Рис. 1. Управление структурой разделов
При этом каждому разделу хранилища можно установить разрешения на выполнение пользователями или группами пользователей таких операций, как чтение, добавление, редактирование, удаление. При этом права на поручения зависят от прав на приложенные к ним документы. Например, чтение поручений разрешено автору и исполнителю в том случае, если у них есть право чтения на все приложенные к поручению объекты. Изменение поручений разрешено только автору или исполнителю. Важно, что права доступа конкретных пользователей зависят от раздела, в котором они размещены. Права доступа можно также устанавливать непосредственно пользователям или группам, устанавливая им требуемые разрешения на нужные разделы.
Создавать новые документы можно несколькими способами. Первый способ – сформировать документ из шаблона или из файла на локальном или сетевом диске. Можно также импортировать файлы или перенести в «1С: Архив» каталог файлов целиком, сохраняя структуру вложенных каталогов и файлов.
При возврате отредактированных документов в хранилище документов «1С: Архива 8» автоматически создает новую версию с указанием автора, даты, времени создания и краткого описания внесенных изменений. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные, а также сменить активную (текущую) версию.
Пользователи могут рецензировать документы (добавляя только одну рецензию на документ), при этом поддерживается настраиваемая возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.
В «1С: Архиве 8» реализован механизм поручений, который представляет собой средство коммуникации между сотрудниками и контроля исполнительской дисциплины, а также обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов. К поручениям можно прикладывать ссылки на документы и другие поручения. В программе предусмотрена возможность выдачи поручений с указанием текста поручения, исполнителя и контрольного срока.
Для автоматизации коллективной работы с документами в «1С: Архив 8» применяется механизм бизнес-процессов. В данном варианте программы поддерживаются следующие бизнес-процессы:
Поручение с контролем – после выполнения поручения исполнителем, контролер принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку исполнителю.
Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
Обход – с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.
К каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов. При движении по маршруту бизнес-процессы автоматически создают соответствующие поручения указанным пользователям. При этом можно использовать ролевую маршрутизацию и назначать поручения не только конкретным исполнителям, но и ролям и группам пользователей. Для работы ролевой адресации бизнес-процессов необходимо настроить соответствие пользователей ролям и группам.
Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения» и др.
Одно из важных новшеств «1С: Архива 8» – возможность формирования отчетов по работе с документом. Сейчас в программу вошли следующие отчеты: «Справка об исполнительской дисциплине», «Список поручений, истекающих на дату», «Список просроченных поручений», «Динамика роста хранилища», «Справка по документам», «Справка по поручениям».
В «1С: Архиве 8» реализован также полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения и др.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов. Обновление полнотекстового индекса выполняется в двух режимах: автоматическом в клиент-серверном варианте (с интервалом 60 с) и ручном в файловом варианте.
Повседневная работа с документами может выполняться непосредственно на «рабочем столе» (рис. 2). Здесь показывается список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляется возможность для полнотекстового поиска данных. Предусмотрена настройка «рабочего стола», которая позволяет удалить, добавить или поменять местами элементы этого раздела.
