и Z. Если продажа какого-либо товара по стоимости превышает установленный критерий, например 2 тыс. руб., то ее относят к группе X; если стоимость эта находится в интервале от 0,5 до 2 тыс. руб., – к группе У, если ниже 0,5 тыс. руб.

– к группе Z. С помощью простых методов выборки проводят обследование запасов склада. Примерные результаты такого анализа приведены в таблицах.

Группировка товаров по доле в объеме сбыта

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Группировка товаров по доле в объеме запасов

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Из таблиц видно, что на 12 % номенклатуры товаров приходится 82%о товарооборота в стоимостном выражении, а на группу товаров, составляющую 9 % всей номенклатуры – 60 % стоимости запасов. Этот факт имеет огромное значение – основной контроль нужно сконцентрировать лишь на той номенклатуре товаров, которые обеспечивают основную долю товарооборота. Аналогично, установив номенклатуру товаров группы X, сосредоточивают внимание на тех товаров, которые составляют основную часть стоимости запасов.

Во многих случаях номенклатура товаров групп А и В совпадает с номенклатурой, входящей в группы X и У. Замечено, что как в группы Айв, так и в группы X и У входит не более 40 %> всей номенклатуры товаров.

Организация контроля запасов по группам А, В, С и X, У, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы для контроля запасов.

Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания "Даймлер-Бенц" отказалась в 70-х годах от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады часто не в состоянии поставить заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе в ФРГ.

После разделения запасов на группы фирмы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и Б, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем, особенно если они относятся по стоимости к группам X и У.

Запасы по группам X, У и Z уточняют не менее раза в год. В ходе любой программы сокращения запасов наиболее тщательно обследуют запасы группы X, поскольку именно на них приходится основная доля общей стоимости запасов. В случае медленного движения товаров группы X проводится тщательный анализ. "Мертвый" или бездействующий запас изделий группы X на складах ликвидируют. При инвентаризации физических запасов, то основное внимание уделяют товарам группы X, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп В/У, т. е. применяют выборочный контроль запасов. Наложение результатов анализа XYZ на данные анализа ABC позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

В управлении этими подгруппами существуют определенные закономерности.

• подгруппы АХ, AY и AZ требуют индивидуального управления;

• подгруппы СХ, СУ и CZ управляются одинаково – планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия;

• в подгруппах ВХ, BY и BZ, могут быть совпадения и различия в методах контроля.

Анализы ABC и XYZ программируется и выполняется с ежемесячно или ежеквартально.

Правила структуризации и пополнения запасов

Структура товаров по группам

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Порядок управления пополнением запасов

Организация пополнения запасов решает следующие задачи.

• определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;

• организация подготовки и оформления заказов;

• выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;

• определение оптимального уровня товарных запасов;

• определение объема и сроков поставок;

• автоматизированное формирование заявок на поставку товара;

• контроль исполнения заявок.

Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:

• анализ ABC и XYZ;

• группировка по категориям спроса и стоимости;

• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

• расчет расхода на единицу парка машин;

• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

• расчет страховых запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет максимального запаса;

• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

• расчет оптимальной партии для заказа;

• подготовка проектов заказов;

• ручная корректировка проектов заказов;

• печать окончательного заказа;

• обсчет стоимости заказов;

• контроль подтверждения заказов;

• корректировка заказов по подтверждениям;

• контроль прохождения заказов на закупки;

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• календарное планирование получения поставок.

Подготовку проектов заказов программируют по различным

алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений.

• быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;

• средне-оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу "точки заказа";

• дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;

• товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.

Пример компьютерного заказа Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.

Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки= 1 месяцу)

Количества заказа с минусом означают излишние запасы, которые можно продать по сниженным ценам.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Правила размещения заказов на пополнение запасов

У каждого поставщика существует возможность отгружать товар несколькими типами поставок (в зависимости от заказа).

Основные типы заказов следующие:

• складской заказ – используется при заказе позиций регулярного спроса;

• срочный заказ – используется при заказе «клиентских» позиций;

• гарантийный заказ – используется при заказе гарантийных позиций, отсутствующих на складе;

• сверхсрочный заказ – позиции, по которым необходима быстрая доставка товара (например, авиадоставка), за которую готов платить клиент.

У поставщиков необходимо выяснить возможность того или иного заказа и его принципиальные отличия, например:

• складской заказ может приниматься поставщиком раз в 2 недели, но на него предоставляется дополнительная складская скидка;

• существует список позиций, поставляемых только складскими заказами, и при попадании их в срочный заказ, вся поставка считается складской и отгружается по складским правилам,

• позиции, заказанные гарантийным заказом, должны быть предъявлены в гарантийной ведомости на возмещение, в противном случае на организацию будет наложен штраф,

• и пр.

При формировании заказов в системе поставщика, необходимо правильно учитывать типы заказов, во избежание конфликтных ситуаций как с поставщиком, так и с клиентом.

Формирование срочного (гарантийного) заказа:

• создать в системе заказ поставщику,

• занести в заказ позиции по срочным (клиентским) или гарантийным заявкам,

• разместить заказ у поставщика, указав его тип,

• записать информацию о заказе поставщика (№ и дату) в системе и на срочной заявке.

• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные ошибки: ошибочного неразмещения у поставщика срочного заказа, изменения сроков поставки, недоступности к заказу и отгрузке и т. п.

Формирование складского заказа:

• из системы складского заказа получить проект заказа,

• на основании данных системы складского заказ, по каждой позиции в проекте принять решение о необходимости заказа, при этом необходимо учитывать неожиданные колебания спроса, в том числе и сезонность, возможность физического размещения товара на складе, минимальные отгружаемые партии, известные проблемы с поставками того или иного товара и пр.

• добавить в заказ утвержденные позиции по потерянным продажам,

• разместить заказ у поставщика, указав его тип,

• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные проблемы: изменение сроков поставки, отсутствие товара на складе, изменение артикула и необходимость перезаказа и т. п.

Правила контроля оборачиваемости запасов

При дефиците оборотных средств самым важным фактором для управления ими является скорость оборачиваемости товарных запасов. Некоторые менеджеры складов, опасаясь возможной нехватки товаров, систематически создают избыточные запасы в целях подстраховки. Это приводит к излишним расходам и сокращению прибыли. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами и это подвергает их опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотных средств. Запасы – это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это связано с риском. Вместо этого предпочтительно иметь больше свободных средств путем ускорения оборачиваемости запасов. Важно увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа “с колес", без всякого хранения. Однако такая торговля многими видами товаров невозможна, поэтому оборачиваемость запасов является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.

Поскольку оборот товарных запасов находится в прямой зависимости от объема реализации, предприятие должно использовать все возможные методы стимулирования сбыта и ускорения оборачиваемости товарных запасов. На основании учета и анализа движения товарных запасов следует рассчитывать показатели оборачиваемости товарных запасов, с тем чтобы определить, какой темп оборачиваемости является наилучшим для каждого наименования товара.

Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов:

Отношение чистого объема реализации к среднему объему товарных запасов – его получают делением годового объема реализации на стоимость товарных запасов по балансу. Если полученный коэффициент слишком велик (по сравнению с предыдущим периодом или со средними данными), это показывает недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или устарели и не пользуются спросом.

Отношение объема товарных запасов к чистому объему оборотных средств получают делением стоимости товарных запасов, указанной в балансе на чистый объем оборотных средств. Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств вложен в товарные запасы, предприятие может столкнуться с недостатком оборотных средств и ему будет трудно выполнять свои обязательства в срок. Обычно отношение стоимости товарных запасов к объему оборотных средств не должно превышать 80 %.

Чем выше оборачиваемость запасов, тем меньше вероятность убытков из-за морального износа товаров и их порчи, тем выше ликвидность предприятия и предприятие может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности. Высокая оборачиваемость запасов требует более строгого контроля над запасами, обеспечивающего минимальные вложения средств в них. Достижение высокой оборачиваемости – нелегкая задача для крупных дистрибьюторов, поскольку они вынуждены хранить на складах часть запасов номенклатуры нерегулярного спроса. Если для экономически эффективной торговли необходимо поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов, то для обеспечения спроса на любой товар, включенный в торговую номенклатуру, необходимо хранить широкий ассортимент редко продающихся товаров, что тормозит оборачиваемость запасов.

Учитываются несколько видов оборачиваемости запасов: оборачиваемость каждого наименования товара в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп товаров разной степени спроса. К каждому виду оборачиваемости запасов предъявляются свои требования.

Одной из причин низкой оборачиваемости запасов является большой объем “мертвых" и бездействующих, или “спящих", запасов. К “мертвым" запасам относят товары, на которые вообще не было спроса в течение года, к бездействующим – товары, спрос на которые был случайным или очень редким.

Получить точную картину средней оборачиваемости можно, только выявив и те, и другие. После избавления от этих запасов оборачиваемость возрастает. При увеличении оборачиваемости возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Зависимость увеличения прибыли от ускорения оборачиваемости показана в таблице. Увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Размещение у поставщика слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.

Правила контроля запасов

Управление запасами успешно, если в каждый момент предприятие располагает необходимым для реализации количеством нужного товара. Не больше, не меньше, а именно столько, сколько нужно.

Если ожидается повышенный объем сбыта и оборотные средства не лимитированы, то естественным является желание закупить товары впрок. Приятным кажется зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке. Но если цены на товары внезапно снизятся, после того как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения.

Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Не связывайтесь с тем, что нельзя продать. Лучше отказать покупателю, чем затовариться.

Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя.

Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.

Высокоэффективная торговля возможна в настоящее время только при условии системной организации распределения и сбыта, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание покупателей.

Товаропроводящие или дистрибьютивные сети компаний строятся обычно по двум основным схемам. Первая, так называемая «эшелонированная» или «транзитная», схема включает в себя центральные склады, региональные и дилерские склады в отдельных регионах. Вторая схема, именуемая «прямой» или «складской», предусматривает центральные склады изготовителей, обслуживающие склады дилеров или конечных потребителей – в этой схеме нет региональных посредников.

Сети распределения прямой схемы считаются более экономичными. Во-первых, совокупный товарный запас при этом меньше, так как на дилерских торговых складах хранятся только товары высокого и постоянного спроса – группы А и В, на центральных складах – все товары, включая товары нерегулярного спроса (группа С). При транзитной же схеме и на региональных, и на центральных складах приходится хранить товары нерегулярного спроса ввиду меньшей гибкости управления поставками в сетях, построенных по этой схеме, при значительных расстояниях до центрального склада.

Во-вторых, нет необходимости хранить страховые запасы на региональных складах, т. к. нет таких складов. Они хранятся только на центральных складах, но в значительно меньших объемах по количеству товаров одного наименования. Уменьшение объема централизованного страхового запаса по сравнению с суммой объемов децентрализованных запасов возможно потому, что вероятность потребности в страховом запасе одновременно у всех дилерских складов, обслуживаемых центральным складом, невелика. Необходимо учитывать, что товары, которые имеют с точки зрения дилера нерегулярный спрос на его рынке, являются для центрального склада, обслуживающего несколько рынков, товарами постоянного спроса, и хотя объем их продаж ниже, чем товаров высокого спроса, они не залеживаются на складах, так как величина запасов регулируется путем учета сбыта на всех рынках.

Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Задачами стратегии управления запасами являются бесперебойная торговля при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спроса. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т. е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.

Бесперебойная торговля понимается как выполнение заказов потребителей в объявленные в рекламе сроки – а значит, и своевременное пополнение запасов.

Наименьшие затраты – это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигается при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.

Максимальное удовлетворение спроса – достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90–95 %, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.

Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях – по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.

Нормирование и контроль запасов – составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д. Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне. Нормы запасов – количества товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.

Прежде, чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.

Большинство предприятий стремятся к тому, чтобы обеспечить:

• постоянную готовность к отгрузке товаров;

• минимальные вложения в запасы денежной наличности

• минимальный риск;

• простоту восполнения запасов;

• непрерывный, устойчивый ход реализации.

Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне. Чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности. Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара. Определение потребности в товарах может быть основано на прогнозировании спроса или на прошлом опыте.

Прогнозирование спроса возможно, если известны примерное количество потребителей и примерные нормы расхода товаров на каждого потребителя в определенный период времени. Ориентировочная потребность в товарах будет равна норме расхода товара, умноженной на количество потребителей. Затем при помощи различных методов ориентировочную потребность корректируют, учитывая возможное влияние экономической ситуации, сезонность сбыта, возможное сокращение или увеличение количества потребителей и т. п. Модель спроса обычно включает в себя представление среднего значения спроса, а также уровней постоянно растущего, циклического, ускоренно и замедленно растущего спроса и т. д. – и случайных изменений спроса вблизи среднего значения. Данные могут быть получены из самого анализа спроса, как, например, спроса в прошлом, или из внешних источников, включая экономические показатели или внешние оценки. Большинство краткосрочных прогнозов зависит от экстраполяции данных о процессе спроса, хотя сезонные или годовые прогнозы часто используют внешние данные для установления явных величин. Применение метода сглаживания (выборка лучших оценок параметров модели спроса), или коррекции параметров модели дает оценку ожидаемого уровня спроса и ожидаемой величины ошибки например, в виде среднего абсолютного отклонения или математического ожидания. Процесс спроса меняется во времени, и если модель спроса должна отображать современное состояние спроса, нужно найти способ модификации параметров модели, которые будут отображать эти изменения.

Объемно-стоимостной анализ используют для того, чтобы определить, какие запасы должны контролироваться методом прогнозирования сбыта и какие – методом экстраполяции прошлого опыта. В объемно-стоимостном анализе количество товаров каждого наименования, реализованного в анализируемом периоде, умножается на его цену, с тем чтобы определить его «денежную активность». Как правило, объемно-стоимостный анализ показывает, что наибольшая денежная активность (70–80 %) у небольшого (10–20 %>) количества наименований товаров. Такой анализ очень важен, поскольку активные товары нужно контролировать тщательнее, чем не активные. Потребность в них лучше определять более точным методом прогнозирования сбыта, в то время как потребность в не активных товарах может определяться более дешевым методом учета прошлого сбыта.

Количество наименований активных товаров обычно невелико, однако с точки зрения денежной активности они играют главную роль, так как в наибольшей степени влияют на стоимость запасов. Товары этих наименований следует закупать часто – каждый месяц или каждую неделю – это зависит от вида товара, с тем чтобы уменьшить сумму средств, вложенных в запасы, и ускорить их оборачиваемость. Поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок по этим видам товаров должны быть максимально сокращены Этим товарам нужно уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективной системы учета. Если желательно подразделить запасы более чем на две классификационные группы, то нередко прибегают к хорошо известной системе «анализа АВС». По этой системе запасы подразделяются на группы А, В и С. Группа А объединяет наиболее активные в денежном отношении виды запасов, В – запасы средней активности и С – запасы с наиболее низким уровнем активности. Для классификации по группам А, В и С применяют тот же метод, что и при объемно-стоимостном анализе. Годовая реализация каждого вида товаров умножается на цену, затем товары располагаются по убывающей денежной активности. Группа А, как наиболее активная, подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше внимания, а группа С контролируется наименее активно.

Однако следует иметь в виду, что многие предприятия помимо стремления к наивысшей прибыльности операций, вынуждены, в силу характера товаров и своих обязательств перед потребителями хранить на складе, помимо денежно активных товаров, большую номенклатуру товаров, которые мало активны в денежном отношении, но должны всегда быть в наличии. Наиболее характерными примерами таких товаров являются запасные части и медикаменты.

Для улучшения контроля их движения и определения потребности на предстоящий период их тоже группируют в три и более категории, однако анализ проводится только по количеству проданных единиц товара каждого наименования, без учета стоимости и решения о периодичности закупок принимаются на основе этого анализа. Тем самым предпочтение отдается обязательствам перед потребителями.

Реальная стоимость отдельных товаров значительно больше, чем их цена или степень их денежной активности. Ремонт автомобиля может быть сорван из-за отсутствия какой-нибудь копеечной детали, чья-то жизнь может зависеть от наличия дешевого лекарства. Поэтому даже дешевые товары должны подлежать тщательному контролю. Объемно-стоимостной анализ тоже проводится – он полезен и в этом случае.

Рассмотрим движение запаса товаров в самом простом варианте. В течение месяца продается 100 каких-либо товаров. В конце месяца запас мгновенно пополняется, и цикл повторяется. В данном случае минимальный запас равен 0, максимальный – 100 шт., средний – 50 шт. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы и среднюю стоимость их содержания.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Такой упрощенный случай в практике не встречается, т. к. запасы не могут пополняться немедленно из-за колебаний интервалов поставок, а продажа товаров нестабильна ввиду колебаний спроса.

Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления включают страховые запасы товаров.

Установление оптимального уровня страховых запасов – существенная часть квалифицированного управления запасами. Недостатки в расчетах нормативов страховых запасов приводят к сокращению сбыта или к дополнительным расходам по содержанию излишних запасов. Расчет нормативов страховых запасов выполняют так же тщательно, как и текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности. Факторы, влияющие на размер страховых запасов, подразделяются на две группы – связанные с колебаниями спроса и определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины спроса и вероятных величин отклонения спроса в расчетном периоде. Влияние второй группы факторов выражается в отклонениях интервалов поставок от заданных в системе из-за нарушений ритмичности производства товаров, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п. Все эти отклонения вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки и какова наиболее вероятная величина отклонения.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Критерием оптимальности, как отмечалось ранее, является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов. Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывается порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждого наименования товаров определяется с учетом следующих общих принципов:

– для товаров высокого спроса (группа А) – включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;

– для товаров постоянного спроса (группа В) – включение в запас умеренного страхового запаса;

– для товаров нерегулярного спроса (группа С) – низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:

– частый контроль запасов товаров группы А;

– периодический контроль запасов товаров группы В;

– выборочный контроль запасов товаров группы С.

Соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования по следующей модели:

Запас страховой > Запас текущий – Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые – Спрос прогнозируемый

При этом:

Запас текущий = Спрос прогнозируемый х Период временной

Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов, при особом внимании к страховым запасам, стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев, “бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек".

Пополнение запасов складов дистрибьюторов и дилеров основаны на применении одной из нижеприведенных систем:

Система с фиксированным размером заказа (количество единиц товара определено расчетом оптимального размера заказа, например: по 100 единиц): решение принимается только о моменте размещения заказа. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Запас пополняется на одну и ту же величину, равную размеру поставки, диктуемому поставщиком или оптимальному размеру заказа, но интервалы поставки могут быть различны в зависимости от расходования запаса.

Эту систему иногда называют "двухбункерной, т. к. запас разделен как бы на два бункера: в первом – для удовлетворения спроса в течение периода от даты поставки до даты заказа, во втором – в течение периода от даты заказа до даты поставки.

Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.

Система с фиксированным интервалом между заказами – фиксируется период между заказами (раз в неделю, в месяц и т. д.), а решение принимается о количестве заказываемых товаров. В конце каждого периода проверяется уровень запасов и исходя из него определяется размер заказа. Запас пополняется каждый раз до уровня, не превышающего максимальный запас, но с помощью различных по объему партий поставок, размер которых зависит от степени расходования запаса в предшествующем периоде. Эта система эффективна, если имеется возможность варьировать размер партии поставки, а закупочные расходы относительно невелики.

Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказа – система, в которой уровень запасов регулируется и сверху, и снизу. Устанавливается максимальный уровень запасов и нижний уровень – точка заказа. Если запас снижается до точки заказа до истечения установленного периода между заказами, то возможно размещение внеочередного заказа. В остальных случаях рассматриваемая система функционирует как система с фиксированной периодичностью заказа.

Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа, система минимум-максимум – заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа. Период между заказами и размер заказа в этой системе не фиксируется.

Система "точно в срок" (Just in Time, JIT)  – товары заказываются заранее на длительный период с фиксированными количествами в партии и фиксированным графиком доставки. Запасы у получателя не создаются или создаются только на несколько дней реализации. Самый наглядный пример – булочные, ежедневно получающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.

Уровень запасов всегда выше при системе с фиксированным интервалом между заказами, т. к. величина требуемого запаса включает запас, используемый в период между двумя последовательными моментами размещения заказа, т. е. в период контроля запасов.

При системе с фиксированным размером заказа придерживаются двух правил контроля:

– заказывать следующую партию, когда сумма количеств наличного запаса и количеств, поставка которых ожидается по последнему заказу, упадет ниже точки заказа;

– заказывать партии товаров оптимального объема.

Предусматривают последовательность операций подготовки заказа:

– рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при близком к необходимому количестве (например, наибольшая скидка – при покупке 24 единиц (одна коробка), а расчетная потребность – 21шт., выбирается размер заказа 24 шт.);

– рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;

– проверяется остаток запаса после каждой продажи;

– в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;

– принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.

Выбор момента заказа зависит от реальной и прогнозируемой ситуации: он может быть выслан на несколько дней раньше или позже ввиду действия факторов, не поддающихся расчетам, как-то: необходимость замены вида транспорта из-за погоды или каких-либо событий; необходимость ускорения или задержки в поставке и т. п.

При системе с фиксированным интервалом между заказами предусматривают последовательность операций подготовки заказа:

– устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;

– рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки и количеств в страховом запасе;

• составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов – например, компьютер должен каждую среду выдавать сводку запасов по контролируемым товарам;

• принимается решение о размере заказа – выписывается количество товаров, необходимое для доведения количеств наличного запаса до расчетного требуемого запаса;

• заказ высылается в установленный графиком день.

Во всех случаях, когда говорится о моменте высылки (размещении) заказа, имеется в виду его принятие к исполнению, т. к. проблемы связи не существует – заказы высылаются электронной почтой, факсом или телексом, иногда дублируются заказным письмом, но времени пробега корреспонденции практически нет.

Дилеры могут размещать регулярные заказы по графику, установленному дистрибьютором, например, каждый вторник. Выбор – размещать заказ или нет – остается за дилерами, поэтому им удобнее использовать систему с фиксированным размером заказа. Региональные склады обычно могут размещать регулярные заказы у поставщиков лишь раз в месяц или в два месяца, поэтому они используют систему пополнения запасов с фиксированным интервалом между заказами. Поставщики настаивают на этой системе для обеспечения эффективного планирования производства.

Оптимальные размеры заказов

Оптимальный размер заказа – такое количество товара, при котором стоимость получения и хранения единицы товара является (с учетом всех факторов) минимальной. Это не значит, что цена за единицу товара должна быть самой низкой. Чтобы должным образом определить оптимальный размер заказа, необходимо рассчитать все связанные с ним затраты. Они могут быть подразделены на две группы.

Затраты на заказы или затраты на восстановление запасов связаны с приобретением запасов и возникают каждый раз, когда восполняются запасы – это расходы на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки.

Затраты на содержание запасов включают проценты на средства, вложенные в запасы; налоги; страхование; потери от устаревания, износа и порчи; расходы по складированию и хранению. Проценты на средства, вложенные в запасы, – порой наибольшая часть издержек по содержанию запасов. Если средства собственные, а не заемные, проценты не выплачивают, но все равно должна учитываться так называемая «стоимость упущенной возможности». Она означает те вероятные доходы, которые могли быть получены, если бы деньги, вложенные в запасы, были использованы для других целей или просто находились в депозите под выгодные проценты. Эти проценты по депозиту и есть «стоимость упущенной возможности».

Затраты на содержание запасов могут составлять значительную часть всех затрат по содержанию запасов. Однако в состав этих издержек включают только переменные расходы по хранению запасов. Точно подсчитать затраты на содержание запасов нелегко, поэтому на практике пользуются средними величинами, в виде процента от стоимости запасов. За расчетный период подсчитывают все суммы налогов, страховок, потерь от порчи и уценок. Отношение полученной суммы к средней стоимости запасов плюс процент на средства, вложенные в запасы, и представляет собой коэффициент стоимости содержания запасов. В таблице расходы за трехлетний период приняты как база для определения средней стоимости содержания запасов.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Если принять «стоимость упущенной возможности» за 10 %, то стоимость содержания запасов (в виде коэффициента):

21600 (вся сумма затрат / 335 000 (вся стоимость запасов) + 0.10 = 0.16=16 %

Затраты на содержание запасов стоимостью 100 рублей составляет 16 рублей.

Предположим, что ежегодное потребление какого-то товара составляет 300 шт. и что стоимость единицы этого товара —15 руб. Затраты на восполнение запаса – 10 руб. за каждый заказ и затраты на содержание товара в запасе в течение года—20 % от стоимости запаса. Если все количество товара, потребное на год, заказывается сразу, то запас достигает 300 шт. плюс резерв, уже имевшийся в наличии. Если потребность определена точно, то к концу года на складе останется только резерв. Оборотный запас будет изменяться от 300 шт. в начале года до нуля в конце. Следовательно, средняя величина запаса составит половину первоначального количества, или 150 шт. Если же вместо одного заказа в 300 шт. в течение года будет сделано 10 заказов по 30 шт., то в оборотном запасе будет находиться от 30 шт. до нуля в течение каждого из 10 циклов потребления, а средний запас составит 15 шт. Затраты на содержание запаса равны годовой стоимости содержания единицы товара, умноженную на средний уровень запаса.

Если сразу заказывается 300 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 450 руб. – (20 % х 15 руб. х 150 руб.).

Если же заказывается несколько раз по 30 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 45 руб. – (20 %> х 15 руб. х 15 руб.).

Затраты на заказы рассчитываются таким образом. Если заказ составляет 300 шт. и в течение года делается один заказ, то стоимость оформления восполнения запаса равняет 10 руб. При 10 отдельных заказах по 30 шт. годовая стоимость оформления будет равна 100 руб. Чем меньше размер заказов, тем выше годовая стоимость оформления. Очевидно, что оформить заказ на 300 шт. не дороже, чем оформить заказ на 30 шт.

Однако и другие факторы должны быть приняты во внимание. Обычно чем больше размер заказа, тем ниже уровень расходов на единицу закупаемого товара (вследствие скидок на стоимость единицы в связи с величиной заказа) и более низки транспортные расходы. С другой стороны, издержки по содержанию и хранению запасов возрастают по мере увеличения запаса. Следует определить размер заказа, при котором издержки по содержанию запаса и по оформлению самого заказа будут минимальными.

При любой системе пополнения запасов требуют решения два основных вопроса: когда делать заказ и сколько товара заказывать. При системе с фиксированным интервалом между заказами устанавливаются строго определенные сроки представления заказа, тем самым решается вопрос “когда?". Ответить надлежит на вопрос “сколько?" Для этого устанавливают и фиксируют в карточках учета или памяти компьютера величину «максимального» или «требуемого запаса» для каждого товара. Наличный запас плюс ожидаемый приход по предыдущему заказу должны быть достаточными для удовлетворения спроса в период до следующего пополнения запаса, т. е.:

Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Количество, расходуемое за период поставки + Страховой запас

Из этого следует, что:

Размер заказа = Требуемый запас – (наличный запас + ожидаемый приход)

При работе по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, особенно для товаров, имеющих стабильный спрос в период между поставками. Заказчики стараются точнее рассчитывать и своевременно корректировать величины требуемых запасов товаров – это способствует точности заказов и минимизации расходов по закупкам и содержанию товаров.

Оптимальные размеры заказов определяются при сопоставлении издержек на содержание запасов и расходов на заказы. Расходы на заказы – это издержки на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки. Затраты на заказы и на содержание запасов всегда анализируются, и для расчетов применяются средние величины. Очевидно, что чем чаще заказывать, тем дороже это обходится.

Выполним примерный расчет годовых затрат на заказы и хранение одного наименования товара на базе следующих данных:

Выбираем три разных товара, закупочная стоимость которых – обозначим ее “Р" – составляет 0,5 руб., 0,1 руб. и 10,0 руб.

Расходы на заказы каждой партии – обозначим их “А" – условно составляют 0,2 руб.

Расходы по хранению единицы товара – обозначим их “В" – условно составляют 65 %, т. е. для наших товаров 0,325 руб., 0,065 руб., и 6,5 руб. соответственно.

Годовой расход товаров – обозначим его “С" – 48 шт.

Размер одной закупочной партии – обозначим его “F" – установлен поставщиком в 4, или 12, или 24, или 48 шт. и более, кратно количеству в упаковке.

Расчет годовых затрат производится по следующим формулам:

Годовые затраты на заказы

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Годовые затраты на хранение

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Суммарные годовые затраты S = D + E

При различных частоте и размере заказов годовые суммарные затраты изменяются разнонаправлено – это подтверждают данные таблицы. Расчет затрат производится в зависимости от частоты заказов и размеров партий товаров. Очевидно, что для товаров небольшой стоимости затраты на заказы более весомы, чем затраты на хранение.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

*Подчеркнуты экономичные варианты заказов.

Приведенный на рис. З график, построенный по данным таблицы, показывает, что точка экономичного заказа находится в точке равенства расходов на закупку и хранение. Для дорогих товаров затраты на закупку незначительны, и основная тяжесть падает на расходы по хранению. Затраты могут быть минимизированы, если товары малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие – заказывать чаще, но мелкими партиями.

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Рис. 3. Расчет оптимального объема заказа

На практике расчеты выполняются по таблицам, построенным на известной формуле Вильсона, включающей вышеприведенные компоненты и основанной на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов затраты на заказы примерно равны расходам на хранение.

Тогда экономичный размер заказа равен:= 

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

штук.

Если подставить приведенные выше значения, получим:

Количество, оптимальное для заказа =

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

 = 17,2 шт.

Ближайшее количество, кратное четырем (количеству в одной упаковке), равно 16. Если устраивают сроки размещения заказа, это количество и заказывается в установленный момент подачи заявки.

При расчете сделаны допущения для упрощения задачи:

– расход товара в период между заказами будет постоянным, т. е. средний уровень запаса составит половину годового сбыта;

– в использовании складских площадей ограничений нет.

Полученный оптимальный размер заказа реален лишь в случае, если в темпах сбыта в течение года и в затратах по содержанию запасов и оформлению заказов не произойдет изменений. Изменение стоимости единицы товара повлияет на общую сумму сбыта в рублях, что соответственно изменит количество оптимального заказа. Для компенсации влияния этих факторов нужен новый расчет с новыми данными.

Некоторые компании применяют нижеследующий вариант расчета оптимального количества для заказа у поставщика:

Параметры для расчета:

а – годовой прогноз продаж, например: средняя продажа в неделю 19,8 шт., прогноз годового сбыта 19,8 * 52 = 1029,6 шт.

б – себестоимость (закупочная цена плюс складские расходы), например, 32,00 руб.

с – розничная цена брутто (до скидок), например, 173 руб.

д – складские расходы (процент от розничной цены), например, 18,5%

Оптимальное количество для заказа (формула Вильсона) = v (2*а*б)/с*д

Склад. Стандарты управления. Практическое пособие

Некоторые важные принципы, связанные с определением оптимального размера заказа:

• общая сумма издержек для данного заказываемого количества минимальна тогда, когда затраты по заказу равны затратам на содержание соответствующего запаса;

• в пределах ±20 % объема заказов общая сумма издержек по заказам изменяется незначительно, но вне этих пределов издержки резко растут или снижаются;

• в большинстве случаев дороже заказывать мало, чем заказывать много; чем чаще заказывать, тем дороже это обходится;

• изменение затрат на содержание запасов больше влияет на оптимальный объем заказа, чем изменение в затратах на заказы.

В торговле товарами широкого ассортимента относительно стабильного спроса расчет объемов очередных заказов выполняют по методу «скользящего среднего». Рассчитывается среднедневная реализация за последние три-шесть месяцев (период выбирается в зависимости от сезонности спроса или от необходимости фиксации тенденции) и умножается на то количество дней, в течение которого ожидается реализация заказываемой партии. Полученное количество корректируется с учетом условий поставки (минимально поставляемое количество, грузовой модуль или скидка при определенном количестве), а также с учетом анализа тенденций колебания спроса и окончательное количество включается в заказ.

Моменты размещения заказов

Оптимальный размер заказа – это ответ на вопрос: сколько товара следует заказывать в каждом заказе? Для того чтобы ответить на вопрос, когда следует заказывать, – нужно определить так называемую точку заказа, т. е. момент пополнения запасов по каждой позиции. Определение таких точек базируется на сроках доставки товаров по заказам. Если срок доставки, например, составляет 5 дней и сбыт – 20 единиц за день, то очередной заказ на поставку товара следует делать тогда, когда текущий запас понизится до 100 единиц. Тогда запас будет восполнен к тому времени, когда текущий запас будет использован полностью. Большинство предприятий содержит страховые запасы на случай скачков спроса в период ожидания поставок или на случай задержек поставок. Уровень страхового запаса обычно определяется по той же точке заказа для каждого наименования товара и, как правило, выражается в виде процента к количеству единиц, реализуемых в течение срока поставки. Если установлен коэффициент, равный 33 % от среднего сбыта в 100 шт. в течение срока поставки, то страховой запас составляет 33 шт.

По существу страховой запас представляет собой просто разность между средним потреблением в течение заготовительного периода и точкой заказа. Чем выше точка заказа, тем выше уровень страхового запаса. Страховой запас предотвращает дефицит, когда фактический сбыт выше расчетного. Чтобы определить точку заказа, нужно определить уровень страхового запаса, который обеспечивал бы надлежащую степень защиты против дефицита. Чем выше точка заказа, тем меньше вероятность дефицита, но тем больше издержки по содержанию дополнительного запаса. Цель состоит в определении точки заказа так, чтобы потери от дефицита балансировались издержками на содержание сверхнормативного запаса. Вероятность возникновения дефицита служит основой для определения точки заказа. При этом, однако, следует определить допустимый уровень риска. Если предприятие ставит себе целью никогда не допускать дефицита запасов, оно вынуждено иметь излишние страховые запасы, и при этом такие большие, что более реалистично примириться с дефицитом и попытаться ограничить лишь частоту его возникновения. Считается, что лучше выражать степень гарантии от дефицита в виде среднего интервала между моментами дефицита, чем в виде степени вероятности таких дефицитов. В среднем один случай дефицита за два года может рассматриваться как приемлемое число. Если годовой сбыт составляет 500 шт., а оптимальный размер заказа 100, то количество заказов за год будет 5 (500:100). В течение двух лет для пополнения запаса будет дано в среднем 10 заказов. Поэтому один дефицит за два года – это то же самое, что и один дефицит за 10 периодов поставки. Это значит, что вероятность дефицита в течение периода пополнения запаса равна 10 %.

Точки заказов должны устанавливаться на уровне, когда затраты на содержание и потери от дефицита являются минимальными, или на уровне, при котором уменьшение потерь от дефицита, обусловленное прибавлением лишней единицы к точке заказа, равно дополнительной стоимости содержания этой единицы.

Порядок распределения запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.

Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):

• обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;

• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Правила управления номенклатурой

Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре товаров и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований товаров как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.

Каждый товар среди однородных (запчасти, лекарства, одежда и т. п.) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.

Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию товаров в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.

Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции для каждого наименования товара:

• анализ ABC и XYZ;

• группировка по категориям спроса и стоимости;

• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

• расчет расхода на единицу парка машин;

• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

• расчет страховых запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет максимального запаса;

• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

• расчет оптимальной партии для заказа;

• подготовка проектов заказов;

• ручная корректировка проектов заказов;

• печать окончательного заказа;

• обсчет стоимости заказов;

• контроль подтверждения заказов;

• корректировка заказов по подтверждениям.

Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу «точки заказа». Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.

Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.

Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.

Признаки (коды):

• признак группы спроса – ABC (автоматически вводит программа после анализа за период);

• коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит программа после анализа за период);

• признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);

• признак ручного контроля;

• признак важного резерва;

• признак наличия страхового запаса;

• группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);

• группа оборудования (топливка, электрика, резинотехнические и т. д.);

• коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

• коэффициент рентабельности фактический в периоде;

• признак категории калькуляции розничных цен;

• признак категории изменения розничных цен;

• признак группы скидок с розничных цен;

• признак группы стоимости – XYZ;

♦ признак степени конкуренции;

♦ признак показательных цен;

♦ коэффициент общего изменения цен;

♦ признак группы цен;

♦ признак группы скидок;

♦ признак необходимости снижения цен поставщика;

♦ фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.

Основные данные:

♦ название изготовителя машин (группа);

♦ номер детали по каталогу изготовителя машин;

♦ номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;

♦ номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей (несколько полей);

♦ наименование на русском языке;

♦ наименование на английском языке;

♦ код изготовителя детали (несколько полей);

♦ код и название подгруппы;

♦ в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;

♦ модели машин, для которых предназначена деталь;

♦ применяемость (неограниченно полей);

♦ период применения на машине;

♦ VIN код применяемости;

♦ код модели двигателя;

♦ какой деталью заменена (после снятия с производства);

♦ вместо какой детали введена в конструкцию;

♦ код взаимозаменяемости;

♦ код наименования;

♦ срок службы расчетный;

♦ возможность восстановления после износа;

♦ единица измерения;

♦ вес;

♦ объем;

♦ количество на 1 машину;

♦ количество в комплекте;

♦ вид упаковки;

♦ количество в упаковке;

♦ вид тары.

Складские данные:

♦ адрес хранения;

♦ наличие на складе фактическое;

♦ наличие на других складах;

♦ минимальный запас или точка заказа;

♦ максимальный запас;

♦ страховой запас;

♦ неприкосновенный запас – до решения руководства.

Ценовые данные:

♦ закупочная цена в валюте;

♦ закупочная цена в рублях;

♦ розничная цена в валюте;

♦ розничная цена в рублях.

Данные для заказов и отгрузок:

♦ срок поставки;

♦ минимальное количество для заказа, норматив поставщика;

♦ оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;

♦ заказано у поставщика;

♦ подтверждено поставщиком к поставке;

♦ недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;

♦ неудовлетворенный спрос, штук;

♦ недогружено заказчику (долг), штук.

Статистические данные:

♦ продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;

♦ продано в периоде, кг;

♦ продано в периоде, м3;

♦ продано в периоде в закупочных ценах;

♦ продано в периоде в розничных нетто ценах;

♦ валовой доход в периоде;

♦ продано в году “текущий -1", штук;

♦ продано в году “текущий -2", штук;

♦ продано в году “текущий – X", штук /до 5 и более лет/; Аналитические данные:

♦ сбыт на 1000 машин в год в штуках;

♦ сбыт на 1000 машин в год в кг;

♦ сбыт на 1000 машин в год, м3.

При учете предусматривают возможности:

• заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

• полное управление партиями на уровне склада;

• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

• операции по учету удовлетворения претензий.

• перемещения между складами;

• отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

• Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

• определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

• определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Правила контроля неликвидов

Рискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:

– падение спроса из-за появления конкуренции;

– падение спроса из-за ликвидации потребителя;

– ошибочные закупки излишних количеств;

– ошибочные закупки устаревших товаров;

– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;

– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;

– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;

– оприходование по ошибке;

– пересортица в поставках;

– не списание реализованных товаров;

– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;

– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.

На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:

– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных" в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;

– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума – это нужно для своевременного размещения заказов;

– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;

– ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков – это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;

– ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Допустимым объемом неликвидов по стоимости считают не более 5 % – иначе расходы по содержанию, налоги на имущество, обесценение денег и т. д. съедают прибыль без всякой надежды на компенсацию – неликвиды не просто лежат – они дорожают с каждым годом, они занимают место на складе.

К сожалению, в большинстве предприятий работа по ликвидации мертвых запасов ведется бессистемно. Желательно в компьютерных базах данных предусмотреть параметры для быстрой обработки такой номенклатуры в разных аспектах с целью ускорения принятия мер по избавлению от нее. Выявить такую номенклатуру при помощи компьютера несложно – достаточно включить в программу алгоритм:

• к неликвидам относить остатки товаров, не имевших спроса, например, последние 6 месяцев;

• к излишним запасам относить товары, имевшие спрос, но остатки которых превышают, например, 3-месячную потребность.

Выявив неликвиды, прежде всего определяется пригодность товаров для сбыта – могут ли они вообще кому-то понадобиться.

• если товар можно предложить торговцам, цену стараются установить на уровне, лишь едва покрывающем себестоимость, учитывая, что в запас товары покупают неохотно и только в случае явной выгодности сделки, а также тот факт, что вторично тому же клиенту неликвиды предложить не удастся – снижение цены при повторном предложении лишь укрепит его сомнения в нужности или в качестве этих товаров;

• если применения товары не нашли, цены устанавливают "бросовые" за штуку или за вес и предлагают их на выбор или на вес;

• если избавиться от неликвидов не удалось, их списывают на убытки.

Важно систематически заниматься избавлением от неликвидов и списывать их, если приходится, как можно быстрее, иначе за год или два может накопиться такой объем, списание которого станет невозможным без процедуры банкротства.

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.

• Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.

• При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров – т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при увеличении числа и объемов отгрузок в день.

• Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда – в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций– длительный простой удорожает перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству, раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время.

• Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.

• Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара.

• Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение.

• Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации.

• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях.

• Изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету.

• Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.

Порядок активизации запасов

Для уменьшения риска образования неликвидов ежегодно проводится активизация запасов по результатам продаж за год. Выполните анализ частоты продаж каждого товара и по результатам анализа измените размещение товаров по принципу “чаще спрос – ближе к зоне выдачи". Задача такого анализа – разгрузка склада от товаров редкого спроса, перемещение на их место товаров высокого спроса и упорядочение размещения для облегчения доступа.

Если нет программы такого анализа, выполните анализ по количеству продаж, установив определенные критерии, например: сделать выборки товаров, продажа которых составила, например, менее 300 шт. в год, от 300 до 1000 в год и более 1000 шт. в год. По таким выборкам примите решения. Например, если товар продан за год в количестве менее 300 штук, т. е. в среднем около 1 шт. в день, его можно хранить не в теплом, а в холодном складе.

Для сокращения складских расходов:

• полностью избавляются от выявленных при анализе “мертвых" неликвидных запасов;

• бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения;

• удешевляют контроль по всем малоценным товарам;

• группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением товаров.

Решиться на списание даже бездействующих и “мертвых" запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз и выяснение причин отсутствия спроса на те или иные товары. Если отсутствие спроса вызвано недостатками организации сбыта, принимают меры для продвижения товара. Если же никаких перспектив для продажи “мертвых" запасов нет, стараются от них избавиться. Некоторые дистрибьюторы сокращают бездействующие запасы на своих складах путем распределения их по частям на складах дилеров и при появлении спроса разыскивают нужный товар. Для реализации “мертвых" и бездействующих запасов организуют специальные распродажи и аукционы, предоставляют повышенные скидки. Оставшиеся нераспроданными товары устраняют из запасов. Товары, по которым не было движения в течение года (за исключением новых товаров, только введенных на рынок), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти товары оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих товаров, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим товарам по-прежнему не будет никакого движения, их продают как лом или утиль, или уничтожают. После очищения складов от бездействующих и мертвых запасов принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.

В качестве примера управленческих решений по борьбе с образованием неликвидов можно привести такой пример. В целях снижения издержек практически все поставщики машин серийного производства и их дилеры отказались от работы с гарантийными комплектами запчастей, которые требовали отдельного места на складах и отдельного учета и в большинстве своем оседали в виде неликвидов. Замену вышедших из строя в гарантийный период деталей осуществляют за счет коммерческих запасных частей, стоимость которых в этих случаях относится на счет поставщиков.

Правила распределения запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.

Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):

• обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;

• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Порядок удешевления контроля

Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль запасов кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75 % номенклатурного состава ее запасов представляет только 4%о всей стоимости ее запасов.

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждого находящейся на складе товара слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб, они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на товары стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30 % наименований хранимых товаров, 40 % проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6 % объема реализации, 5 % стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных товаров обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых товаров издержки по содержанию запасов снизились на 34 %). Если практикуется годовая инвентаризация физических запасов, то основное внимание уделяют товарам групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных товаров, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

На многих мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый

– наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того, как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.

Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования" или “пополнение количества за количество". При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии сче